名簿管理とは？
それぞれ会社で管理しなくてはいけない情報や資料などのものは数多くありますが、一番情報取得数が多く管理しにくいものは顧客の名簿の管理ではないかという企業が多いです。
顧客名簿は名刺交換のたびに営業が持ち帰ってくる重要な会社にとっては重要な情報であり、これから顧客になるべきクライアントやすでに顧客として取引している相手も含めて膨大な量になり、これを一括で管理していくことはかなり難しいものがあります。
名刺管理ソフト
営業職の方々が一番数多く交換している名刺の数々ですが、日々の営業活動で交換する名刺の数は積み重なると膨大な量に登るはずです。
一人の営業マンでもたいそうな量になるこの名刺ですが、一体どうやって管理しているのでしょうか。
統計を見ると約半分の企業がカードホルダーで名簿式に管理しているという意見が多く、これでは欲しい情報を引き出すのも一苦労です。
そんなときに非常に役立つのが名刺管理ソフトです。
CRM・SFA
顧客管理をするに当たって機能するのは名刺管理ソフトなどですが、最近になって注目されているのがＣＲＭやＳＦＡです。
ＣＲＭとは別名顧客関係管理システムと呼ばれ、全ての顧客情報を名簿管理し、メール一斉送信機能などを駆使し経営戦略を立てていくツールと呼ばれています。
またＳＦＡとは別名営業活動自動化システムと呼ばれ、案件情報や商談情報などを入力することで営業活動を効率化するツールといわれています。
名簿管理に役立つ会員管理システムとは？
名刺やクライアントの情報などを名簿で管理する際に役に立つ方法として会員管理システムという方式がありますが、会員管理システムを導入することによって販促マーケティングが促進できるようになりオプションの利用などでマーケティングの細分化も可能です。
導入によって可能なことは会員データの一括管理が可能になる事、さらにメール配信も会員管理システムで可能、会員管理サイト（マイページ）の設立管理も可能です。
会員情報を一元管理できる
膨大な会員情報を一元管理することによってその情報を営業管理担当のみではなく企業全体で管理ができるようになるため社内部全体が顧客の問い合わせなどに対応できます。
また現場情報を経営陣がすぐに把握できることでアナログな名簿管理などに頼らずに的確な経営判断ができる事で多方面にメリットがあるでしょう。
それにより作業効率の向上やコスト削減、コミュニケーションの促進や人材の適材適所への配置が可能になります。
イベント運営管理
会社にとって顧客名簿の重要性もそうですが顧客データの活用としてイベント開催もまた重要なツールと捉えることができます。
顧客名簿を一元管理できるようになると、イベント運営管理にもメリットが出てきますし、イベントの告知、受付、運営開催、開催後フォローが効率化でき、肝心なフォローや分析が簡単に行えます。
これによってイベント開催の事前準備から当日運営、事後報告と分析まで全社で共有ができるようになります。
最適な会員管理システムをもつ組織5つ
このように最適な会員管理システムが構築できると全社内での情報共有に対する反故がなくなり、経営陣から営業担当や経理部門までストレスのない情報共有ができるようになるので、アナログな名簿管理よりも完璧な会員管理が実現します。
このような動きは最近になって浸透し始め、現在では多くの企業が会員管理システムの積極的な導入に踏み切っています。
そんな中、最適な会員管理システムを持つ組織5つを紹介しましょう。
1：学会や学術団体
各種学会や学術団体は高度な会員管理を行っており、会員名簿から会員種別やプロフィール登録、セキュリティシステムや設定まで一元管理が実現されています。
さらに経理上の会費の管理や複数の会費決済のサポートなどもでき、また会員への情報発信としてメール配信、お知らせニュース各種ファイルの共有などのサポート面も充実しています。
そして学会ホームページの管理や学会大会の申し込み、タイムテーブルの作成まで可能です。
2：協会やNPO法人
各種協会やＮＰＯ法人も積極的に顧客管理システムを導入しており、従来のアナログな名簿管理からの脱却を果たしています。
協会やＮＰＯ法人の場合は非営利団体が多く、一般人からの参画が多いため多くのシステムはクラウド化されていいることが多く、スマートフォンやタブレットでの使用に最適化されている場合が多いです。
またそれぞれの団体の特性に合わせたカスタマイズも可能になっており、サポート体制の充実が光ります。
3：社友会や企業OB会
社友会や企業ＯＢ会でも会員管理システムが導入されていて、円滑でスムーズな会の運営に役立てています。
内容的には会員名簿の一元管理が一番大きく、退職者や各企業ＯＢの名簿を誰でも会員ならば閲覧ができるようにクラウド化したものが多いです。
他にはニュース、お知らせ自動化、慶事や訃報などの情報をホームページにアップするなどが可能で、さらにイベント用に会員の宛名をラベル印刷して効率化を図ることも可能です。
4：医師会や医会
医師会や医会でもデータ管理の一元化は進んでおり、こちらも医師会、医会の会員名簿のシステム化や、医療面での重要情報の管理も多いためＩＤとパスワードの活用でセキュリティを重要視したシステム構成が特徴になっています。
さらに医療機関との連携を高めるために会員データと医療機関データの紐付け管理ができ、会員の所属している医療機関がすぐに特定できるようになっているので、医療機関側でもデータを突合せができます。
5：ユーザー会や同好会
ある特定のユーザー会や同好会といったところでも会員管理システムは導入されており、各活動運営に役立っています。
重要なのはやはり他と同じく会員名簿のシステム管理による一元化が一番大きな部分になりますし、会員限定のコミュニティサイトの立ち上げから運営と経理的には会費の登録やイベントの通知や出欠状況をこれらも一元管理する事が可能です。
そしてユーザー会などでは製品の満足度アンケートの自動発信も可能です。
あなたの会社に仕事の生産性をあげる「働き方改革」を起こしませんか？
最近世の中に働き方改革という言葉が流行していますが、貴方の会社は真の意味での働き方改革ができているでしょうか。
いつまでもアナログな時代を引きずった名簿管理や社員一人に担当として手動で名簿管理をさせるような愚挙はもうやめにして、名簿管理一元化システムを積極的に導入し真の生産性を挙げる働き方改革を起しませんか？
すでにライバル達は続々と導入を始めています。
活用事例
先に挙げたような5組の組織は非常に高度な会員管理システムをそれぞれ構築しており、適材適所の全組織の人員が配置でき、経費を圧倒的にコストダウンし、有数ダウンが的確に届くよう社内のシステムを有効活用しています。
シクミネットの活用事例
シクミネットは最近急速に脚光を浴びてきている管理システムのクラウドサービスのひとつで、会員管理、入金管理、イベント管理をひとつのクラウドシステムで一元管理できるクラウドサービスとして業界最安水準で新規開業事業所などの依頼数が多い注目のクラウドサービスです。
公益社団法人日本ビリヤード協会
日本ビリヤード協会は昭和２６年に設立され現在は大多数の会員を抱える世界的規模のビリヤード協会に成長しました。
こちらはシクミネットの会員管理システムを採用しており、膨大な会員情報をしっかりクラウドで七間管理しており、会員からの評判も高いです。
SmartCoreの活用事例
SmartCoreはこちらも近年加入者がｌ急増している会員管理システムでSmartCoreに関してはクラウド型ではなく、加入式のシステム提供で強固なシステム環境を提供するのが特徴となっております。
日本スパ・ウエルネス協会
日本スパ・ウエルネス協会は2005年にＮＰＯ法人として発足したエステティック業界の健全な発展とセラピストの地位向上を目的として活動しております。
こちらはSmartCoreのシステム管理を導入しており主に会員専用ページのしっかりした作りや会員情報の徹底したセキュリティ管理で定評を博しており、会員の支持も高いです。
適切な名簿管理で組織運営を円滑に進めよう
これまで見てきたようにもはやアナログな顧客名簿による管理はこの時代では通用しなくなってきており、顧客情報をしっかり守ることと会員情報の一元管理が最も重要な事項として位置付けられています。
これからは適切な会員管理システムを導入し、組織運営が最も速やかに円滑に動いていくように企業の有数から取り組んでいくことが重要になってきます。
