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2019年05月31日

採用決定?内定通知書の主な記載内容10|採用通知書と内定通知書の違い

採用試験をクリアし、企業の望む人材であると認められた者に内定を通知する内定通知書ですが、良く似た名前の採用通知書とは何が違うのでしょうか。両者の違いを説明します。また内定通知書に記載される主だったものを10個上げて、具体的に説明していきます。

採用決定?内定通知書の主な記載内容10|採用通知書と内定通知書の違い

採用通知書と内定通知書の違い

採用決定?内定通知書の主な記載内容10|採用通知書と内定通知書の違い
採用通知書は、就職試験に合格した結果を通知する文書で、企業と応募者との間に労働契約を結び、応募者の採用が決定されたことを通知する内定通知書とは異なります。

採用通知書が届いた時点では、企業が応募者を雇用するか、応募者が企業に入社する意思があるのか未確定な状態です。

採用通知書が企業からの一方的な通知であるのに対し、内定通知書は応募者の申し込みに対する、企業の労働契約の承諾である点でも異なります。

内定とは?

採用決定?内定通知書の主な記載内容10|採用通知書と内定通知書の違い
内定とは、企業と応募者との間で労働契約が結ばれ、企業が応募者の採用を決定したことで、成立するためには企業と応募者の双方の合意が必要です。

そのため、内定通知書が届いた後は、企業と応募者との間で正式な労働契約が結ばれていることとなり、正当な理由なしに一方的に内定を取り消すことは、不当な解雇と同様の扱いとなって、無効となることがあります。

内々定とは?

内々定とは、企業が応募者に対して内定を出すという約束を表し、この時点では労働契約は成立していません。

労働契約が成立していない点で内定とは異なるため、企業も応募者も内々定を取り消すことができるはずですが、現実には企業による内々定取り消しが違法であるという判例が出ています。

内々定の辞退は電話でもメールでも構いませんが、できるだけ電話で直接にお詫びと辞退理由を伝えるのが望ましいです。

採用決定?内定通知書の主な記載内容10

採用決定?内定通知書の主な記載内容10|採用通知書と内定通知書の違い
一般的に内定通知書には以下のようなものが記載されます。

・採用内定の通知
・配属になる部署
・入社日
・入社日までに準備する書面
・契約期間
・労働条件
・賃金について
・休日や休暇について
・内定取消事由
・返送書類について

内定通知は口頭でもメールでも文書でも構いませんが、法的効力が発生するため、トラブルを避けるため労働条件や内定取消事由などをしっかりと記載した書面として、内定通知書を作成することが望ましいです。

内定通知書の主な記載内容1:採用内定の通知

内定通知書には企業が応募者に対して 最終選考が終了し、正式に採用することが決定した旨の通知を記載します。

企業が採用内定の通知を行うことで内定者の入社意思の確認をし、これに対して内定者が承諾することで、企業と内定者の間に労働契約が結ばれることになります。

内定通知書の主な記載内容2:配属になる部署

内定通知書には、入社後に内定者がどの部署に配属されるか、そこで行う仕事の内容や職種を記載します。

入社後に配属される部署や業務内容は、応募の時点である程度わかっている場合も多いですが、改めて内定通知書に記載することで、内定者に確認を行います。

内定通知書の主な記載内容3:入社日

内定通知書には、内定者が、新たに採用されることが決まっている企業での勤務を開始する日付けである入社日を記載します。入社式などがある場合は、その日付や場所も記載します。

法律上では、雇用契約開始日である入社2週間前までであれば内定辞退は可能ですが、一般的は内定式までに辞退するのがマナーとされます。

また、入社式が3月末でも4月2日でも、履歴書に記載する入社日は4月1日になります。

内定通知書の主な記載内容4:入社日までに準備する書類

内定先の企業ごとに必要となる書類の種類は異なりますが、内定通知書には、国民年金手帳や扶養控除申告書、住民票記載事項証明書や身元保証書、健康診断書、卒業証明書など入社日までに準備すべき書類を記載します。

内定通知書の主な記載内容5:契約期間

内定通知書には、無期契約なのか有期契約なのか、有期であればその期間、契約更新する場合があるのかなど契約期間に関する詳細が記載されます。

試用期間を設けている企業では、試用期間も契約期間のひとつとして記載します。試用期間に労働基準法などでの明確な定めはありませんが、1ヶ月から6ヶ月が一般的で、最長でも1年が限度とされています。

内定通知書の主な記載内容6:労働条件

内定通知書には、企業が入社後の内定者に対する労働条件の詳細を記載します。

詳細に労働条件を記載することで、入社後実際にどのような就業場所でどのような業務をするのかが、内定者にとってイメージしやすくなります。

また、応募時の労働条件と、記載された採用後の労働条件に違いがないかを内定者に確認する意味合いもあります。

内定通知書の主な記載内容7:賃金について

採用決定?内定通知書の主な記載内容10|採用通知書と内定通知書の違い
内定通知書には、月給や時給、日給などの賃金支払形態、給与額や賞与額、各種手当て、退職金や賃金の支払方法など、入社後の内定者に支払われる賃金についての事項を記載します。

また、応募時に説明された賃金と採用後に払われる賃金に違いがないかを、内定者に確認する意味合いもあります。

内定通知書の主な記載内容8:休日や休暇について

内定通知書には、毎週何曜日が休日なのか、有給休暇の付与日数や条件など、入社後の内定者の休日や休暇の詳細が記載されます。

内定者にとって、入社後いつどのぐらい休めるのかを把握することは非常に大切であるため、詳細に記載します。

また、応募時の休日や、休暇の条件と採用時の条件が異なっていないかを内定者に確認する意味合いもあります。

内定通知書の主な記載内容9:内定取消事由

採用決定?内定通知書の主な記載内容10|採用通知書と内定通知書の違い
内定通知書には、内定取消事由を記載しますが、内定は正式な労働契約であるため、正当な理由なしに取り消すことができません。

そのため、採用内定の取消事由が採用内定当時知ることができず、また知ることが期待できないような事実である場合など、内定を取り消すことが社会通念上相当であると認められる事由を記載し、該当していないことを内定者に確認します。

新卒の場合であれば、学校を卒業できないなどが該当します。

内定通知書の主な記載内容10:返送書類について

内定通知書には、内定者が返送すべき入社承諾書とその返送期限が記載されています。

入社承諾書を返送することで、内定者は企業への内定承諾の意思を伝え、内定者と企業との間に労働契約が結ばれることになります。

入社承諾書を返送した後は内定が確定しますので、企業は正当な理由なしに内定を取り消すことができなくなります。

入社承諾書には添え状やお礼状を同封するのがマナーとされますが、手書きである必要はありません。

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採用業務の内定通知書発送の流れ3つ

採用決定?内定通知書の主な記載内容10|採用通知書と内定通知書の違い
採用業務では、書類審査、試験、面接などのプロセスを経て、応募者が企業の望む人材であるかを見極めて、採用内定の決定をします。

採用内定の決定をした後は、内定通知書を作成送付し、入社承諾書の返送をもって、内定者の入社意志を確認することになります。

採用業務の内定通知書発送の流れ1:内定者へ入社意思確認

採用決定?内定通知書の主な記載内容10|採用通知書と内定通知書の違い
内定通知書を発送するまでに、企業は最終選考を終了し、内定を決定した内定者が本当に入社する意思があるのかを確認します。

内定者の明確な入社意志を確認するためには、メールなどではなく、直接電話などの口頭で内定する旨を伝えるのが望ましいです。

採用業務の内定通知書発送の流れ2:内定通知書の作成と内定者への送付

内定者から入社意思の確認の確認が取れたら、内定通知書を作成し、内定者へ送付することになります。

内定通知書の発送は、公正、公平な採用の徹底、正常な学校教育と学習環境の確保のため、日本経済団体連合会が設けた採用選考に関する指針に基づき、10月1日以降になされます。

この指針のため、10月1日以降にならないと内定が出せないので、それまでは内々定を出すことで内定予定者を繋ぎとめています。

採用業務の内定通知書発送の流れ3:入社承諾書の返信

採用決定?内定通知書の主な記載内容10|採用通知書と内定通知書の違い
内定者に内定通知書を送付し、内定者が記載された内容を理解し、内容に問題がないとして、同封された入社承諾書を企業に返信することで、企業と内定者の間に労働契約が結ばれることになります。

返信された入社承諾書を企業が受け取ることで、内定通知書発送に関わる採用業務は終了します。

採用の際の内定通知書について理解しよう

採用決定?内定通知書の主な記載内容10|採用通知書と内定通知書の違い
企業が応募者を採用することを決定する内定と、その内定者に発送される内定通知書は、内定者にとっても企業にとっても非常に重要なものになります。

内定という決定によって、企業には法的拘束力が発生することになるため、内定通知書を正しく作成し、内定者との間でトラブルが起きないように正しく理解する必要があります。

また内定者にとっても内定通知書は社会人への第一歩であると言えますので、正しく理解しましょう。

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