面接官の役割3つ|面接官マニュアルを作る目的3つとタブーな質問2つ

人材育成

面接官マニュアルを作る目的3つ

久しぶりに面接官をしたり、はじめて面接官を務めることになったりした場合、何を聞けば良いのか、相手のどこを見れば良いのかなど、不安な点が多くあるのではないでしょうか。

そんなときのために、事前に面接官マニュアルを作成しておきましょう。面接官の心構えから、応募者の判断基準などを事前に抑えておくことで、公平かつ冷静に面接を行うことができます。

まずは、面接官マニュアルを作成する目的について解説していきます。

面接官マニュアルを作る目的1:網羅性の確保

面接官マニュアルを作る目的の1つ目は、網羅性の確保です。面接に来る応募者は、全員違います。当然、想定するように面接が進むとは限りません。しかし、応募者一人一人に割ける時間は限られています。

そんな時に、面接官マニュアルをチェックリストのように活用することで、面接で聞くべき内容や目的を、抜け漏れなく抑えることができます。相手のペースに合わせながら、必要項目をしっかり抑えた面接をしましょう。

面接官マニュアルを作る目的:選考基準の統一

採用面接において、応募者が全員違うのはもちろんですが面接する側にもそれぞれ個性があります。面接官は人事担当者だとは限りません。例えば、現場の技術者が担当する場合もあれば、役員や経営層が担当することもあるでしょう。

そんな時に、選考基準の指標とするために面接官マニュアルを作成し、基準を統一しておきましょう。これにより、面接官ごとのブレを少なくし、選考に一貫性をもたせることができます。

面接官マニュアルを作る目的:ルールの共有

近年、社会ではコンプライアンスやハラスメントについての問題が連日取り上げられています。これは、世代や立場、性別などによって常識が異なるからではないでしょうか。

社会的ルールや企業の方針を事前に統一しておくと言う意味で、面接官マニュアルは役に立ちます。マニュアルを作成しておくことで、面接官の態度や振る舞いを統一するとともに、応募者に「選ばれる」企業にもなることができます。

面接官の役割3つ

面接官の役割とは何でしょうか。単に、応募者の採用不採用を判断すると言うだけではありません。ここからは、面接官の3つの役割について解説していきます。

面接に臨む前に、この3点は理解しておくと良いでしょう。さらに、この3点をマニュアルに明記しておくことで、面接官それぞれの事前準備にもなります。

面接官の役割1:応募者の本質を引き出して会社に合った人物かを判断する見極め役

面接官に与えられる応募者の情報は、履歴書や職務経歴書などの書類だけです。書類に書いてある情報だけでは、応募者の本質は見抜くことができません。

面接は、応募者と直接対峙することでその人の本質を引き出す時間です。コミュニケーション能力やストレスへの耐性など、一緒に仕事をしていくことができる人物であるか判断することが面接官の役割です。

面接官マニュアルにも、応募者の本質を引き出す質問を設定しておきましょう。

面接官の役割2:魅力的な人材を適切に導く営業マン

面接において、「選ぶ」のは企業側だけではありません。優秀な人材は、別の企業からもラブコールを受けている可能性が高いです。つまり、応募者から選ばれるように営業をするという役割も面接官にはあります。

もし無事に入社に繋がっても、入社後のトラブルや早期退職などが発生してしまっては企業にも応募者にも良くありません。事前に、会社の制度や待遇などを適切に説明しておきましょう。

面接官の役割3:会社の印象を左右する広告塔

応募者にとって、企業のイメージとなるのは面接官の印象しかありません。つまり、面接官は企業のイメージを左右する広告塔の役割も担っています。

一緒に働きたいと思った応募者に自分たちの会社を選んでもらうためだけではなく、不採用にしようと思った応募者にぞんざいな態度をとったことで後々SNSから会社イメージが下がることなども考えられます。

面接官をする際は、企業の代表であり広告塔であると言う意識を持ちましょう。

面接官の心構えに関するマニュアル2つ

面接官はその企業のイメージを作ることをさきほど解説しました。面接官の心構えとして一番大切なのは、「相手を尊重する」と言う姿勢です。応募者に上から目線で接するのではなく、敬意を表し面接を進めていきましょう。

マニュアルにも、まずこの心構えをしっかりと明記しておく必要があります。ここからは、面接官の心構えについてマニュアルに明記すべき項目を、2つにわけて解説していきます。

面接官の心構えマニュアル1:応募者を尊重し礼儀を守る

まず面接官の心構えとして、応募者を尊重し礼儀を守ることを絶対に忘れないようにしましょう。例えば新卒面接など、相手が自分よりも若かったり立場が下だったりした場合でも、ぞんざいに扱ってはいけません。

人は誰でも自分を認められたいと思っています。応募者を単なる労働力と見るのではなく、その人自身がどんな人間でどのような価値を持っているのかを認め、尊重する姿勢についてマニュアルに明記しましょう。

面接官の心構えマニュアル2:心遣いを忘れずに応募者の入社意欲を向上させる

面接官は、応募者への心遣いを忘れないようにしましょう。面接において、最も心遣いが伝わるのは「傾聴」です。面接官は、応募者の言葉を一人一人しっかりと聞く姿勢を保つことが大切です。

面接に来てくれたことへの感謝の気持ちを表すとともに、前述した尊重の姿勢も示すことができます。応募者の人権を害するような質問はもってのほかです。注意して臨みましょう。

面接前の準備に関するマニュアル

面接官をする前段階で、準備すべきこともあります。準備に関するマニュアルも作成しておくと良いでしょう。

面接は、応募者一人一人に対しての時間はほんの数分である場合が多いです。このため、事前に面接の準備をしておくことでスムーズに面接を進めることができます。

質問内容や、面接官としての心構えを確認し、理解しておくことはもちろん、事前に応募者個人に関してある程度は知っておくことが重要です。

面接前の準備マニュアル:書類の分析

面接に臨む前に面接官が必ずしておくべきことは、応募者から提出されている書類の分析です。多くの場合、履歴書や職務経歴書を事前に受け取っているでしょうから、その内容はしっかりと確認しておきましょう。

先に書類を分析しておくことで、応募者の人となりをある程度理解して面接に臨めるとともに、応募者に合った質問内容の用意や、応募者が知りたい情報を的確に伝えることができるようにもなります。

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面接の内容に関するマニュアル3つ

面接官の心構え、事前準備まで抑えることができたら、いよいよ面接内容についてのマニュアルを作成していきましょう。事前に聞くべき内容とその評価基準を設定しておくことで、面接官による内容のばらつきを少なくすることができます。

面接内容とは、応募者に対する質問の内容や進め方だけではありません。面接官がどのような態度で面接に臨むのかや、質問の回答に対してどのような評価を下すべきかなど幅広い内容におよびます。

面接の内容に関するマニュアル1:質問の設計

まずは、質問の設計をします。これは、企業によってや採用対象の役職によって求める人物像が違ってきますので、一概に決めてしまうことはできません。できれば、事前に書類を分析して応募者に合った質問設計をすべきです。

具体的にしておくべきは、「何について質問するか」「質問の仕方」「回答の評価方法」の3つです。この3点を事前に準備しておくことで、採用後のミスマッチを減らすことができます。

面接の内容に関するマニュアル2:面接官の態度

面接官の面接への臨み方や姿勢をマニュアル化しておくことで、企業イメージを保ち、応募者の入社意欲を高めることに繋がります。

例えば、面接ではまず面接官から自己紹介をする・面接の本題に入る前に「アイスブレイク」という雑談の時間を設ける・面接後の応募者の見送り方、などを決めておくと良いです。

さまざまな立場の人間が面接官を務める場合は、特にこの面接官の態度についてはしっかりマニュアル化しておきましょう。

面接の内容に関するマニュアル3:面接官の評価

ここまでは、応募者をどのように評価するかなど、面接の内容にばらつきが出ないようマニュアルを作成してきました。しかし、基準を考えた面接官がふさわしくなければ良い採用活動はできません。

マニュアルが面接官の主観に偏りすぎていないか、面接の進め方、質問の仕方は適切か、採用後のミスマッチが多くないか、社会人としてのマナーや身だしなみが身に付いているか、など、面接官を評価する基準も設定しておきましょう。

面接官が聞いてはいけない印象を悪くするタブーな質問2つ

面接官が応募者に与える印象は、そのまま企業イメージになるということを解説しました。そのため、面接官を務める際応募者に与える印象には細心の注意を払う必要があります。

面接の際、聞くべきではない質問項目があります。印象を悪くする大きな原因となりうる質問ですので、雑談でも簡単に聞かないように気をつけましょう。世代や立場によりタブーの認識が違うことがありますので、面接官同士で事前に共有しておくと良いです。

面接官のタブーな質問1:セクハラと解釈される恐れのある質問

面接時、セクハラと解釈される恐れのある質問は絶対にしないようにしましょう。直接的な性的質問はもちろん、服装、髪型についてや、不必要にパートナーの有無などを聞くこともセクハラに当たる場合があります。

また注意すべき点は、セクハラは男性から女性への発言だけではありません。女性が面接官を務める場合も、セクハラ的質問には注意を払う必要があります。

面接官のタブーな質問2:宗教や支持している政党などに関する質問

面接時に、宗教や支持している政党などに関する質問もしないようにしましょう。信仰する宗教によって差別したり、支持する政党が自分と違うので差別したりすることは間違っています。それを採用に持ち込むことはもってのほかです。

宗教や政党による差別を行ってしまうと、間違いなく企業イメージは悪くなり、今後良い人材を集めることは困難になります。また、これらに関する質問をすること自体差別的と見なされる場合もあります。

面接官マニュアルについての理解を深めよう!

面接官マニュアルを作る目的や、マニュアル化すべき内容について解説しました。面接官は、企業の顔となる存在です。より良い採用活動をし、企業のイメージを良いものにするためにも、面接官マニュアルを作成しておきましょう。

社内で色々な立場の人間が面接官を務めることを考慮し、なるべく面接内容や評価のブレを少なくする工夫をすることが大切です。企業側も選ばれる対象であることを意識し、良いマッチングを目指しましょう。

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