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2019年06月12日

有給休暇届の作成と提出する際のポイント7つ|有給休暇取得の理由4つ

「有給休暇を取得したいけどどのように申請すればいいかわからない」と悩む社会人も多いでしょう。この記事では、有給休暇届の書き方や規則に関することまで紹介します。法的な観点からも解説しているので、ぜひ、参考にしてみてください。

有給休暇届の作成と提出する際のポイント7つ|有給休暇取得の理由4つ

有給休暇届とは

有給休暇届の作成と提出する際のポイント7つ|有給休暇取得の理由4つ
「有給休暇届」とは、有給休暇を取得する際に必要になる書類のことです。あらかじめこのような届けを出し、有給休暇を取得する約束をするという流れになります。

有給休暇届は、メールで済むような会社もあれば、きちんとした届け出を提出しなければならない会社もあります。勤務している会社が、どのようなルールの下に有給休暇を獲得するのかを事前に調べておきましょう。

有給休暇届の作成と提出する際のポイント7つ

有給休暇届の作成と提出する際のポイント7つ|有給休暇取得の理由4つ
では、実際に有給休暇届はどのように作成して提出すればよいのか、気になる人も多いのではないでしょうか。以下の記事では、有給休暇届の詳しい作成方法と提出する際のポイントを紹介します。

社長に言われて、有給休暇届を書いていたけど実はいらなかったということは避けたいです。また、有給休暇届を提出することで新しい発見があるのではないでしょうか。役に立つ情報が満載です。ぜひ参考にしてみてください。

有給休暇届のポイント1:有給休暇届に理由を記入する必要はない

有給休暇届を作成するにあたって驚きのポイントとなるのが、実は「理由を記入する必要はない」ということです。理由を記入する欄には「私用のため」とだけ記載すればよいことになります。

社長に「そんな理由で有給休暇を与えることはできない」といわれるような会社には要注意です。不明瞭な理由による休暇所得申請によって評価が下がる場合、法的に見るとNGといえます。その場合には速やかに転職を考えましょう。

有給休暇届のポイント2:会社側には時季変更権がある

有給休暇届の作成と提出する際のポイント7つ|有給休暇取得の理由4つ
基本的に会社は、従業員が請求した日に有給休暇を与えないといけません。ただ、事業の正常な運営を妨げる場合には、他日に変更できるという「時季変更権」があります。繁忙期や従業員の有給休暇の取得申請が集中した際に適用されます。

また、有給所得を希望した日に、その従業員にしかできない重要な業務がある場合にも時季変更権が適用されるでしょう。会社の業務が成り立たない有給は与えられないということです。

会社側が有給休暇を断った場合

会社側は、原則として従業員の有給の申し出を拒否することはできません。時季変更権にしても、しっかりと説明ができなければ有給休暇の変更をすることも認められていません。

万が一、不当な理由で申請を断られた場合には、企業が「従業員のワークバランスを軽視している」もしくは「従業員の休みで傾くほどの経営をしている」ことが疑われます。長い目d3見た自身のキャリアが傷つけられる恐れがあるといえるでしょう。

有給休暇届のポイント3:会社に有給休暇届のフォーマットがある場合は利用する

有給休暇届の作成と提出する際のポイント7つ|有給休暇取得の理由4つ
有給休暇申請の際、「労働基準監督署や厚生労働省が作成した有給休暇届のひな形や書式」がないか調べる人もいるでしょう。しかし、実は有給休暇届けに決まった書式はないため、基本的に会社の有給休暇届がある場合にはそれを利用することになります。

法的には有給休暇を所得する際は、口頭でもメールでも可能です。取得すること自体が従業員の権利にあたるため、倫理を無視すれば黙って取ることもよいとされます。

手書きで申請できるか

会社の有給休暇届が存在しない場合には、手書きの申請書でも有給休暇を取得するこのは可能です。法的にはどんな方法でも企業との「約束」が結べれば、手段はなんでもよいといえます。

ただ、どのような場合にも、きちんと引き継ぎ事項など記すべき項目が存在します。後の記事で紹介するので、しっかりと押さえておくようにしましょう。

有給休暇届のポイント4:有給休暇届はいつまでに提出するのか

有給休暇届は、一般的には「1日などの短期間であれば、2日前や3日前」、「1週間などの長期間の取得であれば約1ヶ月前」に申請すべきとされています。有給休暇の取得が当然の権利といっても、業務の都合を考えて早めに申請しておくべきでしょう。

その際に、上司に業務の進捗を伝えたり、資料の場所などを教えたりしておくことで、有給休暇を取得している間も業務が滞ることは無くなります。

有給休暇届のポイント5:有給休暇届に記載すべき項目

有給休暇届の作成と提出する際のポイント7つ|有給休暇取得の理由4つ
有給休暇届に必要となる記載すべき項目がいくつかあります。以下で紹介するので、しっかりと記載項目を押さえ、スムーズな有給休暇申請をしましょう。

記載項目に不手際があった場合、会社によっては有給休暇をうまく取得できなかったり、無駄に時間がかかる恐れがあります。有給前の業務に支障を出さないためにも、ぜひ、参考にしてみてください。

申請年月日

有給休暇届に申請年月日を記載することで、「その申請が事後のものなのかどうか」また「就業規則で規定されている申請期日に間に合っているかどうか」ということの証明になります。有給は法定労働時間や実働勤務などに関わってくるため、日付のある証明が必要となるからです。

また年月日の記載があることで、普段の仕事の書式を使えているという評価がもらえたり、社会人としてのマナーが評価されることもあります。

申請者氏名

申請者氏名の記載は、常識的に必要な事柄であるといえます。基本的に有給休暇は2年間で消滅してしまうため、誰が申請したものであるか記載しておくことは非常に大事であるといえるでしょう。

申請書類に氏名を記載する癖をつけておくことは、今後どのような場面でも役に立ちます。「持ち物に名前をつけておく」といったような感覚で意識しておきましょう。

申請者所属部署

有給休暇届の作成と提出する際のポイント7つ|有給休暇取得の理由4つ
小さい企業であればともかく、大きな企業の従業員は申請する際に所属部署を記載しておくことも必要となります。誰がどの部署にいるのかすべて把握できない規模の企業では必須の記載項目です。

まれに同姓同名の社員が在籍していることもあります。部署の記載を忘れずに行い、「有給休暇届を出したはずなのに別の人と認識されていた」というイレギュラーが起こらないようにしましょう。

有給休暇取得予定日

有給休暇届でもっとも忘れてはならないのが「有給休暇取得予定日」の記載です。せっかく有給休暇の取得申請をしたのに休めないという事態が起きてしまいます。

一般的な有給休暇届には「何日から何日」という形の空欄があります。期間で取得する際にはそれに沿って記入すれば大丈夫です。1日だけの場合は前半の「何日から」の部分のみに日付を記載し、後半の日付は空欄にしておけばよいとされています。

有給休暇届のポイント6:口頭で申請できるか

法的には「口頭での有給休暇申請」は可能とされています。しかし、録音や書面での記録がないと「申請した」「申請していない」という言った・言わないの争い・トラブルが起こることがあります。

スムーズに有給休暇を獲得したいのであれば、書面で有給休暇届を出しておくほうが無難であるといえます。口約束は、相手の都合で揉み消される可能性があることを覚えておきましょう。

有給休暇届のポイント7:退職時の有給休暇について

有給休暇届の作成と提出する際のポイント7つ|有給休暇取得の理由4つ
退職時の有給休暇は、基本的に時季変更権が適用されません。申請予定日以後に変更できる日を会社側が提示不可能なためです。退職時に有給休暇を使い切りたい場合には、あらかじめ企業と相談し、退職日を決めるようにしましょう。

また、残った有給休暇の買い取りは、会社側の任意制度となっているため、買い取ってもらえないケースもあります。事前に確認しておくことが必要です。

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有給休暇届けに記載すると有給休暇が取得しやすくなる理由4つ

有給休暇届の作成と提出する際のポイント7つ|有給休暇取得の理由4つ
有給休暇届に、有給休暇を取る理由を書く必要はありません。ただ、会社によっては理解のない上司に取得理由を詮索されたりすることもあります。以下では、有給休暇届に記載することで、有給休暇が取得しやすくなる理由を紹介します。

何度も同じ理由で申請することは望ましくないですが、取得する理由はスムーズな申請のために必要になることがあるでしょう。ぜひ、参考にしてみてください。

有給休暇届けに記載すると有給休暇が取得しやすくなる理由1:病気や通院など

有給休暇届の理由として「病気になった」「通院している」ということを挙げることで有給休暇を取得しやすくなる傾向があります。「体調不良ならしかたない」と受理する上司が多いためです。

多用はおすすめできませんが、実際に「通院でない限り有給休暇は出せない」という会社も存在しているため、そのような場合には、病気や通院を理由にすることも手であるといえます。

有給休暇届けに記載すると有給休暇が取得しやすくなる理由2:冠婚葬祭

葬式や結婚式などの「冠婚葬祭」といった行事は、仕事を休んででも出席するべきであるといわれています。さすがに、この理由で有給休暇届を断るような心無い上司はいないのではないでしょうか。

大切な人が関わっている冠婚葬祭には、むしろ積極的に有給休暇を与えるべきであるといえます。ただ、葬式や法事などの不幸事を多用することはおすすめできません。

有給休暇届けに記載すると有給休暇が取得しやすくなる理由3:役所での手続きをするため

有給休暇届の作成と提出する際のポイント7つ|有給休暇取得の理由4つ
有給休暇届の理由の記載で「役所での手続きのため」というのは効果的な理由であるといえます。役所は土日祭日が休みになっていることがほとんどであるためです。

平日でないと手続きができないことが多いため、役所での手続きを理由に有給休暇届を提出することはおすすめです。また、役所の手続きは不可欠なものという意識もあるため、有給は取得しやすい傾向です。

有給休暇届けに記載すると有給休暇が取得しやすくなる理由4:子供の行事など

有給休暇届の作成と提出する際のポイント7つ|有給休暇取得の理由4つ
「子供が関係する行事のため」や「遠方から親が来ている」などの家族関連の理由で有給休暇届を出すことも効果的です。その理由であれば上司も送り出さずにいられないでしょう。

最近では、男性の育児参加も推進されているため、誰もが子供の行事で有給休暇を取得しやすい環境となっています。授業参観や運動会など、積極的に有給休暇届に活用できるといえるでしょう。

虚偽の理由は就業規則違反になる可能性も

基本的に有給休暇届の理由は詮索されません。ただ、明白に虚偽の理由が記載されいていることが判明した場合、就業規則違反にあたることもあります。さらに懲戒処分の対象になることがあります。

就業規則に「虚偽の理由での申請は行わないこと」などはっきりとした記載がある場合には特に気をつけましょう。もともと有給休暇届に理由は必要ないもののため、不必要な嘘をついて信用問題に関わるような事態は避けるべきだといえます。

有給休暇届のポイントを理解しよう

有給休暇届の作成と提出する際のポイント7つ|有給休暇取得の理由4つ
有給休暇届のポイントを紹介してきましたが、いかがだったでしょうか。有給休暇届に理由が必要だと思い込んでいた人も多いでしょう。この記事で「有給休暇は意外と気軽に取得することができる」とわかったのではないでしょうか。

有給休暇届のポイントを正しく理解して、ぜひ、自身のキャリアに役立ててください。法的な面で迷ったときには会社の法務部・総務部に相談するか、会社の規則を確認してみましょう。

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