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2019年05月28日

休日出勤の申請メールを書く時のポイント3つ|休日出勤の申請の準備

休日出勤の申請メールを書くときのポイントや振り替え休日・代休の違いを丁寧に解説しています。申請メールを書くのには3つのポイントを押さえるだけで良いことをご存知でしょうか?何からどうすればいいいかわからないという方はぜひ参考にしてみてください。

休日出勤の申請メールを書く時のポイント3つ|休日出勤の申請の準備

休日出勤の場合申請は必要?

休日出勤の申請メールを書く時のポイント3つ|休日出勤の申請の準備
基本的に、休日出勤の申請は必要不可欠となっています。

休日出勤をしなければいけないことが決まってからすぐに上司に報告するようにしましょう。申請せずに勝手に休日出勤してしまうと手当が出なかったり、振替休日や代休が取得できないというトラブルになる可能性があるからです。

休日出勤の予定がわかった時点で上司に相談するのが良いでしょう。

出勤日の前日までの場合

休日出勤の申請は前日までにしておくことが原則です。休日出勤の日程・目的、振替休日予定日は事前に上司と共有しておきましょう。休日出勤しなければならないと分かった時点で上司とコンタクトを取り許可を取りましょう。

会社の規定で申請書などの提出がある場合はそちらの提出も行いましょう。また申請はできるだけ早くすることが大切です。

出勤日以降の場合

休日出勤の日程・理由、振替休日予定日は事前に上司と共有しておかなければなりません。しかし急な事情があったり、やむを得ず仕方ないときは誰しもあることです。

そういう時は気づいた時点ですぐに上司に報告しましょう。早急な場合は電話または口頭での報告が望ましいでしょう。

休日出勤の申請メールの書くポイント3つ

休日出勤の申請メールを書く時のポイント3つ|休日出勤の申請の準備
まずは休日出勤の申請メールの3つポイントをお伝えします。「休日出勤しなければいけなくなったけれど、報告メールはどうすればいいのだろう」と、メールの作成に困っている人はぜひ参考にしてみてください。

3つのポイントを押さえるだけで、今後休日出勤の際の報告メールには困ることはないでしょう。この3つのポイントをマスターして正しい方法で休日出勤の申請メールを送りましょう。

休日出勤の申請メールの書くポイント1:件名を必ず書く

一目でメール本文の内容が分かりやすいように件名は必ず書きましょう。

ビジネスメールにおいて件名はメールの顔といえます。1日に100通近くもやりとりをしている人もいるので埋もれてしまわないように、件名を見た時に一目でメールの本文に何が書いているのか推測できるようにしましょう。

例えば「休日出勤のご依頼」や「休日出勤届に関して」など、単刀直入でシンプルな件名が望ましいです。

休日出勤の申請メールの書くポイント2:箇条書きにする

必要な休日出勤なのか判断しやすいように、箇条書きにしましょう。

休日出勤にかかわらず上司にお伺いを立てる場合は、上司が詳細を判断しやすいように箇条書きで書きましょう。そうすることで各段に読みやすくなり、上司もへの負担は軽減されレスポンスも早くなり一石二鳥です。

休日申請メールは伝えなければならない事項が多いため、読みにくいレイアウトは避けましょう。

休日出勤の申請メールの書くポイント3:必要事項を忘れない

休日出勤の必要事項は漏れなく記入するようにしましょう。必要事項は主に申請者、休日出勤予定日、理由、代休取得予定日です。このとき具体的かつシンプルに書きましょう。それぞれどのようなことを記述すべきか下記にまとめました。

・申請者 部署名、課名、氏名
・休日出勤予定日 日時、出勤時間
・理由 休日出勤をしなければいけない理由
・代休取得予定日 月日、曜日

それぞれについて詳しく注意すべきポイントをご紹介します。

申請者

申請者の詳細は部署名、課名、氏名をしっかり記名してください。当たり前ですが、この時誤字脱字には気を付けましょう。先述にもあるように、読み手の読みやすさ、見やすさを重視して文章で書かないようにしましょう。

(良い例)申請者 営業部 山田
(悪い例)申請者 営業部の山田です。

休日出勤予定日

日時・出勤時間などできるだけ詳細に伝えましょう。

休日出勤予定日は日時だけではなく出勤時間も伝えておきましょう。現時点での推測でいいのでできるだけ詳細に情報共有しておきます。休日出勤日にやらなければならない仕事を逆算してどのくらいかかりそうか確認しておきましょう。下記の例をご覧ください。

(例)休日出勤予定日: 10月4日 午前10:00-午後6:00

理由

理由は具体的かつ簡潔的に書きましょう。

理由はなぜわざわざ休日出勤をしなければならないのかを具体的かつ簡潔に示しましょう。提出物の期日に間に合わせることが目的の場合はその日付までしっかり伝えましょう。あまり1文が長くならないように注意が必要です。下記の例をご覧ください。

(例)理由: ○○様との商談(6月5日)でご提案する提案書、見積書作成のため

代休取得予定日

会社に迷惑の掛からない日程を指定し、月日・曜日まで記入しましょう

仕事のスケジュールを確認して代休を取得して仕事に支障が出なそうな日に申請するようにしましょう。いきなり「明日代休取得予定」など急な申し出は会社に迷惑をかけてしまうのでできるだけ控えましょう。正しい代休取得予定日の書き方は下記をご参考ください。

(例)代休取得予定日: 令和1年7月29日(月)を予定しております。

休日出勤の申請日で賃金が変わる?

振替休日取得と代休取得であなたのお給料が変わると言われています。

休日出勤の申請日でお給料が変わると言われており、振替休日・代休の種類も申請日の関係で変わります。「振替休日」と「代休」を混同して考えている方は多いのではないでしょうか。次のセクションでは振替休日と代休の違いに関して丁寧に解説していきます。

振替休日の場合

休日出勤の申請メールを書く時のポイント3つ|休日出勤の申請の準備
振替休日の場合は「時間外労働」の25%の割増賃金になります。まず振替休日とは何なのかについて説明していきます。「振替休日」=休日を事前に労働日にして、他の労働日を休日にすることをいいます。

つまり事前に休日の交換を申し出るということです。この場合は休日出勤の35%の割増賃金には当たらず時間外労働の25%の賃金ということになります。振替休日の場合の休日出勤は基本給×1.25が適用されます。

代休の場合

休日出勤の申請メールを書く時のポイント3つ|休日出勤の申請の準備
代休の場合は「休日労働」の35%の割増賃金になります。振替休日が何なのかは分かったとおもいますので次は代休について説明していきましょう。

「代休」=休日出勤をした後に、その代わりとして他の日を休日にすることです。振替休日のように事前に休みの日が交換されているわけではないので「休日労働」扱いとなります。よって35%の割増賃金ということになります。代休の場合の休日出勤は基本給×1.35が適用されます。

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休日出勤の申請メールを書く時のポイント3つ|休日出勤の申請の準備

休日休暇の申請を出す前に必要な事

職場の都合を考えて取得する必要があります。

休日休暇の申請というのは自分都合だけでできるわけではないので前述したとおり職場に迷惑のかからない日程を提示することが大切です。配慮しなければならないことはたくさんありますが何より普段から仕事上のコミュニケーションを怠らないことが直結するでしょう。

休日出勤の上司に相談

休日出勤を決断する前に事前に上司に相談しましょう。

休日出勤しなければならないと分かった時点で上司に相談しましょう。上司にはできるだけ早い段階であなたの状況を共有してもらうことで休日出勤の許可の手続きがスムーズにいく可能性があります。そして仕事の状況的に休日出勤以外の方法を考えてくれるケースもあります。

休日出勤する場合は必ず申請をしよう

休日出勤の申請メールを書く時のポイント3つ|休日出勤の申請の準備
いかがでしたでしょうか。冒頭でもお伝えしたとおり休日出勤をするときはトラブルを防ぐためにも必ず申請しましょう。

なぜなら申請なく休日出勤してしまうと「不要な休日出勤ではないのか」「何も報告されていないのに勝手に休日出勤をしたのか」などのトラブルになり手当が支払われなかったり振替休日が取得できなくなる可能性があります。

この記事を参考にぜひ休日出勤の申請を円滑に正しい手順を踏んでしてみてください。

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