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2019年07月02日

不採用通知とは?不採用通知を送る際の注意点8つや送る方法を紹介!

皆さんは不採用通知とは何か知っていますか。今回はこの不採用通知について、送る理由や文例、送ることのメリットやデメリット、注意点などをご紹介します。人事担当をされている方に特に参考になる内容となります。ぜひ読んでみてください。

不採用通知とは?不採用通知を送る際の注意点8つや送る方法を紹介!

不採用通知とは

不採用通知とは?不採用通知を送る際の注意点8つや送る方法を紹介!
不採用通知は、お見送り連絡とも呼ばれており、求職者に対して不採用が決定した際に送る通知のことです。

受け取る側も送る側も心理的に辛いものですが、今後どこかでまた関わりを持つ可能性がある相手に送るものですので、作成時は注意が必要です。

今回はこの不採用通知について、送る理由や文例、送ることのメリットやデメリットをご紹介します。人事担当をされている方に特に参考になる内容となります。

不採用通知を出す理由

不採用通知を出す最大の理由は、選考参加への謝意を伝えることです。

単純に不採用であるという結果を伝えるだけではなく、選考に足を運んでくれたこと、書類や作品を作成してもらったことなどに対する感謝の気持ちを表すことが重要です。

人手不足が深刻化する中で、今後別の機会にまた応募してみようと思ってもらえるような不採用通知を作成することが大切です。

不採用通知を出すメリット

応募者は自社では不採用であっても、別の企業に就職が決まった場合は取引先になる可能性もある相手です。不採用通知で丁寧な対応をしたことで自社に好印象を持ってもらえれば、取引が良い方向に展開する可能性があります。

また昨今は就活サイトの口コミが、企業イメージを左右することもしばしばあります。不採用通知の際に誠実な対応をしていれば、ポジティブな書き込みがなされ、企業イメージの向上につながる場合もあります。

不採用通知を出すデメリット

不採用通知の作成には採用の規模が大きければ大きいほど手間がかかり、内容によっては応募者の心象を悪くしてしまい、トラブルになることもあります。

不採用通知を送らなかったり、不適切な内容を記載したことで企業に対してネガティブイメージを持った場合、就活サイトの口コミで悪い書き込みをされる可能性もあります。

口コミの例のように、不採用通知のメリットとデメリットは表裏一体な部分もあります。

不採用通知を送る際に注意したい8つのこと

不採用通知とは?不採用通知を送る際の注意点8つや送る方法を紹介!
ここまで不採用通知とは何か、また不採用通知を出すメリットとデメリットは何かについてご紹介しました。

ここでは実際に不採用通知を送る場合に注意すべき8つの項目について説明していきます。不採用通知を作成する際はこれらの項目について、ぜひチェックしてみてください。

不採用通知を送る際の注意点1:タイトルが選考結果とわかるかどうか

不採用通知とは?不採用通知を送る際の注意点8つや送る方法を紹介!
特に不採用通知をメールで行う場合の注意点として、それが選考結果であることが一目でわかるようにすることが挙げられます。

就職活動をしていると、毎日のようにスカウトメールやメールマガジンなどが大量に送られてきます。それらのメールに埋もれて見落とされてしまうようなタイトルだと、トラブルや悪印象につながります。

タイトルだけで選考結果の内容だとわかるようなタイトルをつけることが大切です。

不採用通知を送る際の注意点2:宛名が省略されていないかどうか

メールで不採用通知を行う場合の注意点に、宛名の省略禁止があります。貴殿などの代名詞も避けるべきです。

不採用通知のフォーマットを作っている企業が多数ですが、名前を省略したり代名詞を使ったりすることはいかにもテンプレートを使っているという印象になり、応募者に失礼になってしまいます。

ちょっとしたことですが、不採用通知は応募者の名前が入るだけで求職者に与える印象が大きく変わります。

不採用通知を送る際の注意点3:応募者への配慮を欠いていないかどうか

応募者への配慮を欠いていないかどうかも、不採用通知の注意点の一つです。

文章が高圧的だと、応募者に不快感を与えてしまいます。逆に低姿勢過ぎても不採用の理由を問われるなどしてトラブルに発展する可能性があります。

応募者の心象に配慮し、丁寧に感謝と今後の活躍を願っていることを伝えるようにします。

不採用通知を送る際の注意点4:応募者への選考参加に対する謝意があるかどうか

不採用通知とは?不採用通知を送る際の注意点8つや送る方法を紹介!
はじめにお話ししたとおり、応募者に対して不採用通知で選考参加に対する謝意を伝えることも注意点の一つです。

自社に興味を持って応募してくれたことや、選考会場まで足を運んでくれたこと、作品などを作成してくれたことなどたくさんの手間に感謝を述べ、今回意に添えなかったことを丁寧に伝える必要があります。

不採用通知を送る際の注意点5:不採用理由があるかどうか

不採用通知とは?不採用通知を送る際の注意点8つや送る方法を紹介!
不採用通知を作成する際の注意点に、基本的に不採用の理由は述べないことが挙げられます。

不採用となる理由は説明されても納得できない内容であることも多く、伝えたとしてもメリットは多くはありません。

不採用の理由を聞かれた場合の注意点としては「不採用の理由はお伝えてしていない」などとし、曖昧な答えは避けるようにすることです。

不採用通知を送る際の注意点6:書類や作品の返送や破棄について触れているかどうか

不採用通知の注意点には、応募者から受け取った履歴書や作品などをどのように扱うかを明確にすることも挙げられます、

メールで不採用通知を行う場合は、文書内で破棄するのか、追って郵送で返却するのかを伝えます。

郵送で不採用通知をする場合は、不採用通知にその旨を記載した上で破棄するか同封します。理由があって同時に返却ができない場合の注意点としては、追って返送する旨をあらかじめ不採用通知に記載します。

不採用通知を送る際の注意点7:不採用通知の時期がふさわしいかどうか

不採用通知とは?不採用通知を送る際の注意点8つや送る方法を紹介!
通知の時期も、不採用通知において注意点の一つです。

応募者の立場からすれば、一刻でも早い通知が欲しいと考えています。不採用の場合は特に、2、3日中にメールで通知するのが注意点となります。

また、いつごろ連絡をするかを応募者全員に事前に伝え、必ずその期日までに連絡することも注意点の一つです。これだけでも印象はかなり違います。

不採用通知を送る際の注意点8:「やっぱり採用したい」に備えてあるかどうか

不採用通知を作る際、意外と意識し忘れてしまう注意点に「やっぱり採用したい」に備えた内容かどうかということがあります。

採用試験直後の時点では不採用だったとしても、内定者の辞退などで「やっぱり採用したい」ということになる可能性があります。そのため、合格・不合格とはせず、ご希望に添えず申し訳ないなどの表現の仕方にし、つながりを残せるようにすることが注意点となります。

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不採用通知を送る方法

不採用通知とは?不採用通知を送る際の注意点8つや送る方法を紹介!
不採用通知を送る方法は大別してメールと文書があります。また注意点の一つに、人材紹介会社を通している場合には対応が異なるという点があります。

ここではそれぞれの特徴と注意点、実際の文面をご紹介します。不採用通知を送る際の参考にしてください。

不採用通知を送る方法1:メール

特に応募者に返却するものがない場合は、不採用通知はメールで送っても問題ありません。

先に述べたとおり、たくさんのメールの中で埋もれてしまわないようなわかりやすいタイトルで、丁寧に内容を伝えることが注意点となります。実際の文面を例を次項でご紹介します。

不採用通知をメールで送る場合の文例

不採用通知をメールで送る場合の文面は以下のようになります。

タイトルが選考結果だとすぐに分かり、やっぱり採用したい、となった時のためのつながりを残すような文面となっています。ぜひ作成時の参考にしてください。

●●職選考結果のご連絡

株式会社●●●●
●●●●様

お世話になっております。
一般社団法人日本ビジネスメール協会、人事部の山田太郎です。

このたびは、●●職の採用にご応募いただき
ありがとうございます。

厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、
今回は採用を見送らせていただきます。

多数の企業の中から当協会にご応募いただいたことに感謝するとともに、
●●様のますますのご活躍をお祈り申し上げます。

ありがとうございました。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
一般社団法人日本ビジネスメール協会
人事部 採用担当 山田 太郎(YAMADA Taro)
〒101-0052 東京都千代田区神田小川町2-1 KIMURA BUILDING 5階
電話 03-5577-3210 / FAX 03-5577-3238 / メール info@businessmail.or.jp
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
一般社団法人日本ビジネスメール協会 https://businessmail.or.jp/
アイ・コミュニケーション公式サイト http://www.sc-p.jp/
ビジネスメールの教科書 https://business-mail.jp/
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

出典: https://business-mail.jp/example/498 |

不採用通知を送る方法2:文書

応募者に対し書類や作品などの返却がある場合は、それらを一緒に封入した上で文書で不採用通知を送付します。

文書の場合も分かりやすく、相手に対して失礼のないよう文章を作成することが注意点となります。実際の文面の例を次項でご紹介します。

不採用通知を文書で送る場合の文例

不採用通知を文書で送る場合の文面は以下のようになります。

メール同様、タイトルは選考結果だと一目見てわかるようになっています。書面で不採用通知を送付する際の、預かった書類を返す内容も記載されていることが確認できます。作成時の参考にしてください。

平成◯◯年◯◯月◯◯日
新卒桜子様 ※1
選考結果のご通知
拝啓 ※2
このたびは弊社の求人にご応募いただきましてありがとうございました。
慎重に選考を重ねました結果、まことに残念ながら今回についてはご期待に添えない結果となりました。
今回は思いがけず沢山の方からご応募をいただき、弊社といたしましても大変苦慮した上での決定であることを申し添えます。※3
お送り頂いた応募書類を同封させていただきますので、ご査収下さい。
末筆ではございますが、貴殿のご活躍とご健勝をお祈り申し上げます。
敬具 
見本物産株式会社
夏樫市夏樫町夏樫□−□−□
tel. □□□−□□□□
人事部人事課

出典: https://www.jp-guide.net/businessmanner/tool/tsuchi2.html |

不採用通知を送る方法3:人材紹介会社を利用している場合

不採用通知とは?不採用通知を送る際の注意点8つや送る方法を紹介!
人材紹介会社を利用して採用活動を行っている場合の注意点として、基本的に企業と応募者が直接連絡を取ってはいけないことがあります。

人材紹介会社の仲介がある採用では不採用通知を行うかどうか、事前に人材紹介会社に確認しておくと安心です。

正しい不採用通知の送り方を知っておこう

不採用通知とは?不採用通知を送る際の注意点8つや送る方法を紹介!
いかがでしたか。今回は不採用通知とは何か、その内容とメリット、デメリット、注意点についてご紹介しました。

人事や採用の担当をしている場合、どうしても不採用通知を送る場面は出てきます。辛いことですが、不採用通知は先ほどの注意点を意識して作成すれば、人材とのつながりを増やす方法にもなります。

応募者に対する感謝の気持ちを持って、次に繋がるような不採用通知を作成できるようにしましょう。

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