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2019年08月16日

連絡のタイミング別!内定者フォローの文例5つ|内定者フォローの手順4つ

企業が内定者フォローを行うに当たり、目的や手順などに関してわかりやすく紹介している記事となっています。内定者を離さないような内定者フォローのやり方に悩まされる企業や人事部の方々は、内定者フォローを実際に行う際の参考にしてみて下さい。

連絡のタイミング別!内定者フォローの文例5つ|内定者フォローの手順4つ

内定者フォローの目的

連絡のタイミング別!内定者フォローの文例5つ|内定者フォローの手順4つ
内定者フォローは内定辞退をさせないのが目的です。

内定者の中では、優秀な方やすでにほかの企業から内定を確保している方もいることが事実ですので、内定辞退を防ぐには内定者フォローが重要です。

ここからは、内定者フォローを行う簡単に手順4つをご紹介いたします。後に文例もご紹介しているので、ぜひご参考になさって下さい。

内定者フォローの手順4つ

内定者フォローを行う際には、4つの手順があります。

内定者を離さないようなフォローを行うには、手順を守って正しく計画する必要があります。主な4つの手順は下記になります。次項から詳しく説明していきますので、参考にしてみて下さい。
  • 施策の検討
  • フォロースケジュールの作成
  • フォローの手法を検討
  • フォロー内容やスケジュールを連絡

内定者フォローの手順1:施策の検討

連絡のタイミング別!内定者フォローの文例5つ|内定者フォローの手順4つ
内定者には自社のことを深く知って、愛着を持ってほしいものです。

企業は内定者フォローを行うのは、採用ミスマッチによる内定辞退を防ぐ、また入社後の離職を防ぐなどの目的もあります。

そこで、内定~入社するまで、内定者にどういう知識を持っていてほしいか、どのようなことをしていてほしいかを洗い出す必要があります。

内定者フォローの手順2:フォロースケジュールの作成

連絡のタイミング別!内定者フォローの文例5つ|内定者フォローの手順4つ
内定者の都合を考慮したスケジュールを作成しましょう。 

当たり前なことなのですが、内定者を配慮したスケジュールの調整がとても肝心なこととなるでしょう。自社の都合に無理やり合わせたり、選択できる日程が極端に少なかったりなどがないよう考慮しましょう。

内定者フォローの手順3:フォローの手法を検討

連絡のタイミング別!内定者フォローの文例5つ|内定者フォローの手順4つ
内定者フォローはSNSの利用が主流になっている時代です。 内定者フォローで効率よく内定者に内容を伝えられる手段とは何なのでしょうか。

内定式から始まり、懇親会や内定者同士の交流の場を設けるなどがあります。しかし、このご時世では、昔ながらのやり方に捕らわれずに、さまざまなツールを活用していくべきでしょう。

SNSの利用の際に効果的に伝わる文章について、後ほど紹介しますので参考にしてみて下さい。

内定者フォローの手順4:フォロー内容やスケジュールを連絡

連絡のタイミング別!内定者フォローの文例5つ|内定者フォローの手順4つ
連絡の際に、内定者の意思決定を催促するような言葉で声掛けを行うのはNGです。

内定者フォローの施策や手法、そしてスケジュールの調整を行ったら、内定者に内容と日程を知らせる必要があります。

この時期は企業側も多忙な日々を送っているでしょうが、内定者の返事が遅れることなどを見越し、余裕のある日程を組んだうえで適切な方法で周知を行いましょう。

連絡するタイミング別!内定者フォローの文例5つ

連絡のタイミング別!内定者フォローの文例5つ|内定者フォローの手順4つ
「ぜひ採用内定を出したい」という人が決まったら、その内定者に入社してもらうまでの自己ごとにフォローする内容は変わってくるでしょう。

この記事では、5つの手順から文例を用いながらご紹介していきます。

内定者フォローの文例1:内々定直後

内々定直後には、ぜひともあなたを歓迎します、というニュアンスを加えておくことが大切です。

文例を挙げると「厳正なる選考を行った結果、ぜひともあなたを私たちとのパートナーとして働いていただきたく、採用内定とさせていただきました」などといった文例が考えられます。

文例を正しく用いることにより、内定者側は歓迎され、気持ちよく迎えてくれているという風に感じることができるでしょう。

内定者フォローの文例2:内定承諾後

お断りされた際を想定して、内定者フォローとしては良い印象を残しておくことが大切です。

文例を挙げると、「辞退の件、承知いたしました。今回は○○様との縁がなかったようですが、なんらかの機会がありましたら、ぜひ私たちとパートナーとしてご一緒したいと考えている次第です。社会人としての○○さんの素晴らしい活躍に期待しながら、お待ちしております。」のような文例が考えられます。

内定者フォローの文例3:内定式

内定承諾をもらった時から1か月後に内定式の日程の連絡をするのが無難でしょう。内定式の日程は余裕をもち、あらかじめ通知を出す必要があります。

文例を挙げると、「名前:○○、会場:○○、住所:○○、服装:○○、持ち物:○○」など、一般的な案内の文例として書いて送っておくといいでしょう。当日はどういった内容になっているのかなど、事前に知らせておくと内定者フォローとしてはより良いものとなるでしょう。

内定者フォローの文例4:懇親会

内定者は懇親会自体が初めてであるため、内容を明確化するのがポイントです。
 
懇親会では、何を目的にして内定者に参加していただく必要があるのかを明確にするのがいいでしょう。内定者フォローとしては、詳しく記載されているほうがより安心感を持たせることができるでしょう。

文例を挙げると、「より内定者と社員と共に、弊社の社員の雰囲気や交流を深める意図として~」といった文例があります。

内定者フォローの文例5:入社直前

入社直前に送る文章のポイントは、内定者の入社意識をより一層高めることです。

励ましの言葉や期待の言葉をかけると内定者の意識が高まることでしょう。文例を挙げると「いよいよ弊社に入社する時とともに、あなたにとって人生への新たな第一歩を踏むこととなるでしょう。弊社にてご活躍を期待しています」といった文例があります。

こういった文例を正しく利用し、入社への意識度を高めていただきましょう。

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内定者フォローの手法5つ

連絡のタイミング別!内定者フォローの文例5つ|内定者フォローの手順4つ
さて、内定者フォローの目的や手順、そして文例を用いたタイミング別の連絡方法をひととおりご紹介させていただきました。

今後は、実際にどのように内定者フォローを行うのか、実践をされる際に、5つの手法とともに各々のメリットとデメリットをご紹介していきます。

内定者フォローの手法1:内定者と人事が直接会う

内定者と人事が直接会う、という手法が効果的です。一番手っ取り早くそして比較的にお互いの意思伝達が行われやすいことがメリットです。

この内定者フォローのデメリットとしては、大企業などでは多数の内定者を出していることがあるため、時間や労力が必要となり、スケジュールの調整が難しくなってくることが挙げられます。

内定者フォローの手法2:内定者同士が会う

内定者同士の交流の場を設けることは、自社への入社意識を設けることは、互いに意識を高めあえる場となりメリットは大きいでしょう。

しかし、内定者同士のみが会ったところで、会社のことや社内の雰囲気、入社後のモチベーションなどを伝えるには、一手間のかかる手法であることがデメリットです。

どのような場にするか計画をしっかりと練る必要があるでしょう。

内定者フォローの手法3:メールで伝える

一般的ではあるため、内定者側の混乱を招くことが少ないのはメリットでしょう。

しかし、メールにおける内定者フォローは、今後の入社方向や細かな手続きなどを一括して送られるため、企業側の作成ミスや内定者側の確認不足などにより、読み間違えたり、忘れたり、万が一のことが生じる可能性があります。

メールにおける連絡は記事内に記載されている文例などを参考にすると良いでしょう。

内定者フォローの手法4:SNSを活用する

SNSの活用によって、自社への好感度アップが図れることがメリットです。

SNSを活用するという内定者フォローの手法は、比較的若い新卒者に受け入れられやすいため主流になってきています。

しかしこの手法はあくまでも内定者にお知らせをすることに過ぎず、今後のことや詳細などは、メールもしくは人事担当者と直接の対面が必要となるでしょう。

内定者フォローの手法5:動画や映像の配信サービス

内定者フォローの手法5つ目に動画や映像の配信サービスがあります。これは、自社の雰囲気や他の社員とのコミュニケーションをとるための手法として効果的です。

しかし、映像が長すぎたり、肝心な内容を伝えるには回りくどい口調でお話すると、閲覧者の見落としやマイナスポイントに繋がるため、注意し工夫すると良いでしょう。

マメな内定者フォローで内定者の離職を防ぎましょう

連絡のタイミング別!内定者フォローの文例5つ|内定者フォローの手順4つ
さまざまな内定者フォローのやり方を活用し、内定者を離さないような会社独自のフォローを行うことが重要です。 

ぜひ入社してほしい内定者や優秀な内定者を確保するには、内定者と企業との意思疎通を通してお互い理解し合うことが大切です。

そのために今回紹介した内定者フォローに関する知識を踏まえ、内定者の内定辞退を防ぐ方法をしっかり考えましょう。

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