会議の時間を効率よく短くする12の方法|会議の時間を短くするメリット

人事制度

会議の時間が長いとどうなる?

長時間の会議では決定できずに終わってしまいます。

プロジェクトなど大切な企画案件の会議でも時間が長くなってしまい議論や課題も先延ばしになってしまいます。

会議と言っても業務の1つですが、決定できず何回も行うのは時間の無駄になってしまい、プロジェクトに参加するメンバーのモチベーションも失いかねません。

それだけ、会議とは次に進める重要な議論の場であり意思決定の場でもあります。

会議の時間を効率よく短くする12の方法

会議の時間を短縮し効率よくするにはどうすればいいのか

せっかく担当者が集まって議論や話し合いをするのですから、できる限りスピーディーに決定しながら生産性を上げれる会議にしたいです。

ここでは、会議を効率よくできる12の方法をご紹介していきます。

会議の時間を効率よく短くする方法1:資料は事前に配布する

確実に使う資料は事前に配布しておく。

会議に使う資料は、議題の説明書や工程表の意味があります。そのため、結構な量の資料を作成することが多いです。

ここで注意するのが資料の量と配布する時期で会議当日や直前に配布することが多くなってしまい、内容を完全に理解することが難しいまま会議が始まってしまいます。

資料は事前に配布しメンバーが理解する時間を設けて議題の話し合いをすることが大切です。

会議の時間を効率よく短くする方法2:会議の勝ちパターンを見つける

一番ピッタリとハマる勝ちパターンを見つける。

会議でのパワーポイントを禁止する会社もあれば、推奨する会社もあります。立って会議をすることで他の業務ができないように集中する環境を求める会社もあります。

各社で無駄のことがないかを考えるには、試してみることが1番です。

自社に合わせてアレンジを加えたり、PDCAを意識したりと自社に合った方法を探すことが「勝ちパターン」に繋がり時間の短縮ができます。

会議の時間を効率よく短くする方法3:参加人数を絞る

参加するメンバーを不必要に増やしていませんか

会議に参加する人数が多くなると発言できない人も増えてきます。意思決定までに時間もかかってしまいデメリットの方が多いです。

メンバーを決める際は、意思決定権のある人や主要メンバーに限定し会議に招集することが大切です。

会議はコンパクトでスピーディーさを活かすことで会議の時間を効率よく短縮し議題の決定がスムーズに進められます。

会議の時間を効率よく短くする方法4:会議の進行役を決める

会議では進行役を決めることがポイントです。

会議の進行役をファシリテーターと言います。議題の話が外れてしまったら本来の目的へと修正する大切な役目の人です。

参加するメンバーの発言が特定の人にならないように、いろんな人の意見を聞き出す必要もあります。

議論で意見の対立があれば仲介役や会議の時間配分を調整することも行い会議運営を円滑に進める重要な立場になります。

会議の時間を効率よく短くする方法5:テーマを絞る

議題のテーマはあらかじめ1つに決めましょう。

複数の議題を限られた時間で行ってしますと区切りがなくなり決定のないまま長時間になってしまいます。会議の議題は可能であれば1つに絞りましょう。

テーマを絞ることで、会議での議題が明確にされ効率よく話し合いができることで意思決定もスムーズに行うことが可能です。

議題のテーマを絞ることで話し合いに集中でき効率よく時間短縮に繋げれます。

会議の時間を効率よく短くする方法6:目的以外の話はしない

話が外れてしまうと収拾がつかなくなってしまいます。

知っているメンバーが集まるので話が盛り上がってしまうこともあり、時間を割いて会議を行っていますので無駄な時間になってしまいます。

議題の話でも、知らずうちに本題から違う話に流れることもあります。最初は関連する話が脱線してしまうと結果的に会議内容を見失ってしまいます。

会議は目的と終わりを明確化し、脱線した場合に話を引き戻せる進行役をつくりましょう。

会議の時間を効率よく短くする方法7:飲食を禁止にする

会議は親睦会ではありません

業務の時間で行う大切な会議です。メンバー同士の親睦の場になってしまうと集中して話し合うことが難しくなってしまいます。

喉を潤すためにお茶などは構いませんが食事などお腹が満たされると、リラックスモードになってしまいます。

会議を短時間で効率よく終わらせるには、集中して話し合いを行いながら議題に取り組むことが大切ですので飲食は原則禁止にしましょう。

会議に時間を効率よく短くする方法8:時間を厳守する

始まりと終わりの時間を決めましょう

会議の時間に遅れることは当然いけません。逆に終わらない会議も同じです。会議の開始時間と終了時間は必ず守りましょう。

時間を守るという意識を高めることで、時間内に会議を進めることにつながります。時間が長くなると集中力も切れてしまい意味のある議論ができなくなります。

時間を厳守することで例え上司や社長でも、規則として発言を終わらせ次の課題に進めます。

会議に時間を効率よく短くする方法9:内職を禁止する

集中するためにPCとスマホは持ち込まない

大事な会議の最中にPCやスマホが目の前にあれば触ったり、スマホを見たりしてしまいます。

集中して議題の話をしている中で流れを途切れてしまうこともあります。時間を明確にしているのであれば、終わるまで議論に向き合えるようにしましょう。

会議に時間を効率よく短くする方法10:発言するときのルールを決めておく

意見が多く引き出すために必要なこと

顔見知りのメンバーだと、会議で話している途中で遮って割り込んできたり発言をずっとしてみたりと会議に支障がでることもあります。

無駄なことですので防ぐためには、発言する際のルールを決めることです。上司や部下など関係なく会議の場でのルールをつくり効率よくしましょう。

誰かが発言していると最後まで聞く、適度な時間で発言を他の人に譲るなど会議の時間を大切にしていきましょう。

会議の時間を効率よく短くする方法11:会議数を減らす

その会議はあと何回しますか

「あと何回すれば結論がでるのか」を考えてみましょう。企画に対し会議を繰り返すことが本当に意味がありますか。

案件の進捗状況や資料の説明など、確かに必要な部分はありますが、単に報告と状況説明は会議外でもできます。

会議の回数もあらかじめ決めることで、残り何回で意思決定をすることが明確になります。そうなれば会議の時間を集中して実施回数内で答えを導こうと行動に移せます。

会議の時間を効率よく短くする方法12:テレビ会議システムなどを利用する

実際に会わなくても会議はできます

メンバー全員が参加することが一番ですが業務の都合上、難しいこともあります。また、遠距離から参加するために移動に時間を費やす人もいるでしょう。

IT化が進む現代で会わなくても話し合うことが可能になりました。テレビ会議などインターネットを活用して会議を行えます。

集まる時間が不要になる分、業務が行える時間が増えますので効率よく生産性を上げながら議題の話し合いができます。

会議の時間を短くするメリット3つ

会議の時間を短くすることで3つのメリットがあります

会議の時間を効率化することで、生産性を上げることに繋がります。些細なことですが取り組むことで実現は可能です。

議題があれば話し合い意思決定を行って結果を出すことが会議の意味であり方針決めの場になります。

ここでは、会議の時間を短くすることで得られるメリットを紹介します。

会議の時間を短くするメリット1:会議に質が上がる

不要なことがなくなれば集中できます

時間が決まった会議で不必要な資料や発言など少なくなること、そうすれば議題に集中し取り組めることでスピーディーに行動ができます。

少ない時間や回数で何とか意思決定をしなければという考えをメンバーで共有ができます。責任があると認識しますので、会議の質は上がっていきます。

会議に時間を短くするメリット2:生産性が上がる

課題の共有など、事前に話し合うことで効率がよくなる

必要な資料や話し合いが事前にできることで、会議以外の場での交流が生まれます。あらかじめ話し合っていますので会議では議題に集中して取り組めます。

決められた時間や回数で意思決定をしないといけない責任感を共有し、業務でも同じように行動することで生産性が上がっていきます。

会議に時間を短くするメリット3:有効に使える時間が増える

,strong>会議の時間が短いと他の業務に取り組めます

会議に時間が1時間であっても無駄にできません。また複数回の会議があれば結構な時間をつかっています。

1時間を集中して議論を行い意思決定まで短時間で終われば、他の業務や企画案件に取り組める時間が増えます。それだけ時間の有効活用は大切です。

会議の時間を効率よく短縮しよう

時間を有効につかい、効率よく会議を行いましょう

どうしても会議の時間は長くなってしまいます。使うであろう資料も多く、中には内容が似ていることもあります。この資料もだれか時間をかけて作っています。

会議での発言も特定の人で終わってしまうと、発言できない人は無駄な会議になります。アイデアを引き出すことも会議の役目ではないでしょうか。

効率よく会議をすることで時間の短縮に繋がっていきます。

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