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2019年06月13日

無断欠勤と有給の関係3つ|無断欠勤された際の対応5ステップとは?

無断欠勤は仕事に穴を開け周囲に迷惑をかける行為です。無断欠勤の長さによっては解雇になることもあります。また無断欠勤した時に有給にあてることはできるかなど、有給との関係も意外と知られていません。無断欠勤と有給使用など人事担当者が知っておきたい情報をお伝えします。

無断欠勤と有給の関係3つ|無断欠勤された際の対応5ステップとは?

無断欠勤の定義

無断欠勤と有給の関係3つ|無断欠勤された際の対応5ステップとは?
仕事を欠勤するときに社会人としてのモラルやマナーが問われます。一番やってはいけないのが無断欠勤です。

会社に連絡することなく、休むのが無断欠勤です。仕事に支障をきたしたり、事故に遭ったのではないかなどの心配をかけることになります。

緊急事態で止むを得ず事前に連絡ができなかった場合は、事後に速やかに連絡し事情を説明しましょう。

欠勤自体は様々な事情により起こり得るので、適切な連絡を心がけることが大事です。

無断欠勤された際の対応5ステップ

もしも社員が無断欠勤をした場合は、どのように対応するのが良いのでしょうか。

無断欠勤の期間や、無断欠勤をした社員の日頃の勤怠状況によって対応が変わることもあります。遅刻が多かったり、提出物の期限を守らないなどのやや問題の多い社員なのか、真面目な社員かは印象に大きな差を与えます。

無断欠勤は会社に迷惑をかける行為に間違いありません。しかし怒りの感情はいったん脇に置いて冷静に対処することが望まれます。

無断欠勤された際の対応1:連絡を入れる

無断欠勤と有給の関係3つ|無断欠勤された際の対応5ステップとは?
まずは、何をおいても早急に当人と連絡を取る必要があります。無断欠勤といってもいろいろあります。

例えばその社員が一人暮らしであれば、もしかすると病気で連絡ができない可能性があります。無断欠勤の原因が分からなければ今後適切に対応できなくなります。

連絡手段としては電話やメール、手紙などが考えられます。時には自宅を訪ねて確認をすることもあります。一度だけではなく、何度も連絡を試みるようにしましょう。

無断欠勤された際の対応2:出社命令を出す

連絡がつけば直接、音信不通であっても手紙やメールなどで出社命令を出します。特に音信不通状態の時は文書で出社を促していたという履歴を残すことが大事です。

こうすることによって、会社は無断欠勤状態を解消させるために継続的に働きかけ、できるだけのことをしてきた、という証拠を残すことができます。

これは後述する解雇の措置を取る際に重要になってきます。一度だけ連絡してあとは放置したまま解雇するのは問題になります。

無断欠勤された際の対応3:退職を勧奨する

ほとんどの会社では無断欠勤への対応を就業規則等に定めています。欠勤◯日以上の場合は〇〇の処分を科す、といった具合です。

無断欠勤が1週間程度続くようであれば、まずは退職を勧奨することになります。ここまで無断欠勤が続く時は既に音信不通であるか、着信拒否などされていることが考えられます。

当人も復帰する意思はないことが推測されますが、慎重に手紙やメールで退職届けを提出するよう促してみましょう。

無断欠勤された際の対応4:普通解雇する

無断欠勤と有給の関係3つ|無断欠勤された際の対応5ステップとは?
退職勧奨よりも重いのが普通解雇処分です。多くの会社では無断欠勤が1〜2週間続く場合は解雇とする、と定めています。

無断欠勤が続き出社に応じないということは、労働者に労働契約をこれ以上継続する意思がないと判断をします。

普通解雇の際に気をつけたいのが、解雇予告です。無断欠勤中であっても法律どおり30日前に解雇予告をしなければなりません。

解雇は相手に解雇する意思が到達して初めて予告としての効力を持ちます。

無断欠勤された際の対応5:懲戒解雇する

普通解雇よりも重い懲戒解雇処分をとる会社もあります。手続きは普通解雇の場合とそれほど変わりません。

誤解されがちですが、懲戒解雇であっても解雇予告は必要です。予告をしない場合は予告手当を支払わねばなりません。あるいは手続きに不備があるとして解雇が無効になる恐れもあります。

当人と連絡がつかない場合は、公示送達という方法で解雇予告を行います。不当解雇のリスクを避けるにはここまでしておくべきです。

無断欠勤と有給の関係3つ

無断欠勤と有給の関係3つ|無断欠勤された際の対応5ステップとは?
無断欠勤を有給に当てることはできるのでしょうか。特に欠勤が1日や2日などの短期間であった場合や病気や怪我などのやむを得ない事情の時には悩むところです。

有給に関しては法律上の決まりがあります。とはいえ法律上の決まりは最低限守るべきものを指しているに過ぎないため、法律を上回る対応を会社独自に行うことは可能です。

無断欠勤した社員から有給の申請があった場合には情状を考慮して対応を決めていきましょう。

無断欠勤と有給の関係1:本人が申請し会社が承認して初めて取得できる

有給の原則は社員自らが会社に申請することです。申請がなければ有給を使うことはできません。また会社から一方的に有給を消化させることも原則としてできません。

無断欠勤した社員の中には「会社が有給を当ててくれると思っていた」と後から主張してくる人もいます。

しかし前述のとおり原則に当てはめれば、こうした主張を全て聞き入れる必要はないということになります。事後の有給の申請は断ることができるます。

無断欠勤と有給の関係2:会社で勝手に有給を無断欠勤にあてることはできない

無断欠勤と有給の関係3つ|無断欠勤された際の対応5ステップとは?
先ほど見たとおり、会社が勝手に有給を無断欠勤にあてることはできません。もし勝手に有給にしたとしても、それは有給としては無効となります。

やはり社員の意思をきちんと確認する必要があります。ただし2019年4月以降の労基法改正で年間5日間有給を取得させることが会社に義務付けられました。

この場合は会社が勝手に有給を無断欠勤にあてても法違反で無効、とまではいえなくなる可能性があります。

無断欠勤と有給の関係3:無断欠勤者にも給与や有休を求める権利はある

有給は労働者に与えられる権利です。これを行使できるのは原則として労働者のみです。従って無断欠勤した場合に有給を求めること自体はできます。

しかし有給に関して、事後の申請は認めなくても良いという取扱いになっています。少なくとも前日までには申請をしておく必要があります。

当日や事後の有給申請を認めるかどうかは会社次第です。もっとも一度認めるとそれが前例になるため、慎重に決定する必要があります。

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無断欠勤を防ぐため企業がやるべきこと5選

無断欠勤と有給の関係3つ|無断欠勤された際の対応5ステップとは?
無断欠勤があると仕事に支障がでます。他の社員に負担がかかりますし、担当している顧客からの信頼を失いかねません。そのため会社として無断欠勤を防ぐため日頃から適切に労務管理をしておく必要があります。

以下に具体的な予防策を例示します。参考にしてみてください。

無断欠勤を防ぐため企業がやるべきこと1:正確な勤怠管理を行う

無断欠勤を防ぐために企業として日頃から正確な勤怠管理を行っておく必要があります。会社がいい加減な勤怠管理をしている場合、社員も少しくらいいいか、と気持ちが緩んでしまう恐れがあります。

当然ですが、法律上は1分単位で正確に労働時間を管理するように求められています。社員の規律への意識を高めるような労務管理が必要です。

無断欠勤を防ぐため企業がやるべきこと2:無断欠勤があれば原因を調査する

無断欠勤と有給の関係3つ|無断欠勤された際の対応5ステップとは?
無断欠勤を絶対に防ぐ方法は今のところありません。単に怠けた、という理由だけでなく病気や怪我などの理由もあるからです。

突発的なやむを得ない事情は除いて、単にサボった結果の無断欠勤に関してはきちんと原因を調査する必要があります。

職場内での人間関係に問題はないか、普段の仕事ぶりはどうだったのか、社内教育は機能しているのかなど再発防止に向けてできることはたくさんあります。

無断欠勤を防ぐため企業がやるべきこと3:勤怠管理に基づく適切な評価

無断欠勤を言い換えると、仕事に対する意欲や熱意の欠如といえます。無断欠勤の理由がモチベーションの低下にあるのであれば、どうしたらも見えてきます。

人間は他人から期待されたり、評価されたりするとそれに応えようという心理が働きます。無断欠勤が起きるのであれば、職場内での人間関係に問題はないか再度確認しましょう。

周囲ときちんとコミュニケーションが取れているか普段の言動を観察することも大事です。

無断欠勤を防ぐため企業がやるべきこと4:適切な社員教育

中小企業では人手や予算の問題から後回しになりがちですが、社員教育を適度に、ふさわしい内容で行うことはとても重要です。

無断欠勤がなぜ問題なのかをきちんと理解させる必要があります。また、無断欠勤を続けると最悪解雇されるといった認識を持たせるべきでしょう。

無断欠勤を防ぐため企業がやるべきこと5:勤怠良好をきちんと評価する

全ての人間が、罰則を受けるのが嫌だから行動を慎むかというとそういうわけではありません。そもそも罰則を気にしないモラルの低い人間もいます。

一方で、勤怠が良好な社員を評価し厚遇することも無断欠勤の抑止になります。会社によっては精勤手当、皆勤手当のように勤怠良好に対して手当をつけているところもあります。

信賞必罰は人事の基本です。評価すべきは評価することで社員のモチベーションを上げていきましょう。

無断欠勤を防ぐ対策をすすめよう!

無断欠勤と有給の関係3つ|無断欠勤された際の対応5ステップとは?
無断欠勤が続けば周りの社員も不安に思ったり、士気が下がる恐れもあります。

病気や怪我などすぐに連絡できないやむを得ない事情の時は後から有給申請でも認めるなどの柔軟な対応を取ることもいいでしょう。

一方で無断欠勤者に対してはある程度厳しく接することも組織の秩序維持のためには必要です。

予防として適切な社員教育と勤怠管理ができているか今一度チェックしてみてはいかがでしょうか。

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