社員のマイナンバーを取得する目的とは
マイナンバー制度の開始に伴い、企業は社員のマイナンバーの収集が必要になりました。
2016年1月からマイナンバー制度がスタートしました。住民票を持つすべての国民に、1人1つのマイナンバー（個人番号）が与えられる社会保障・税番号制度ですが、企業が社員のマイナンバーを取得する目的は一体何なのでしょうか。
税金や社会保障関連の手続き
社員の税金や社会保障の手続きのために、マイナンバーが必要です。
マイナンバーの取得は社会保障分野、税分野、災害対策分野での使用に限られており、企業では社員の社会保険や税金の手続き時に作成する資料で必要になります。
具体的には、「厚生年金保険の被保険者取得届」、「健康保険被保険者資格届」、「雇用保険被保険者資格取得届」、「源泉徴収票」に個人のマイナンバーを記載する必要があると認識しておきましょう。
社員のマイナンバーを取得する際の注意点3つ
マイナンバーは機密性の高い情報のため、取り扱いには十分な注意が必要です。
マイナンバーは基本情報（氏名、生年月日、性別、住所）と関連付けられ、国民1人1人に付与されています。マイナンバーのみでは悪用はできませんが、個人を特定できるような機密性の高い情報となっているため、扱いには注意が必要です。
社員のマイナンバーを取得する際の注意点1：利用目的を明確に伝える
マイナンバーは法律や条例で定められた目的以外では利用できないように規定されています。
あらかじめ目的を明確に通知してからでなければ、マイナンバーを収集することは認められていません。そのため、情報を取得する場合には各種手続きのために社員のマイナンバーが必要であることを必ず伝えましょう。
社員のマイナンバーを取得する際の注意点2：最初とは別の用途に使用する際は再度利用目的を明示する
マイナンバーの利用目的が変わった場合、再度周知する必要があります。
マイナンバーは決められた目的以外では利用できないとともに、あらかじめ目的を明確に通知してからでなければ情報を取得することが認められていません。そのため、利用目的が変わった場合も再度利用目的を伝えましょう。
社員が子会社に出向した場合
出向者のマイナンバーは出向先で提出してはいけません。
出向者のマイナンバーは向元となる親会社で管理しています。マイナンバー情報は出向先の子会社に勝手に提出することはできません。もし出向者のマイナンバーを子会社へ伝えた場合、マイナンバー法違反で罰則の対象となります。
社員のマイナンバーを取得する際の注意点3：本人確認を厳重に行う
マイナンバーを取得する場合はなりすましを防止するため、厳格な本人確認が義務付けられています。
パートやアルバイト社員も含め、社員のマイナンバーを取得する場合は厳格な本人確認が義務付けられています。個人番号カードの提示、もしくは通知カードと身分確認書類の両方を提示してもらい、本人確認を行いましょう。
マイナンバーカードなら1枚だけでいい
社員がマイナンバーカードを取得している場合、1枚だけで問題ありません。
マイナンバーカードの裏面には個人番号が記載されており、表面には氏名および住所、生年月日などの個人識別事項が記載されています。マイナンバーカードには顔写真も表示されているため、それ1枚で本人確認が可能です。
通知カードの場合は複数必要
通知カードのみの場合は、他にも身分確認書類の提示が必要です。
通知カードで番号確認を行い、運転免許証など本人の顔写真表示がある身元確認書類両方を提示してもらい、本人確認を行います。
顔写真付きの身元確認書類がない場合は、「印鑑登録証明書」や「健康保険証」、「住民票の写し」、「年金手帳」など2つ以上の顔写真表示のない身元確認書類が必要になります。
マイナンバーの提供を拒否された場合の対処法2つ
税や社会保険の手続きに必要なマイナンバーですが、提出を躊躇う社員がでる可能性もあります。
マイナンバー制度が開始されて3年になりますが、制度について詳しい周知が行われているとは言い難い状況です。マイナンバーの提出に不安を覚える人もいるでしょう。提出を拒否された場合、企業としてはどう対応すればいいのでしょうか。
マイナンバーの提供を拒否された場合の対処法1：法律や条例の要請であることを説明する
企業は法律や条例の要請あることを社員にきちんと説明し、理解を得る必要があります。
マイナンバーの対応は事業主にとって義務的なものですが、マイナンバーの提供を社員に義務付ける法律はありません。また、提出を拒んだことで社員に罰則が科せられることもありません。
ですが、企業にとっては社員の税や社会保険の手続きのためにマイナンバーが必要になりますので、正しい説明を行い、協力してもらいましょう。
マイナンバーの提供を拒否された場合の対処法2：取得業務を外部に委託する
マイナンバーの収集は外部へ委託することが可能です。
社員に提出を拒否された場合や、企業によってはシステムの整備不足や人材不足により、マイナンバーの収集が難しい場合もあります。
その場合は、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（番号法）」第10条で、番号法の主旨に即した範囲内でマイナンバー制度に関わる事務の全部もしくは一部の外部委託が認められています。
（再委託）第十条 個人番号利用事務又は個人番号関係事務（以下「個人番号利用事務等」という。）の全部又は一部の委託を受けた者は、当該個人番号利用事務等の委託をした者の許諾を得た場合に限り、その全部又は一部の再委託をすることができる。
あなたの会社に仕事の生産性をあげる「働き方改革」を起こしませんか？
名刺が多すぎて管理できない…社員が個人で管理していて有効活用ができていない…そんな悩みは「連絡とれるくん」で解決しましょう！まずはこちらからお気軽に資料請求してみてください。
社員の家族のマイナンバーを取得する場合に必要なもの2つ
年末調整や健康保険など、社会保険関連の届出には社員の家族のマイナンバーも必要です。
社員本人と共に社員の扶養家族のマイナンバーも収集する必要がある場合、マイナンバーを取得する以上は本人確認が欠かせません。仮になりすましが発生した場合、税収や各種手当てにかかる費用が変わってくるため、特に厳重に確認を取る必要があります。
社員の家族のマイナンバーを取得する場合に必要なもの1：所得税の年末調整
社員の所得税の年末調整を行う場合に扶養家族のマイナンバーが必要です。
年末調整とは1年間で支払われた給与から差し引かれた所得税を精算する手続きです。1年間の所得に対して税額が決まりますが、社員は毎月の給料を受け取る際、あらかじめ所得税が差し引かれています。
ただ、所得控除については考慮されていないため、所得税を再計算して税金を多く支払っていた場合は差額を返金し、不足している場合はその分を徴収します。
本人確認について
企業側が社員の扶養家族の本人確認をする必要はありません。
所得税の年末調整の申請は社員自らの手によって行われるものですので、扶養家族の個人情報は社員自身によって提供されます。所得税の年末調整に関しては社員本人が責任を負うということになりますので、企業側で本人確認する必要はありません。
社員の家族のマイナンバーを取得する場合に必要なもの2：国民年金第3号保険者届け出
被扶養者として申請する人が加入者の配偶者(20歳以上60歳未満)である場合は、国民年金第3号被保険者の届け出が必要となります。
国民年金第3号に該当する配偶者とは、加入者に扶養されている健康保険の被扶養者や、本人が職場を退職後に健康保険の任意継続加入者（健康保険の任意継続被保険者、または共済組合の任意継続組合員）などであり、年収が130万円未満の人のことを指します。
本人確認について
国民年金第3号被保険者届出は企業が本人確認をする必要があります。
社会保障関連の申請に関してはあくまでも会社が行政に対して行うものですので、扶養家族の本人確認は会社に義務があります。
ただし、必ずしも企業がその都度本人確認をしなければいけないというわけではありません。社員本人に確認を委託すること自体は問題ありませんので、実務上は先述の年末調整と同じように扱うことが可能です。
担当者には充分な教育を実施する必要がある
企業は法律を遵守した上で円滑な業務運用ができるように、担当者教育、業務の見直しをしましょう。
マイナンバーは重要性、機密性が高く、取扱いには十分な注意が必要です。法令に違反した場合には罰則もあります。
企業は担当責任者を明確にし、担当者以外がマイナンバーを取り扱うことがないような体制作りを行いましょう。企業の責任として、「漏えい」や「不正利用」が生じないような仕組みを作り上げていくことが必要です。
