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2019年08月07日

採用業務の効率化を図る5つの方法|採用業務の効率化の5つの事例

新卒採用、中途採用・・・。採用活動が業務の方は、「もっと効率良くならないかぁ・・・」そんな風に思っている方、いらっしゃるんではないでしょうか。 
この記事では、5つの事例を紹介し、採用業務の効率化につながるお手伝いを致します!

採用業務の効率化を図る5つの方法|採用業務の効率化の5つの事例

採用業務とは

採用業務は企業の人事を考える上で、避けて考える事ができない大切な仕事です。採用業務とは、具体的に言えば「採用計画」「求人」「会社説明会」「面接」「選定・内定」そして「内定者のフォロー」までの流れ全体の業務のことを指しています。

これらの業務内容については会社により異なっていますが、上記の解説の通り、仕事の内容が多岐に渡っています。ステップをクリアして、失敗が無いよう登用が行われるのが一般的です。

採用業務のフロー

例えば新卒の採用をひとつ取り上げるとしても作業工程をフローにまとめ、手順を追い採用業務を行う、などの方法で失敗が少ない採用を行います。新卒採用の傾向をチェックすると、近年はエントリーした応募者側で企業を選ぶ流れとなる「売り手市場」となっています。

こうした状況の中で人事部の採用担当者においては、できるだけ質が高く、そしてより効率化を考えた採用業務を遂行する作業が求められるでしょう。

採用計画

まずは採用計画を企画する事からはじめます。採用計画の基本となるポイントのひとつは「これから企業成長を遂げて目標を達成させるために、どのような人材を必要とするのか」の効率化を考えます。

そしてもうひとつは企業側の視点から「これから人材を募集するにあたり、自社が求める人材へ効率良く注目してもらうために、どんな強みを持って応募者へアピールしていくか」という二つの点について効率化を考える事が大切です。

求人

採用業務の計画を、一番最初に実行へと移すステップが「求人」になります。ハローワークで募集する、あるいは求人情報サイトで情報公開するなど、求めている人材が集まっている求人サイトで公開します。

色々な採用方法はありますが、近年では求人サイトなどを活用した募集が主流となっていて、いずれもコストがかかるため費用対効果を考慮した効率化の検討が大切です。求める人材像、自社の強みなどを考慮し求人を進めます。

会社説明会

会社説明会やセミナーなどの講習を開いて、学生がより身近に社員になりたいと感じるための同期作りをする作業です。開催までの手順には時間も手間もかかるため、周囲のスタッフと綿密な連携をとりながら、作業を進める事が大切です。

説明会の内容としては、企業の魅力や強みなどをアピールしながら、従業員としてのイメージを考えてもらえるように企業理念や給与、教育や研修制度、業務内容などを具体的に説明していきます。

応募情報管理

新卒採用を募集している間の期間には多くの応募者情報が企業へと集まってきます。ここでの情報管理は、採用業務を行う上での大切な作業のひとつとなっている事を意識しておきましょう。

また応募者情報に関しては個人情報ですので、管理や取扱い方法をきちんと前もって決めておき、情報管理を徹底しておく事が大切になります。特に複数のスタッフとの間で個人情報を共有する場合、トラブルが生じやすいため注意が必要です。

面接

事前に経営者自身が会社の将来のビジョンを明確にし、他社にない特徴や自社の強みを応募者へアピールする事が大切になります。

応募者が少ない場合もあるため、こうした場合には入社していただく動機づけを考えて、この会社へ入社したいと考えてもらえるような提案を行う事が大切です。

面接については単に会社側が応募者の資質を評価する場ではありません。会社と応募者とが相互選択を行う場となる事を押さえておきましょう。

内定者フォロー

このステップは、内定者からうまく心を開く手続きです。まず企業の側から誠意を持って歩み寄りを行い「自己開示」をする作業からはじめます。そして次に内定者の立場を考えて、フラットな立ち位置で相談に乗るといった流れにします。

ここで注意したいのは「自社に入ってもらいたい」という気持ちがあると、内定者が身構えてしまう事もあるため注意しましょう。内定者の立場を考えて不満や疑問をうまく聞き出す姿勢が大切です。

入社

内定者のフォローを終えたら、これまでの採用業務を振り返り、業務内容を整理したり反省点を見つけてリストアップし、今後の改善に繋げるようにします。入社後は新入社員教育を行うプラン、新入社員に接する時のポイントなど、事前に自社内において周知させておきます。

入社前研修への参加意欲を高めるために教育プログラムの必要性を考え、研修で学んだことを職場へ持ち帰り、実践活動へと移すことを奨励させます。

採用業務の効率化を図る5つの方法

採用業務の効率化を図るための方法について、5つ紹介します。企業が成長するための新しい人材確保を行う機会ですから、求人応募や書類選考、面接のセッティングなどを考慮し、うまく新規人材を取り入れる事が大切です。

従来からのフローを見直したり、採用管理システムを活用するなど、ITを活用した効率化についても説明します。とかくわずらわしく、ミスが許されない作業も多くいため、効率改善を考えて採用業務を管理しましょう。

採用業務の効率化を図る方法1:フローを見直す

新卒採用は毎年のフローを元に行っていきますが、このフロー通りに作業を行っても作業が面倒だったり、滞りが生じやすい事があります。

まずは現任者から提案されているフローから大まかな採用業務の流れをイメージし、質が高く効率的な採用業務を実行することができるように工夫をします。

具体的には上記で解説してきたような採用業務のステップを、自社に当てはまるようにひとつひとつ考え直していきます。

採用業務の効率化を図る方法2:採用管理システムの活用

採用管理システムというのは、応募者に関する情報をITを活用して情報管理し、採用業務の効率化を図るシステムです。近年ではクラウド型の採用管理システムが主流となっていて、部署ごとの情報管理を一元管理し、採用業務の効率化がなされています。

具体的に効率化しやすい部分は、新規人材の採用過程を視覚的にわかりやすく管理したり、また応募者情報を分析しやすくする事もでき、自社に最適な人材を選びやすくする事もできます。

採用業務の効率化を図る方法3:採用アウトソーシング

採用業務のアウトソーシングとは、採用代行とも呼ばれている業務で、具体的には自社への採用業務の活動を外部へ委託し、効率化を図る作業です。採用業務を採用アウトソーシングで効率化するメリットは、重要な業務に集中する事ができるという点にあります。

採用を依頼する会社との信頼関係や、自社に関するノウハウが構築されているかどうかについても考慮し、他社と足並みを揃えた採用業務を行う必要があります。

採用業務の効率化を図る方法4:求人情報採用ページを活用する

自社の採用ページを活用して、採用業務での求人を効率的できます。応募者側へと自社への会社概要を効率的に周知させる事ができるほか、採用後の教育プログラムとしても役立ちます。

特に求人媒体では伝わりづらい「企業理念」や「社風」、「会社が持っているビジョン」といった活動情報を、誰でも確認しやすくなります。応募者以外にも、応募を検討している人に情報拡散する事ができ、採用業務のコスト削減が可能です。

採用業務の効率化を図る方法5:求人メディアを活用

近年テレビコマーシャルなどで話題になっている求人メディアですが、年齢性別、また地域を問わず誰でも手軽に必要な求人を呼びかける事ができるメリットがあります。

求人メディアで募集をしておくと、応募者側としても手軽に履歴書を作成してエントリーしやすく、また自社ホームページへの誘導を行いやすくもできるメリットがあります。求職者が閲覧するサイトですので、効果的に告知する事ができるという特徴もあります。

採用業務の効率化の5つの事例

採用業務の効率化を図る5つの方法について紹介します。採用業務は人間関係が絡んでおり、わずらわしい手続きがを行う作業も多く、ミスが生じてしまいがちです。

こうした採用業務の効率化を図るためにどのような具体的事例を考慮すればいいのか、ここでは5つの具体的事例パターンについてを取り上げ、解説していきます。

また効率化の方法はこれだけではないため、採用業務を行う現場では臨機応変に対応できるようにしましょう。

採用業務の効率化事例1:自動化させる

採用業務はとかく資料が多くなりがちです。例えば履歴書に掲載される個人情報や連絡先、採用業務の計画書、採用広告を支払いする時の明細書など、大切な書類をやりとりして管理する機会が増えます。

パソコンへ入力する時に自動化させてみましょう。「クラウド型電話帳」のアプリを活用すれば、個人情報の管理を自動化させ、登録作業を短時間で終わらせることができるといった利点があります。

採用業務の効率化事例2:業務マニュアル作成

業務マニュアルの作成をし、採用業務の効率化を図る、という具体的な事例です。頻度が低くなりがちな採用業務は、思い出しながら作業すると毎回採用パターンが変わってしまったり、手続きの内容に不備が生じてしまいがちです。

しかし業務マニュアルを作成しておけば、採用業務を実施する回数が少ない会社であっても規定手順に沿った作業を行うことができます。

採用業務の効率化事例3:フローチャート作成

これも業務マニュアル作成の項目と一致しているところがありますが、業務フローをチャートで作成して、視覚的に確認する事ができる状態を作っておく事が業務効率化に繋がります。

特に部署の中やチーム内でフローチャートを共有しておけば、誰が何をするのかについてわかりやすく確認する事ができるほか、仕事の抜け漏れがなくなります。フローチャート図を作成する事で、複雑な工程でもミスが減り作業効率がアップします。

採用業務の効率化事例4:作業の手続きを見直す

採用業務の手続きを見直したり、ITを活用する事で作業効率化を図る事例です。事前に採用業務をフローチャート管理するソフトを活用する方法もいいですし、過去に行った採用業務から失敗を振り返り、効率化を図る方法もあります。

「単純に作業速度を早めるだけではなく、作業ががさつにならないようにする」など、ひとつのタスクを評価しなおす方法もあります。こうして作業を見直しコスト削減へ繋げる事ができるものもあります。

採用業務の効率化事例5:重要度を決める

どうしても人手不足で、予め計画していたひとつひとつのフローへと手が回りきらないという場合には、作業の重要度を決めます。重要度が高く取り急ぎ作業しなければならない仕事に限定し、タスクをこなしていくという方法です。

この方法なら、たとえ忙しく人でが足りない場合でも採用業務の効率化を図る事ができるため、人員が少なくとも作業効率化ができます。上記の中で、唯一仕事を減らす方向で考える方法と言えるでしょう。

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採用業務の4つの問題点

採用業務の効率化を考える時に問題となりやすい部分を紹介します。ここではとりわけ問題点となりがちな4点を取り上げます。

採用業務では、人との関わりが多いため想定外のトラブルが生じる事もありますが、しかし事前にリスクや問題点を掲げて対処法を考えておく事で、わずらわしい問題が生じたとしても対処しやすくする事ができるでしょう。

特にコスト面を考える事は、業務効率化に欠かせないため定期的な見直しも大切です。

採用業務の問題点1:労力

例えば求人情報の告知をひとつ取り上げてみても、採用担当者や他部署などと協力して作業を行うため、労力が必要です。求人メディアへ求人広告を掲載するとなると、アカウント登録や登録までに手間がかかります。

それぞれの担当者は他にも仕事を担っているため、作業を片手間に採用業務を行う必要があります。時間に余裕をもって、事前に採用業務のプランについて周知や検討を行っておくようにしましょう。

採用業務の問題点2:時間管理

採用業務を効率化させるにあたり、時間管理を考える事は大切なポイントのひとつです。

面接場所を準備するほか、応募者とのスケジュール管理をやり取りをスムーズに行う事も大切ですし、急なキャンセルやプラン変更などにも臨機応変で対応できるように配慮できるようにしましょう。

単に迅速に作業するだけでなく、ひとつひとつの作業ががさつにならないよう注意し、タスクを丁寧にこなす事ができるように考慮しておきます。

採用業務の問題点3:コスト

求人広告を掲載するにせよ、コストがかかります。できるだけコストを押さえた求人広告をするなら、例えばコンビニ店舗などでは店頭へ求人広告を張り出しをするなどで対応しますが、オフィスワークではそうした広告ばかりでは対応できない事もあります。

求人メディアや新聞広告などで求人する事になりますが、この場合コストに配慮した効果的な周知を行う事ができるようにします。

採用業務の問題点4:情報管理

業務管理の効率化を図るときには情報管理の方法も考慮しておく事が大切です。

応募者が多い場合には氏名や連絡先だけでなく、家族との繋がりに関する情報などが履歴書に記載されている場合もあり、こうした情報は個人情報ですので、閲覧できる人を指定しておくなど、情報の扱いには徹底するようにします。

クラウド電話帳を活用し、管理しておけばセキュリティにも安心ですが万が一の誤操作で漏洩しないように注意しましょう。

採用業務を効率化し人材確保に努めましょう!

新しい人材確保のためには採用業務を効率化する事が大切である事を説明してきました。会社が成長を続けるためには、新しい人材を取り入れ作業を短時間で行ったり、従業員一人あたりの負担を最適化させることが必要です。

まず採用業務から効率化させ、仕事を円滑に行える従業員の確保を目指せる事から始めます。採用業務は従業員の採用からスタートするため、念入りにプランを練っても損はしないと言えるでしょう。

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