仕事の基本！報連相とは？
社会人になって、まず教えられるのが報告、連絡、相談の重要性です。周囲と円滑にコミュニケーションを取ることは仕事をする上での基本中の基本だと言われています。
適切なタイミングで、適切な内容を、適切な相手に連絡または報告する。基本的なことですが、きちんとできない人がいるのも事実です。
連絡が遅いとか報告の仕方に間違いがあり結果として大事になるケースもあります。それぞれの意味や違いをしっかり把握しましょう。
報告の意味
報告をするにあたって、よくある間違いに報告者の主観が入り過ぎる、というのがあります。報告というのは経過や結果について事実に基づいて述べるべきです。
報告とは文字通り「告げること」や「知らせること」です。若手社員の中には報告と相談の違いが判らず主観をくどくどと述べて上司を困惑させる人もいます。
報告をする前に経過や結果について、事実関係をきちんと整理しておく必要があります。
連絡の意味
連絡とは、関係先に情報を伝えることを意味します。意思や感情よりも事実に即したものであることが重要です。
たとえば同じ連絡事項でも上司からの命令には意思や考えがそこには込められています。連絡との違いは伝達者自身の思いなどは省いて必要な情報を伝えることにあります。
また技術の発展により、連絡手段も一昔前に比べてさまざまです。連絡手段の違いも考慮して最適な方法を選択すると良いでしょう。
相談の意味
相談とは、何かの問題について解決を図るために話し合いの場を設けたり、他者の意見を聴いたりすることです。
相手と談話することで、自分では思いつかない答えを導くなどビジネスでは重要なコミュニケーションの一つと考えられています。
できる人とそうでない人の違いは、わからないことがあった場合に気軽に周囲に相談するフットワークの良さにあります。
報告・連絡・相談の違いとは？
報告・連絡・相談は意味としてはクロスする部分もあります。しかしそれぞれに違いや特徴があります。
連絡はスケジュールなど事実関係の伝達が目的です。自分の感情や意見を加える必要がありません。報告も伝達の一つですが、連絡との違いは仕事の進捗や自分の状況を上司等に伝え、正しく行えているか、軌道修正があれば指示を仰ぐ意味があることです。
相談は自分では判断や決断が下せない状況で、助言が欲しい際に行います。
違いはあっても重要性はどれも同じ
さて、報告・連絡・相談の違いは理解いただけたでしょう。それぞれの場面に応じて適切に使い分けることが重要ですが、報連相のなかで重要性に違いはありません。
報連相は状況によって使い分けるものであって、報告をしたから相談をしなくていい、というわけではありません。どれもビジネス上欠かせないものであることは間違いがないです。
また、報連相の順番も特に決まりはありません。自分が必要だと感じた時に行いましょう。
報告と連絡の目的とは？
報告と連絡の目的は、仕事と自分の現状を上司などに知ってもらうことにあります。当然上司は自分の仕事を抱えていたり、他の部下の仕事も見なければなりません。
上司が多くの案件を抱えている場合、こちらにまで目が回ってないことがあります。仕事が間違った方向に進んでないか定期的に確認してもらうことが報告や連絡をする意味です。
ある意味では、自分だけで責任を背負い込まないための予防措置ともいえます。
報告・連絡・相談をする際のポイント
ビジネスでは報連相が大事とはいえ、細かすぎる報告や頻繁な連絡はかえって上司に疎まれます。上司の仕事の邪魔にならないように気を配ることも忘れないようにしましょう。
また報告や連絡ではどのようにすれば、こちらの話に耳を傾けてもらえるかや親身にアドバイスをもらえるようなテクニックもあります。
細かいことですが、こうしたことの積み重ねが信頼や仕事のスピードに大きな違いとなって現れます。
報告のポイント
報告のポイントは、仕事と自分のいまの状況を正確に伝えることです。よく5W1Hを心掛けるようにといわれています。
いつの話なのか、誰に対する報告か、どんな状況なのか、なぜその状況なのか、現状で問題ないのかどうかなどです。
また、冗長な報告書では報告を受けた人もどこが問題なのか、ポイントはどこなのかがわかりません。できるだけ簡潔にまとめることを意識しましょう。難しければ箇条書きでも構いません。
連絡のポイント
連絡は事実関係が正確に伝われば目的を達成したことになります。そのため余計な修飾はしないほうが良いでしょう。報告同様、箇条書きで記しても構いません。
報告との違いは、報告はその後の指示や承認をもらうことが重要であるのに対して現状が伝わればよいことです。
また連絡の方が報告よりも伝達対象が広いという違いがあります。上司や顧客だけでなく、他部署や下請けなどまで含まれるのが一般的です。
相談のポイント
相談は、自分では判断や決断ができないときに行うものです。自分の権限以上の決裁が必要であったり、経験したことのない案件で判断に迷う場合がこれに該当するでしょう。
相談する場合は、少なくとも自分なりの仮説を用意してからするとよいでしょう。最初から思考を放棄して相談するのはスキルアップにつながらないためおすすめしません。
報告や連絡による相手への効果
報告や連絡をする際に気をつけたいのが頻度です。あまり頻繁過ぎると相手の仕事の邪魔をしてしまいますが、遅すぎても仕事の状況を心配されることになります。
上司から「あの件どうなっている？」と聞かれる前に、こちらから報告や連絡ができれば仕事を上手くやれていると評価されます。
上司がせっかちであれば早めの報告を、放任主義であれば仕事の節目、心配性であれば毎日1回は報告など相手のタイプに応じることも大切です。
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報連相を怠った場合のリスク
何度もいいますが、報連相は仕事の基本です。社会人としてできて当たり前のスキルです。しかし現実には報連相を怠ったために重大なミスや事故につながる例が多くあります。
顧客や会社に多大な損害を与えてしまった場合は、ペナルティーを受けることもあります。最悪の場合は解雇されることもあり得ます。
特にある程度仕事に慣れてきた頃が要注意です。少しの勘違いから取り返しのつかない事態になることがあります。
報告しなかった場合
報告をしないで仕事を進めた場合のリスクとして、適切な指示がないまま間違っていることに気づかずに仕事を進めてしまうことです。
早い段階でミスに気づけば、取り返しもつきますが例えば納品の段階で仕様が違うというような場合は取り返しがつかないことになります。
自分や会社の信用問題につながり、最悪取引の停止などの事態も考えられます。
連絡しなかった場合
たとえばイベントの日程について必要な連絡ができていなかった場合などは、関係各位に対する謝罪のほか、金銭的な損害が発生することも考えられます。
連絡もれについて多いのは「したつもり」という確認不足によるうっかりミスです。情報の共有はどんな仕事でも重要な事項です。必要な人に、必要な連絡が行き渡っているか気にしすぎるくらいでもいいでしょう。
相談しなかった場合
自己判断で物事を進めるのは組織では嫌われます。たとえ好結果につながったとしても、協調性がないとか独断で物事を進めるなど人事評価で辛い点数をつけられることがあります。
もちろん相談をしないことで、仕事が上手くいかなければなおさら低評価にさらされます。少し細かい話になりますが、上司や先輩にこまめに相談することで「頼りにされている」と勘違いさせることも円滑に仕事を進める上でのテクニックの一つです。
報連相を円滑にするタイミング
報連相はいつ行えば良いのでしょうか。上司が忙しい時に報告や相談をしても煙たがられる恐れもあります。かといって顔色ばかりを窺って機を逃すこともあります。
せっかちなのか、心配性なのか、気長なのかなど上司の正確によっても違います。当然報連相の内容にもよります。緊急の案件は即時に、そうでない場合は業務の節目でも構いません。
報告と連絡の違いを知りビジネスに活かそう
報告や連絡を円滑に行えれば業務もスムーズに進めることができます。若手の頃はよくわからずなんでも報告、連絡をしますが、ある程度仕事に慣れてきたら報告する必要があるものとそうでないものの違いも分かってきます。
報連相も場面や状況に応じていまどれが必要なのかが変わります。とそれぞれの違いを理解して適切な報連相を行いビジネスを上手く回していきましょう。
