会社説明会とは
会社説明会とは、企業の規模や業務内容などを外部の方に説明する会のことを意味します。会社説明会の多くは就職活動者や新入社員向けに開催することが多く、「企業説明会」や「就職説明会」などと呼ばれる場合もあります。
就職説明会の場合はリクルートエージェントなどを通して就職活動者にメールで案内状を送付したり、自社のホームページに会社説明の情報を掲載して告知するのが一般的です。
会社説明会の案内状を作るときのマナー2つ
会社説明会を開催する場合の多くは、これから就職活動を行う方に対し自社に興味をもってもらうために行うことが多い傾向にあります。
就職活動中の学生に対して会社説明会を行う場合は、参加予定者に送付する案内状でより企業の事業内容の魅力や良さをアピールする必要があります。
では会社説明会の案内状を作成する際のマナーについてくわしく見ていきましょう。
案内状を作るときのマナー1：興味を持ってもらえるように工夫する
会社説明会を就職活動者向けに作成する場合は、まず参加者に対して興味をもってもらえるような内容に工夫することが重要です。
たとえば、就職活動者であればこの企業に入社した場合にどんな仕事を行うのか、また職場の環境や福利厚生など、さまざまな疑問や興味をもっています。
そのため、会社説明会で実務担当者の話が聞ける、人事担当者からの質疑応答があるなど、参加者のニーズに応える内容を記載することが大切です。
案内状を作るときのマナー2：準備物を細かく明記する
会社説明会では講義などの座学以外にもさまざまなイベントを用意していることも多い傾向にあります。会社説明会の案内状では説明会のスケジュールを記載し、参加者が持参すべき持ち物も明記するのが一般的なマナーです。
新入社員向けに会社説明会を行う場合も、企業側で交通費を負担することが多いため、ボールペンと合わせて印鑑を持参するように記載するといいでしょう。
会社説明会の案内状の基本の書き方
会社説明会の案内状を書く場合は、通常のビジネスレターと同じく季節の挨拶からはじまるのが一般的です。特に就職活動者向けに会社説明会の案内状を作成する場合は、参加者に興味を持ってもらう内容にするだけでなく、簡単に式次第を記載するのが基本的な書き方です。
次は会社説明会の案内状を作成する場合の基本的な書き方についてくわしく見ていきましょう。
会社説明会の案内状を書くときに気をつけるポイント
会社説明会の案内状を作成する場合は、「文書の日付」、「宛名」、「明解な記載内容」に注意して作成する必要があります。会社説明会の案内状の右上には日付を記載しますが、日付は文書を作成した日付ではなく案内を発信した日付になります。
また案内状が同じような内容でも送付先が異なる場合は、文書の宛名や冒頭の文章も再度確認するようにしましょう。
会社説明会の案内状の例文5例
会社説明会には、就職活動者や新入社員に向けて行うものもあれば、学校などに企業担当者が出向き説明会を行う場合もあります。会社説明会といっても目的や参加者などがその都度異なる場合があるため、会社説明会の意図に合わせて案内状を作成する必要があります。
次は会社説明会の案内状を作成する場合に参考となる例文を目的ごとにいくつかご紹介していきましょう。
例文1：企業説明会の案内状例文
企業説明会は、外部の方に企業の規模や事業内容などを知ってもらうために行います。企業説明会は毎年恒例で行うことが多く、案内状の送付内容は比較的シンプルに記載することが多い傾向にあります。
例文
拝啓 （季節の挨拶文）
この度、弊社では会社説明会を下記の通り開催いたします。
なおパンフレットを〇部同封させていただきましたので、より多くの方にご参加いただけますと幸いです。
例文2：入社説明会の案内状例文
会社説明会を「入社説明会」として行う場合は、入社する方の宛名にして案内状を送付するようにしましょう。たとえば、新卒採用として入社する方向けには「内定者各位」と書面の左上に明記しましょう。
例文
拝啓（季節の挨拶文）
さて弊社では〇〇年度に入社する内定者のための入社説明会を下記のとおり開催いたします。
なお、当日は交通費を支給いたしますので印鑑をご持参いただきますようお願いいたします。
例文3：就職説明会の案内状例文
会社説明会の中でも就職活動者に向けに行う「就職説明会」を開催する企業は多い傾向にあります。就職説明会として会社説明会を行う場合は、当日参加してもらうための一言を付け足すようにするといいでしょう。
例文
拝啓（季節の挨拶文）
この度弊社では来年度の採用に向けて就職説明会を下記のとおり開催いたします。
弊社の事業内容から先輩社員の体験談などもご紹介いたしますので、ぜひ貴殿の来場を心よりお待ちしております。
例文4：高校・大学向けの会社説明会案内状例文
人事担当者の場合は採用を行う上で学校などに対して会社説明会の案内を送付するケースが多い傾向にあります。より多くの学生たちに参加してもらうためにも、丁寧に依頼する文章を作成しましょう。
例文
拝啓（季節の挨拶文）
この度は来年度の新卒採用に向けて弊社の会社説明会を下記のとおり開催いたします。
本年度も御校における多くの皆様にご参加いただけることを心より願っております。
例文5：就活生向けの会社説明会案内状例文
採用試験のための会社説明会を行う場合は、就職活動者に対してメールで案内を送付するケースも多い傾向にあります。就職活動している人はさまざまな企業の説明会に行くので、より興味を引く内容にする必要があります。
例文
拝啓（季節の挨拶文）
この度は〇〇年度の採用募集を行うに際し、弊社にて説明会を下記のとおり開催いたします。
当日は弊社の実務社員も登壇いたしますので、皆様のお越しを心よりお待ちしております。
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会社説明会の案内メールへ返信する場合のポイント2つ
企業が会社説明会を行う場合は、会社説明会の内容を記載したパンフレットなどを同封して送付する場合と資料を添付しメールで送付する場合の2つの送付方法があります。
会社説明会の案内状がメールで送付されてきた場合は、自分が参加するか否かを先方にメールで返信する必要があります。案内メールの返信にはいくつか注意しなければならないポイントがあるのでくわしく見ていきましょう。
会社説明会の案内メールへ返信する場合のポイント1：誤字脱字の確認
会社説明会の案内メールに返信する場合は、メールを送付する前に必ず「誤字脱字」がないかチェックしましょう。会社説明会は採用試験とは関係ありませんが、誤字脱字が多いメール内容は相手の担当者に悪い印象を与える可能性が高い傾向にあります。
採用に関係ないからといって手を抜くのではなく、採用試験と同じ気持ちで正しく丁寧な表現でメール文を作成しましょう。
会社説明会の案内メールへ返信する場合のポイント2：テキスト形式にしておく
会社説明会の案内メールの返信は、必ずテキスト形式で内容をわかりやすく記載するのが基本です。先方の担当者が把握したいことは「あなたが出席するか否か」です。また会社説明会の詳細がファイルで送付されたからといって、返信の際にファイルを添付する必要もありません。
案内メールのメール構成
企業の人事担当者から会社説明会の案内がメールで送付される場合は、メール本文に日時や会場名などの必要情報が記載されていることが多い傾向にあります。
また企業によっては参加の可否については「返信不要」と記載されている場合もあるので、、メール本文をしっかり読んでから返信するようにしましょう。では会社説明会の案内状に対する返信文例についてご紹介いたしましょう。
案内メール返信文例
案内メールへ返信する際のポイントは、シンプルかつ簡潔に用件を記載することです。企業側の担当者はあなたが会社説明会に参加するか否かです。
冒頭の文章は、「〇〇大学〇〇学部所属の〇〇と申します」という紹介からはじまり、自分が〇月〇日のどこの会場の会社説明会に参加するかをしっかり相手に伝えましょう。また文章の最後には「当日お会いできることを楽しみにしております」などの一言を付け加えるといいでしょう。
会社説明会の案内状のポイントをおさえよう
就職活動している方や内定者などを対象にして行う事業説明を行うことを「会社説明会」と呼びます。会社説明会ではメールで案内が送付されることが多く、参加するか否かを先方の人事担当者に返信するケースも多い傾向にあります。
会社説明会の案内に返信する場合は、誤字脱字がないかを事前に確認し、記載内容はシンプルかつ丁寧な表現で送るのがマナーです。例文を参考しながら相手に失礼のないメールで返信しましょう。
