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2019年09月13日

勤怠管理が必要な理由3つ|働いている人が知るべき勤怠の知識とは

「働き方改革」2019年4月から施行され、「長時間労働の是正」「正規・非正規の不合理な処遇差の解消」「多様な働き方の実現」最も重要な3本柱、そして企業にとって一番大事な資源は「人」勤怠管理の改善の見直しに着目し、ここで勤怠の知識を詳しく紹介いたします。

勤怠管理が必要な理由3つ|働いている人が知るべき勤怠の知識とは

働いている人が知るべき勤怠の知識

勤怠とは、雇用する会社と、雇用される従業員との大切な接点であり、各会社の掲げる就業規則に基づき、個人の就業状況の把握と管理を行い、正当な給与支給となります。

数十人、数百人規模のさまざまな会社にとって、雇用する従業員個人の、就業状況を管理することは難しく、勤怠情報で会社は従業員の就業状況を把握し、職場改善や健康管理を促す大切な情報源としています。

勤怠という言葉の意味

勤怠の意味は、出勤や退勤をはじめ、休憩や休暇など従業員の出勤状況を表す言葉です。

雇用する会社は、従業員がどのくらい出社して、どの程度残業し、休みを取っているかの詳細を確認して、正当な手当の支払いを証明するものであります。

勤怠で知っておくべき内容

会社が定めた始業から終業までの時刻(出勤、退社、欠勤、遅刻)そして時間外労働、有給休暇、代休、振替休日の情報を正確に記録し保管する、従業員の就業状況の把握と、社内の就業規則に基づき働いているかが、勤怠の内容です。

そして記録した内容を基に、円滑に業務を遂行することは、給与や賞与の額面査定の評価対象になります。

勤怠に関わる法律

勤怠管理が必要な理由3つ|働いている人が知るべき勤怠の知識とは
国の専門機関、厚生労働省が「法定労働時間」労働基準法32条「休憩時間を除いて1日8時間、週40時間」と定められています。

また、雇用する側には、労働基準法108条及び同法施行第54条により、労働者ごとに、労働日数、労働時間数、休日時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数といった事項を適正に記入が義務つけられています。

勤怠管理が必要な理由3つ

勤怠管理が必要な理由3つ|働いている人が知るべき勤怠の知識とは
勤怠管理の必要な理由は、各従業員の、就労実態の働き方を把握し分析、就労で起こりうる問題点の解決をデーター化して検討・改善を見出していくことにあります。

ここで下記項目に分け、内容を紹介していきます。

勤怠管理が必要な理由1:労働時間や給料の管理

勤怠管理の必要性に労働時間の把握があり、各従業員の就労の実態を把握し、改善が必要か否かの判断基準とします。

例えば、残業が長時間にわたるものか、有給消化がなされているか、休日出勤が目立つなどの問題点や、特定の従業員や特定の部署に偏っていないかなどを具体的に検討し職場環境の改善の情報収集ができます。

また、給料の管理は、支給額の計算ミスをしないためにも重要で、時間外・休日労働の把握が未払い残業代を解消します。

勤怠管理が必要な理由2:就業規則の管理

勤怠管理が必要な理由3つ|働いている人が知るべき勤怠の知識とは
就業規則は、各企業体により異なります。

最低限守るべき規則は法的労働基準がベースですが、ここにプラスαとして企業の思いが書面化され就業規則を打ち立て管理します。

そして企業体ごとに掲げた就業規則が守るべきルールであり、それに則って管理を行うことが、会社の理想の人材と理想の育成を目的となっています。

勤怠管理が必要な理由3:休日出勤などによる体調管理

労働時間は、本来働くべき労働時間と、何らかの理由があって追加で働いた分の労働時間に分かれています。

後者を「残業」「休日出勤」と言われ、労働時間の種類により賃金割増率が適用され支給額が変わり、内容を記録するためにも勤怠管理は必要です。

また、長時間労働によって、従業員が体調を壊してしまうと日々の業務にも支障が出て、組織で構成される会社にとって円滑な業務が遂行できないデメリットの発生を防ぐためにも勤怠管理は必要になります。

勤怠に関わる6つの言葉の意味を理解しよう

勤怠管理が必要な理由3つ|働いている人が知るべき勤怠の知識とは
「勤怠」単純な2つの漢字の組み合わせですが、とても深い意味をもっていることを理解してください。

始業から終業まで、会社側が従業員の業務情報の所得、個人の評価査定につながり、給与・昇給・賞与の対象となる勤怠です。

会社組織の中で働く従業員は、就業規則に基づき会社の管理下にあることを認識し、業務することを勤怠と称します。


「勤怠管理に最も重要な6つの言葉の意味を理解しよう」下記に解説します。

勤怠に関わる言葉1:出勤・出社

出勤とは、実際に仕事(業務)をしている時間のことを表します。

出社とは、仕事(業務)をしている時間とは関係なく、自社に到着したことを表し、朝一のアポイントにより取引先に到着しても、出社扱いにはなりません。


企業によっては、事前報告をし、上司が承認にすることで、出社扱いとする企業も少なくありません。

勤怠に関わる言葉2:退勤・退社

退勤とは、実際に仕事(業務)を終えた時間を表します。

退社とは、仕事(業務)を終えた時間に関係なく、自社を出るときを表し、例えば得意先から自社に戻らず、直帰は退社扱いになりません。


企業によって、事前報告があり、上司の承認があれば、退社扱いとしてくれるのも少なくありません。

勤怠に関わる言葉3:遅刻・早退・欠勤

遅刻とは、会社で定められた就労時間、開始までに出社しないこと。

早退とは会社で定められた就労時間を守れず、退社すること。

欠勤とは、会社が定めた休日以外に、休日を取ること。


遅刻・早退・欠勤は、社内の従業員全体に悪影響を及ぼしますが、従業員側にも、やむを得ない事情があるケースもあります。

遅刻・早退・欠勤の頻度の高い従業員には、会社側でも事情に応じた適切な対応はどうあるべきかを確認する必要があります。

勤怠に関わる言葉4:有給休暇

有給休暇とは、出勤時と同じ賃金の支払いを受けて、会社公認で休暇を取ることです。

通常の場合、会社勤務が6か月以上、全労働日の8割以上出勤していれば、10日の有給休暇が会社から与えられ、その後1年ごと有給休暇が1日上乗せされます。

ただし、有給休暇の所得時期は、基本的に従業員の希望日ですが、上司の承認が必要な場合もあります。事業の円滑な運営を妨げない配慮が必要だからです。

勤怠に関わる言葉5:代休・振替休日

代休とは、会社が定めた休日であるにも関わらず、出勤を研ぎなくされた場合、その代わりとして、休日労働後に代休を申告することができます。

振替休日とは、会社が定めた休日に出勤することが事前に分かっている場合、事前に他の労働日を休日として振替えることです。


このように代休と振替休日は、同じように思われがちですが、内容は休日申請が、事前にできるか、事後にできるかの相違があります。

勤怠に関わる言葉6:残業

残業とは、時間外労働とも呼ばれ、本来会社で定められた労働時間以外に、延長して働くことを言い、残業は就業規則の延長になりますので、賃金が割増されて支払われます。

そして、残業手当については、会社内で一番トラブルを生む言葉です。

残業未払いやサービス残業、そして仕事量によって体調不良(過労)を起こし、業務遂行の妨げになる恐れがあり、労働問題に至ってしまうことがあるからです。

勤怠管理で起こりうるトラブルとは?

勤怠管理が必要な理由3つ|働いている人が知るべき勤怠の知識とは
起こりうるトラブルとは、適切な管理を行うためには、従業員各自が正確な情報を残すことにあります。

勤怠を管理するツールを正確に取り扱うこと、誤操作などで記録が不十分な場合、不十分なまま記録が残り、給与にそのまま反映してしまいます。

また、勤務時間や体調管理を目的とした勤怠管理は、職場改善や残業時間の削減に適応され、全体的に勤務時間が減ってしまう結果になり、給与所得が減少するトラブルを招きかねません。

勤怠をしっかり管理したいなら管理ソフトを利用しょう

勤怠管理が必要な理由3つ|働いている人が知るべき勤怠の知識とは
従来は勤怠の管理と言えば、紙のタイムカードが主流でした、出勤簿やエクセルシートへの記入の手間がなく、個々で打刻し、管理側の手間が省けましたが、給与計算時は人力で集計を行い、出社・退社は会社のみでしか打刻できないデメリットありました。

最近は、クラウド型の勤怠管理ソフトを導入する会社が増え、操作が簡単な上、出退勤・休憩時間の記入をPCやスマホなどで行え、管理側は、打刻時間や位置情報も確認できます。

勤怠について理解して正しい知識を身に付けよう

勤怠管理が必要な理由3つ|働いている人が知るべき勤怠の知識とは
会社側が従業員の勤怠を明確に把握することは、定められた労働時間内に就業を抑えて、健全なスタンスで健康を守り、従業員の勤務状況と会社が把握する個人の勤務状況の同意をもって正しく給与の支払いがなされることを目的としています。

勤怠を通して、従業員の健康と仕事へのモチベーションを高め維持することは、円滑な業務を行い生産性への向上、そして会社への貢献にもつながるために必要です。

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