評価面談とは
「評価面談」をしたことはありますか。評価面談は上司が部下に対して行った評価結果を伝える面談のことをいいます。この記事では、評価面談の方法や行う上でのポイント、注意点について詳しく紹介していきます。部下の今後のやる気を促すような評価面談を目指しましょう。
評価の結果は昇進や昇給、ボーナスによってわかることが多いです。評価面談をすることで自分の評価された点、改善すべき点が明確にわかります。
人材育成の機会になる
評価面談は、人材育成の機会になると期待されています。評価をされた結果を聞くことで、今後の業務に活かすことができるからです。
多くの企業では評価前に資料を提出したり面談をしたりして成果を伝えますが、その評価の結果は聞けないことが多いです。もちろん普段の業務で指導は受けていますが、そういった節目のときに受ける言葉は部下にとって胸に刺さります。部下と評価結果を向き合う機会を作りましょう。
評価面談の正しいやり方5ステップ
はじめに、評価面談の正しいやり方を5つのステップに分けて紹介していきます。面談においては部下の成長を意識した、今後プラスになるような対応を心がけましょう。
面談の中で部下の疑問には的確に答え、疑問点や不満点は明確にしておくことが求められます。部下がこれまで以上に成長に意欲的になり、会社に貢献してくれることを願って面談を行うようにしましょう。早速見ていきます。
ステップ1：評価基準の設定
評価面談の正しいやり方ステップ1は「評価基準の設定」です。評価を行う上で基準を明確に定め、部下に説明できるようにしておきましょう。
評価基準は非常に重要な項目です。業務の処理件数、業務態度、初期と比較した成長量、コミュニケーション能力など、評価する項目はさまざまです。それぞれの評価項目に対して基準に則って評価を行っていく必要があります。
ステップ2：面談日の設定
評価面談の正しいやり方ステップ2は「面談日の設定」です。面談日の設定の際は、時間に余裕を持って行いましょう。
部下にとって評価結果を聞くことは非常に緊張することです。部下が面談中に生じる疑問に対して納得の行くまで説明するためにも、十分な時間を確保する必要があります。一方で上司も複数の部下と面談する必要があります。お互いのスケジュールを確認し面談日の設定をしましょう。
ステップ3：面談の実施
評価面談の正しいやり方ステップ3は「面談の実施」です。面談の日が訪れたら、予定通り面談を行いましょう。
面談を行う場所は他の人に聞かれない個室が望まれます。評価結果はボーナスや昇進につながる個人情報のため、大勢の人がいる場所では避けるようにしましょう。また、上司は漏れがないように事前に伝えるべき項目は決めておくようにしましょう。
ステップ4：面談では総評と根拠を伝える
評価面談の正しいやり方ステップ4は「面談では総評と根拠を伝える」です。面談では評価基準を伝えた後、総評とその根拠を説明するようにしましょう。
部下にとって総評はもちろん、その総評に至った根拠は非常に気になるポイントです。評価の結果とその結果に至った根拠を明確に説明するようにしましょう。その中で部下に疑問が生まれた場合は、納得行くように解説しましょう。
ステップ5：評価結果を通達
評価面談の正しいやり方ステップ5は「評価結果を通達」です。問題なく面談を終えたら、正式に通達によって評価結果を伝えましょう。
評価結果は通達をもって正式な結果となります。面談によって部下に納得してもらったら、通達を出します。部下は改めて通達を確認し、結果を受け止めましょう。そして結果を受けて今後の目標を制定し、会社に貢献できるように努力しましょう。
有意義なものにするためのポイント
続いて、評価面談を有意義なものにするためのポイントを紹介していきます。時間をとって評価面談を行うので、無駄な時間にしないように事前にポイントを確認していきましょう。
上司にとっても部下にとってもお互いを理解するため、今後の会社への貢献のために有意義な時間にすることが求められます。基調な評価面談にしっかりと向き合い、今後の糧にしましょう。
評価されるポイントを明確化する
1つ目の評価面談を有意義なものにするためのポイントは「評価されるポイントを明確化する」です。評価面談において結果を説明する際は、評価したポイントを明確に説明するようにしましょう。
高評価・低評価ともに、どの点がよく、どの点が悪かったのか、相手が理解できるように説明しましょう。よって曖昧な表現は避け、相手が納得行くような評価をすることが望まれます。
評価の手続きを公平化する
2つ目の評価面談を有意義なものにするためのポイントは「評価の手続きを公平化する」です。評価は誰に対しても公平に行われなければなりません。
上司も人間ゆえに、人が人を評価するため、評価結果にも私情が入ってしまいがちです。誰に対しても公平に評価が行われるように、明確な評価基準を作るようにしましょう。部下に疑問を持たれた場合も胸を張って公正な評価だと言えるようにしましょう。
結果だけでなくプロセスを評価
3つ目の評価面談を有意義なものにするためのポイントは「結果だけでなくプロセスを評価」です。評価は結果だけを見て行うものではありません。
結果はあくまでも結果です。結果に至るまでにどのような工夫をして努力をしたのか、プロセスの部分もしっかり見るようにしましょう。また結果が出なかった部下に対しても、プロセスはどうだったのかきちんと評価をし、努力を認めるようにしましょう。
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評価面談の注意点
評価面談の注意点を確認していきましょう。評価面談において気をつけるべき注意点を知っておきましょう。
人が人を評価するため、評価の伝え方によっては恨みや怒りを与えてしまうこともあります。評価面談によって人間関係を崩さないように注意をはらいましょう。評価面談の目的は、部下の育成にあることを今一度確認しましょう。
個人による面談の決定
1つ目の評価面談の注意点は「個人による面談の決定」です。評価面談をするかどうかの決定は、評価を受ける部下に行ってもらうようにしましょう。
人によっては上司からの直接評価を受けることを嫌う人もいます。面談の実行によってやる気が削がれたり向上心がなくなってしまったりという恐れもあります。評価面談を義務化しないようにしましょう。
人格否定をしない
2つ目の評価面談の注意点は「人格否定をしない」です。評価面談において人格否定は絶対にしてはいけません。
あくまでも評価は、業務の結果に対しての評価です。内向的な性格がいけないなどと、人格否定をしないように注意しましょう。部下に伝える点は業務の改善を促すことや取り組む姿勢の指導にとどめましょう。
基準を明確化しない
3つ目の評価面談の注意点は「基準を明確化しない」です。部下に対して、評価基準を明確化しないようにしましょう。
上司は評価基準をもって評価を行う必要がありますが、その基準を部下に提示してはいけません。基準を伝えても異論を生むだけなので、基準を伝えないように部下へ評価結果を伝えるように心がけましょう。
評価面談は正しく行い有益な時間にしよう
いかがでしたでしょうか。評価面談の正しいやり方や評価面談のポイント、注意点について紹介してきましたが、参考になったでしょうか。
評価面談は部下の意欲を増幅させ、成長を促すために行います。評価面談を正しく行い、お互いにとって有益な時間にしましょう。評価面談の時間の有意義さによって、来期以降の部下のやる気や業務への向上心につながることでしょう。
