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2019年05月18日

入社時に必要な書類13選|住民票記載事項証明書と住民票の違いとは?

皆さんこんにちは、今回は「入社時に必要な書類13選|住民票記載事項証明書と住民票の違いとは?」と題して、「入社時に必要な書類13選」についての詳細なご紹介をはじめ、入社後すぐに必要な心構えの基本や書類整理についてご紹介します。ぜひご参考下さい。

入社時に必要な書類13選|住民票記載事項証明書と住民票の違いとは?

住民票は入社時に必要か?

入社時に必要になる書類一式についてですが、まず住民票というのは入社に直接関係する公式書類ではないため、「会社の指示によっては必要になる書類」となります。入社時には住民票以外の証明書も多く必要なため、事前に確認しましょう。

そのため、入社時に必要な証明書としては年金手帳、雇用保険被保険者証、源泉徴収票、給与振込先の届書、健康保険証などとなり、その他の書類はすべて任意で用意すべき証明書として扱われます。

新卒と中途採用で異なる

住民票の提出や他種の証明書の提出に関しては、新卒の場合と中途採用の場合で大きく変わり、転職時などにはその点によく注意する必要が出てきます。新卒の場合は先述しました内容の証明書が必要となり、その上で住民票はオプション的な証明書となるでしょう。

また転職時には、以前の住居と変更があった場合に、他府県に引っ越した場合などには住民票が公式の証明書(必須の証明書)と見なされることがあるので留意しましょう。

住民票と住民票記載事項証明書の違いは?

一般的に住民票記載事項証明書というのは、住民票に記載されている住所・氏名・性別・生年月日をはじめ、世帯主氏名とその続柄、その府県の住民となった年月日、前住所の情報などから必要な情報だけを記載した証明書となり、住民票のミニ版と見なされます。

つまり、住民票から特定の情報を抜粋したものが「住民票記載事項証明書」となり、特に企業からその証明書の提出が求められない限りは住民票の提出でかまいません。

入社時に必要な提出書類13個

さて、先述では入社時に必要となる公式な証明書をはじめ、住民票やその他の証明書との種別や用途の違いについてご紹介してきましたが、ここからは「入社時に必要な提出書類・証明書13種類」と題して、入社時に必須の証明書をメインにご紹介していきます。

特に新卒の場合はこの証明書・住民票の提出が必須となる場合もあり(企業によっては)、出だしのスタートを上手く切るためにも必ず事前に覚えておきましょう。

新入社員

まず新入社員がその入社時に提出が課される必須の公式書類・証明書のご紹介です。この場合でも企業によっては住民票の提出が課されることもあるため、事前にその企業の基本情報をしっかりと押さえておき、イザという時に困らないよう配慮しておく必要があります。

たいてい企業情報をはじめ、その希望先の企業のホームページなどを見れば「提出書類の有無・種別」が記載されているため、そこで住民票の提出の有無を確認しましょう。

入社時に必要な提出書類1:履歴書

履歴書というのはどんな就活の場合でも必須の提出書類・証明書となるため、必ず提出するべき公式書類の1つとして覚えておきましょう。これは転職時(中途採用)の場合でも必ずその提出が求められ、求職者の基本情報・自己PR書類となるので非常に重要です。

新卒の場合はこの履歴書が看板的な重要書類・証明書となり、住民票の提出よりも遥かに重視される形となるでしょう。その点をしっかり踏まえ、事前に準備しましょう。

入社時に必要な提出書類2:卒業証明書

卒業証明書というのは、いわゆる学歴に関する重要書類となるため、これも多くの企業にとっては重要書類・公式な証明書として扱われます。そのため、たいていの場合はその提出が求められますが、新卒の場合でも企業によっては免除されることがあるでしょう。

卒業証明書の役割というのは、主に「学歴詐称の有無」が確認される際に用途が見られ、これは大学だけでなく専門学校卒業などの証明に適用されます。

入社時に必要な提出書類3:健康診断書

健康診断書の用途は、その新卒生(求職者)が何らかの疾病に侵されていないか、また持病などの有無を確認するためにも必要な公式の証明書となり、これは提出が任意の場合もありますが、住民票の提出よりもその提出が頻繁に課される場合が多いでしょう。

会社へ入社してから、その後の仕事・生活において支障があるかないかを直接確認できる証明書となるため、多くの企業にとっては非常に大事な証明書となります。

入社時に必要な提出書類4:身元保証書

次に「身元保証書」ですが、これは社会生活を送る上で、その新卒生(求職者)が実際にどのような生活環境にあるのかを事前に把握するための公式書類・証明書となる上で、住民票の用途に似寄った形で扱われます。

入社時にも必要になる場合が多く、事前に提出が課されるかどうかの確認をしておきましょう。入社後からの生活の安定に直接関わるため、この証明書の提出を課す企業は非常に多くなるでしょう。

入社時に必要な提出書類5:年金手帳

次は「年金手帳」ですが、これは入社後に必ず課される年金加入手続きの際に必要となるため、たいていどの企業へ入社する場合でもその提出が必須となるでしょう。他の公式書類・証明書の類に比べても、この年金手帳の用途は求職者の生活安定に大きく影響します。

企業の基本情報をホームページなどで確認しておき、その証明書を提出するタイミングがどの期間になるのかや、グア知的な提出方法などを事前に確認しておきましょう。

入社時に必要な提出書類6:住民票記載事項証明書

次に「住民票記載事項証明書」についてですが、これは先述でも少し触れましたように、「住民票の一部の情報だけを抜粋した情報提供」となるため、入社する求職者の現住所がどこにあるのか、どのような環境にあるのかを直接確認するための重要な証明書となります。

そのため、多くの企業によって提出が課されることが多く、入社時の必須の提出書類としてインプットしておいてかまいません。住民票と同じく、その用途を調べましょう。

入社時に必要な提出書類7:扶養控除等(異動)申告書

「扶養控除等(異動)申告書」というのは、基本的に新卒生の場合はその提出が課されることは少なく、入社後しばらくしてから提出が漸次課される形になる場合も多く見られます。

この証明書の用途はその名のとおりに、「扶養者(結婚して儲けた扶養家族)の有無」をはじめ、特に子供の有無について確認するための証明書となるため、入社時から入社後にかけて随時に確認される証明書となります。住民票の用途とともに把握しましょう。

入社時に必要な提出書類8:健康保険被扶養者(異動)届

次に「健康保険被扶養者(異動)届」ですが、これは多くの企業へ入社する際に必須の証明書とされるでしょう。

健康保険への加入の有無をはじめ、被扶養者の有無・その被扶養者の健康保険加入の有無の確認をするために必要な証明書となり、入社時に提出が課されることがあります。

この証明書をもってその後の他種の保険加入のかみ合いも変わるため、企業情報を確認すると同時に、その証明書の用途・提出方法などを確認しましょう。

入社時に必要な提出書類9:給与振込先届書

給与振込先届書というのは、どの企業に入社する場合でも必須の提出書類となり、これは主に求職者に支払われるべき給与の振込先を確認するための証明書となるため、雇用契約を結ぶ際に必須の証明書とされます。

この証明書が不要という会社は存在しないため、入社時には必須の証明書・公式書類としてインプットしておきましょう。この証明書がない場合は仕事を開始することができません。住民票よりも大切です。

入社時に必要な提出書類10:入社承諾書・入社誓約書

次は「入社承諾書・入社誓約書」についてですが、これは入社時にその特定企業で掲げている規則・ルールといったものをしっかりインプットするための証明書(というよりは企業側の契約書類)となり、最近では多くの企業において提出が課されています。

つまり、雇用契約を結ぶ際に必須の証明書となる上で、「その企業で働く際に課される規則に同意して仕事すること」を証明する書類になります。

中途採用社員

さて次は、中途採用者が特定の企業に入社する場合に提出が課される証明書についてご紹介していきます。

中途採用の場合でも最近では、ほぼ新卒の場合と変わらない証明書の提出が課されるようになっているため、先述しました提出書類・証明書各種をしっかり把握しておき、住民票の用途をインプットする上で入社時のステップとしておきましょう。

入社時に必要な提出書類11:雇用保険被保険者証

まず「雇用保険被保険者証」ですが、これは一般に「転職時の書類手続きを円滑に行なう際に必要とされる証明書」となり、雇用保険に加入することで発行される証明書となります。

転職時には入社に際してその提出が必須とされる場合が多く、その証明書の有無をもって契約締結の有無・仕事を開始できるかどうかの確認がなされます。

企業によっては住民票の提出も課されますが、この証明書はさらに重要な証明書として扱われます。

入社時に必要な提出書類12:源泉徴収票

次に「源泉徴収票」ですが、これは主に入社後の給与の支払いに関する必須書類・証明書となり、ほぼすべての企業に入社する際にその提出が課されるでしょう。企業によっては入社後に提出を課す場合もありますが、たいていは入社時にまとめて提出させます。

源泉徴収というのは主に「年末調整」の呼称で有名な「年末において、それまでの給与に関する徴税の調整を行なうための書類・証明書」となり、すべての社員に関わります。

入社時に必要な提出書類13:運転免許などの資格証明書

これは基本的に「身分証明書」の類として扱われますが、身分を証明できる物であれば基本的に何でも良く、運転免許証でも健康保険証でも、とにかく現時点での社会的身分が企業側に伝われば問題ありません。

この身分証明書の類も入社時には提出が課されることになるため、住民票の提出と合わせる形で、「住民票を提出することでその身分証明書の提出が免除されるかどうか」の確認もしておきましょう。

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書類を提出する際の注意点

入社時に提出が課される必須書類・証明書というのは、企業と求職者との雇用契約において必須の証明書となるため提出が課されることになり、それぞれの書類・証明書の用途をあらかじめ確認しておく必要があります。

先述しましたように、企業によってはその入社時に必須の提出書類・任意の提出書類として分けているところもあるため、住民票の提出や身分証明書の提出がどのように必要になるか、という点を熟知することが大切です。

署名がきちんとされているか

これは基本的なことですが、企業への入社時に必須の公式書類・証明書というのは、必ず「その提出者の署名があるかどうか」が重要視されます。もし捺印・署名がない書類・証明書であれば、その証明書は法律において無効となるため、提出した意味がなくなります。

そのため、住民票や身分証明書の提出をはじめ、その他の公式書類・証明書を提出する際には、必ず「直筆の署名があるかどうか」をチェックするようにしましょう。

印鑑の押し忘れなどがないか

先でも触れましたように、入社時(あるいは入社後)に提出が課される公式書類・証明書というのは、その提出者の署名・捺印がなければ無効になります。そのため多くの企業でも注意されますが、必ずその書類・証明書の提出時には捺印の有無もチェックされます。

この点も事前に確認しておき、提出物に不意がないかどうかをきっちり管理するクセを付けておきましょう。

企業が入社時に用意するもの

一般的に企業へ入社する場合、新卒の場合でも中途採用の場合でも、仕事を開始するために必要な物品・備品というのはすべて企業側が用意してくれます。

そのため社員は入社後、必ずそれぞれの物品に不足がないかを確認しておき、もし不足している物があれば、速やかに企業にその旨を申し出なければなりません。仕事をスムーズに始めるための初歩的な姿勢であるため、この点にもしっかり留意しましょう。

社員証

社員証というのは「その企業で働いています」ということを世間に証明するための物品となるため、(企業によっては)すべての社員が常に携帯しなければならない所持品となります。

よく首に下げている名札やバッジ、カード・名札であったりしますが、これは企業独自のデザインによるものなので、その点は企業側が用意するものに従いましょう。この社員証がなければその会社で仕事ができないため、入社後には忘れずに確認しましょう。

タイムカード

タイムカードは「仕事の開始時間・終了時間を知らせるための個別のカード」となり、これを先述の社員証としている企業もある程で、入社後には必須の所持品として扱われます。

タイムカードがなければ上記によって仕事ができないため(給与に反映されないため)、必ず入社後には確認するべき所持品の1つになります。もしタイムカードの確認を忘れていた場合、せっかく1日働いても、当日欠勤していたことになります。

就業規則・コンプライアンス規程

どの企業でも「就業規則」というものがあり、それを念頭に置いて社員は働く形となります。また企業規模を広げるためや、その他多くの企業企画を遂行していくためにも、コンプライアンス(法令遵守)というものが課されるため、社員はその点にも留意する必要があります。

この2点に同意する形で働くことがすべての社員には課されることになるため、入社後には必須の項目となり、必ず覚えておくことが大切です。

名刺

名刺についても企業側ですでに用意している場合があるため、もし名刺が用意されている企業であれば、その名刺を身分証明書の代わりに使用することができます。

名刺というのは企業によって用意する場合としない場合とがあるため、入社後にどうしても気になる場合は、速やかに企業に直接確認を取っておくと良いでしょう。

健康保険被保険証

健康保険被保険証というのは、ほぼすべての企業へ入社した場合に用意される身分証明書の1つになります。その企業で加入させられる保険の証明書となるため、必ず常時携帯しておくことが必要です。

健康保険被保険証がなければ、その会社に所属しているとは見なされない場合もあるため、入社後にはまずこの証明書の確認をしておき、もし不足していれば速やかに申し出ましょう。

入社時に必要な書類を確認しておこう

いかがでしたか。今回は「入社時に必要な書類13選|住民票記載事項証明書と住民票の違いとは?」と題して、「入社時に必要な書類13選」についての詳細なご紹介をはじめ、入社後すぐに必要な心構えの基本や書類整理についてご紹介しました。

入社時に必要な証明書というのは、あらかじめ企業のホームページなどで確認できるため、そこでまず確認しましょう。住民票の提出についても確認できるため、その点にも留意しましょう。

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