なぜ会議の効率化は難しいのか
会議の時間が長くなる事は往々にしてあります。
企画や商品開発など大事な事を決めるために、必ず会議を行っています。スタッフ全員の考えや方向性を一致させる上で欠かせません。
意見の共有をする事が目的になっており、決定から実行へのプロセスがスムーズにいかなくなっています。そのため、会議の効率化が難しくなってしまいます。
無駄な会議の特徴５つ
会議をする中で「これは無駄」と感じる場面は多いです。
これから、無駄な会議の特徴を紹介していきます。実際に会社で行われる会議と照らし合わせて見ましょう。
特徴を知る事で、会議の効率化への改善へ繋がるキッカケになるはずです。
無駄な会議の特徴1：目的が不明確
慣例化となってしまった会議が多い。
よくあるのが、定例会議や報告会議などです。各担当者が意見交換や計画実施中の案件の進捗状況など報告する事があります。
中身のある会議だといいのですが、会議の開催日が決まっているので取り敢えず行う状況となっているのではないでしょうか。
無駄な会議の特徴2：検討だけで決定をしない
議題に対しての意思決定ができない事が多い
プロジェクトに対し議題案件が多くなってきます。案件数だけ多くなってしまい結果、最終的な方針決定が難しいという事もあるのではないでしょうか。
なかなか効率化が難しく解決策がでない場合は決定することを先延ばしする傾向になっています。
無駄な会議の特徴3：時間がルーズ
決まっている会議時間で終われない。
会議も業務の一環ではありますが、ほとんどの場合は時間が決まっています。業務の中で時間を割いています。
最善な案がないので、決まるまで時間延長など次に進めない事もあります。その場合は、時間が過ぎるまま椅子に座っている状況では効率化になっていません。
無駄な会議の特徴4：必須でないメンバーがいる
会議に参加する人数が多くなっていませんか
会議を構成するメンバーが多くなっている事が多いです。人数が多い程、効率化になるのであれば問題はありません。
しかし、数時間の会議であっても不要なメンバーが参加していると、数時間の他にある業務が数人のメンバーで行える場合もあります。
無駄な会議の特徴5：資料が多い
準備した資料が会議で必要な量になってますか
会議に必要になる資料や報告書など、必然的に多くなってしまう事があります。データーの参考資料やマーケテイングの資料は確かに必要になります。
準備した資料の中で、どうしても似通う書類や不必要なモノもあり、多ければ多いほど資料に目を通す時間が必要になってしまい効率化が難しいです。
会議を効率化する10選
会議の効率化で無駄を無くしましょう。
大切な会議で生産性を上げるために、無駄を無くして効率化を図れるようにどうするのかです。
これからご紹介する、会議を効率化するコツ10選を参考にして下さい。
会議を効率化するコツ1：情報共有は会議外で
スタッフ間のコミュニケーションが上手くいってない程、長い時間の会議で無駄が多い傾向になっています。
会議の時間だけが話し合う場ではありません。全員の意見を全て議論すると逆に長引く原因になってしまいます。
会議の前段階で、関わっているスタッフ同士の意見交換や課題の共有ができているかが問われます。日頃の「報告・連絡・相談」ができているか、上司や同僚また部下との意見の共有などが円滑に行いましょう。
会議に時間外で情報共有を行える事が効率化に必要です。
会議を効率化するコツ2：議題は少なく
限られた会議の時間に対して議題が多い
どうしても会議で議題が多くなってしまいます。１つの企画案を完成させる中で多々の議題が持ち上がります。
議題があるのは逆に解決しないといけない壁でもありますが、内容が似ている議題や重要度が低い議題も多いです。
事前に議題の仕分けを行って、ある程度をまとめる事ができれば効率化を実施できるはずです。
会議を効率化するコツ3：要決定事項は事前共有
日頃から課題共有を行っていく。
会議で何を話し決めていくのか、明確化にすることが大切になってきます。そのため、メンバー同士で事前に内容や目的をまとめ共有しましょう。
共有ができれば、会議の進行もスムーズになり会議全体の効率化と明確化につながります。
会議を効率化するコツ4：時間は短く
会議の時間を明確に決めてる
重要な会議ですが、人間の集中力が持続できる時間は50分から１時間と言われています。効果的に会議を行うには持続できる時間以内で終わることが大切です。
それらを踏まえて、会議の時間を決めることで集中して取り組めるはずです。
そのためには、会議の始まりと終わりを明確にし時間厳守にて行うことを心がけましょう。
会議を効率化するコツ5：内職は禁止
会議に集中していますか
会議の内容は企画案に関することが多いです。そのため、会議に参加している以上は議題に集中し取り組みます。
会議中にメンバー本来の業務をしないといけない場合もありますが、効率化のため今は会議に集中できるよう内職を控えることもスピードアップの方法です。
会議を効率化するコツ6：必須メンバーのみの参加
会議に合わせたメンバーだけ招集しましょう。
参加人数が多い方が良いとは限りません。確実に必要だと思うメンバーが会議をすることで全員が気概と責任を持って取り組めれば生産性も上がり効率化につながります。
人数が多くなってしまうと、意見の集約も難しくなり結果的に議題の会議に影響してしまいます。
会議を効率化するコツ7：ファシリテーターを置く
会議の進行役は必ず必要です。
特定の人が発言を独占してしまうこともありますが、会議は全員で取り組むことが前提にあります。特定の人の意見が通ってしまうと会議の意味はなくなってしまいます。
そのため、会議を進める上でファシリテーターが必要です。会議の目的達成に導けるように全体の方向性を調整する役割が大きいです。
また進行役だけではなく、議題ごとのタイムキーパー役や参加者からの意見を引き出すアイスブレイクなど会議の中で重要な立場になっています。
進行役だけではなく、中立的な立ち位置で誘導する力が求められています。意見の本質を突き議論を活性化させながら、まとめていきます。
議題の意見をブレインストーミングを応用しホワイトボートに貼り出す事で、効率化につなげれるでしょう。
会議を効率化するコツ8：必ず最後に決議をとる
会議で決まったことはその日に決議
せっかく会議で決まったことが、決裁権を持つメンバーがいないので次回に繰り越しでは時間の無駄で終わってしまいます。
必ず参加メンバーに決裁権を持った人を参加させてください。会社は決裁がないと許可されません。最後に決まらない事態に陥らないように上司を参加させましょう。
最初から参加しなくても構いません。途中経過の報告時や最終報告で参加してもらえるように調整することも会議の効率化に必要です。
会議を効率化するコツ9：実施項目に責任者はアサイン
責任は誰が担うのか
アサインとは、「任命責任」の意味があります。１つのプロジェクトを実施するためにはいくつかの実施項目が出てきます。
これらの実施項目ごとに責任者をアサインすることが重要になっています。責任者を置くことで各項目間の意見交換や課題調整につながり効率化に進めれます。
会議を効率化するコツ10：議事録はその日のうちに展開
議題の共有を忘れないようにする。
会議の時間で議論してきた内容は大切な資料となります。方向性を示すマニュアル的な面もあります。
会議に参加していないメンバーにとって業務を遂行していく上で情報や決定が下りて来るのを待つ時間が無駄になってしまいます。
効率化を進めるには、会議で決まったことや今後の工程がわかるような資料が必要不可欠です。
会議を効率化している企業５つ
会議を効率化し生産性を上げることができる。
会議を行うこと自体は無駄ではありません。頻繁に行っている分、課題に気づき成長している企業も多いです。
要は、どうやって効率化を図り意味のある会議ができているのかに重点を置くことが生産性を上げ利益を出せる企業へと変われます。
ここからは、会議を効率化している企業を紹介します。
会議を効率化している企業1：トヨタ
「本音で語り合う」ということ
トヨタ自動車と言えば世界のトヨタであり国内でも知らない人はいない企業です。自動車産業の有数に立ち続けているには理由があります。
会議の場では上座や下座のない円卓で行い立場に関係なく自由なディスカッションができる環境を作ることで意見の言える場にしています。
また、会議に資料を持ち込まないを原則にしており資料作成に人や時間が必要になる事で話し合うより優先されやすいからです。
会議を効率化している企業2：Google
効率的に意見や判断ができる場にする
GoogleはWEBやIT関連で世界的に有名ですが、会議の場をコンパクトにすることに重点を置いています。
コンパクトにすることで、参加人数を制限し議論の質を上げる目的があります。また、議題の決定を会議ではせずに意思決定は会議の前にすることでスピーディさを求めています。
時間は短く、コンパクトにすることが効率化する方法の１つです。
会議を効率化している企業3：Apple
会議はイノベーションの場です。
Appleでは、会議の参加者は議論を戦わせて全員で力を合わせながらブレイクスルーを達成することを求められています。
顔合わせやコミュニケーションの場にすることは時間の無駄だと許していません。会議自体も最小限の参加者で行い、意見交換や方針決定を行っています。
会議だとしてもシンプルにするが、Appleの強みであり洗練されたデザインを生みだしています。
会議を効率化している企業4：amazon
複雑に思考し、シンプルに発言せよ
通販大手のamazonでは会議のシンプル化はモチロンですが発言に対してもシンプルを求めています。会議の準備を重要視しておりクリエイティブな発想で取り組んでいく姿勢を大事にしています。
会議は「30分の沈黙」で会議の資料を読み参加者が同時に会議内容を理解ができます。amazonも会議は最少人数で行い、資料の説明にはパワーポイントを使用しない取り決めがあります。
会議を効率化している企業5：キリンビール
進行役が議論を引き出すスキルを学ぶ
キリンビールは、会議に「質問会議」という方式を取り入れています。60分の会議の中で「質問と「回答」で進行していきます。
キリンビールでは、進行役がいかに議論を上手く引き出すかを重要視しており効率化を進めるのと同時に進行スキルの向上を身につけれるように育成教育にも力を入れています。
会議を効率化して仕事の生産性をあげよう
効率化することで課題はクリアになる
生産性を上げるには会議をどう進行していくのか、効率化でスピーディーさで変わってきます。
会議の時間を決め、責任者を明確にしながらコンパクトにすることです。必要な資料ですが本当に重要なモノだけ作成し分かりやすく議論ができるようにしていきましょう。
