残業ゼロとは
残業は過労や賃金未払いなど、いろいろな社会問題の原因となっていました。そのため、残業ゼロを目指して多くの企業などが、できる限り残業を減らすための取り組みが今まで行われてきました。
また、2019年の4月からは罰則付きの残業規制も始まりました。しかし、残業ゼロを目指すということは、今までよりも効率良く仕事をこなして、勤務時間内に仕事を終える必要があります。
ワークライフバランス重視の取り組み
上記で述べた通り、残業ゼロを目指すためには、今まで以上に効率良く仕事をこなす必要があります。しかし、残業ゼロにするために、仕事が残っているにも関わらず、会社から帰宅を命じられて、結局は家に仕事を持ち帰ることになってしまうということもあります。
これでは仕事が生活の調和まで乱すことになってしまいます。なので、残業ゼロの取り組みでは、単純に早く残業をさせないというルールだけでは実現することはできません。
残業ゼロを実現する6つの取り組み
残業ゼロの取り組みとして、残業を禁止するようなことをしてしまうと、今まで残業が当然となっていた場合は、仕事の効率を上げる必要があります。
しかし、効率を上げるにも限界はあり、取り組み方を間違えてしまうと、残業ゼロの取り組みは現場に負担をかけるだけとなってしまうこともあります。
なので、残業ゼロ実現するためには、働く側と企業側の両方の意見を取り入れて、取り組み方を考える必要があります。
取り組み1：仕事のルールの見直し
毎日行う仕事では流れが出来上がっていて、その流れに沿って行うことが最も効率が良いと思い込んでしまうことがあります。
また、その流れが最も効率が良いと思い込んでしまうことで、その流れを変えてはいけないというルールが作られている場合もあります。
しかし、今の流れよりも効率の良い方法がある可能性もあります。なので、仕事の効率を上げるためには、まず思い込みを捨てて、ルールの見直しから始めても良いでしょう。
取り組み2：スケジュールとタスクの共有
仕事は複数の人で行うこともあります。複数人で仕事をする場合には他人のスケジュールに合わせて進行をしたり、誰がどの仕事をどこまで行っているかを把握したりなどして連携を取る必要があります。
そのため、他人のスケジュール待ちや、作業の進行状況の確認など、作業自体とは別の部分で時間が取られてしまうことが良くあります。なので、スケジュールやタスクは情報を共有して、時間を効率的に使える環境にすると良いでしょう。
取り組み3：効率化ツールを導入
仕事では時間のかかる単純作業があったりもします。もし、その単純作業が人の手でなく、ツールによって行えるのであれば、大幅な時間削減が期待できます。
アプリやソフトなどの効率化ツールでは高額な物もあり、なかなか導入できないということもありますが、残業ゼロの取り組みとして導入を決断されることもあります。
また、高額な効率化ツールでなくても、エクセルで簡単なマクロを組むだけでも作業効率を上げることはできます。
取り組み4：外注を活用
すべての仕事を社内で行おうとすると、作業量が多くなり、社員は残業をしなければならなくなります。なので、その作業量の一部を外注して、仕事量を残業ゼロの範囲にするという方法もあります。
外注を活用することで仕事量が減り、仕事をする時間も減ります。そのため、残業の時間も減ります。ただし、外注を活用すると、その分の利益がなくなってしまうため、会社にとっての負担は大きくなります。
取り組み5：業務の洗い出し
仕事のルールの見直しや、効率化ツールの導入、外注の活用などは残業ゼロの取り組みとして有効です。しかし、これらの取り組みを実行するためには、まず現状を把握して、どこに仕事の効率化ができる部分があるかを洗い出す必要があります。
そのため、残業ゼロに取り組む最初の段階では、今行っている業務の洗い出しをする必要があります。
取り組み6：従業員にアンケートを取る
ルールを決めるのは上層の人たちですが、実際に仕事をしているのは現場で働く授業員の方が多いです。そのため、仕事の効率については従業員の方がよくわかっていることもあります。
場合によっては、効率が悪いとわかりながらも、ルールなので従っているという状況もあります。なので、業務の洗い出しの際には、従業員から作業効率が悪いと思っている部分や、作業効率を上げる方法などの意見をアンケートで集めておきましょう。
残業ゼロ取り組みのコツ
残業ゼロの取り組みはルールを決める一部の人たちだけで考えてもうまくいきません。上記で述べた通り、まずは実際に仕事をしている人の意見を参考にしないといけないため、残業ゼロの取り組みは会社と従業員が一緒になって行う必要があります。
また、残業ゼロの良い取り組み方が見つかっても、実行して成功しなければ意味がありません。その残業ゼロの取り組みを実行して、成功するためにもいくつかのコツがあります。
社員に動機付けさせる
仕事に対して常に受け身という人もいます。仕事を受け身でしていると、残業ゼロに向けて、仕事効率を上げるための工夫を自ら行うことがありません。
残業ゼロを実現するためには、残業ゼロにするために社員も自ら進んで仕事の効率化などの方法を考える必要があります。
そのため、なぜ残業ゼロを目指す必要があるか、残業ゼロになるとどのようなメリットがあるかなど、自ら進んで動くことへの動機付けをして上げる必要があります。
残業ゼロによるメリットの明確化
残業ゼロの実現のためには、社員も取り組みに参加してもらう必要があります。そのためには残業ゼロを実現することによって得られるメリットを明確に伝えておく必要があります。
もし、メリットが明確に把握できていないと、仕事効率を上げるために今までとは異なった仕事の流れを会社から押し付けられたり、通常業務とは別に仕事効率上げる方法を考えたりしないといけないとデメリットの方を大きく感じてしまう可能性があります。
一方的な押し付けにしない
社員が残業ゼロのメリットを把握しておかないと、残業ゼロに向けた動きを会社からの命令されたと感じてしまいます。命令なので従わなくてはいけませんが、社員は今までよりも仕事の効率を上げなければいけないため、大きな負担を感じてしまいます。
また、社員の意見を聞かず、会社が一方的に残業を禁止などしてしまうと、そもそも実現が不可能な状態となるため、社員からの反発が起こってしまう可能性があります。
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残業ゼロの取り組みに役立つツール
先に述べた通り、残業ゼロを実現するためには仕事を効率化するツールを導入することも有効です。しかし、効率化ツールにはすぐに導入できるものもあれば、高額なものでなかなか導入が難しいものもあります。
効率化ツールを導入するのであれば、どのようなことを効率化するために、どのくらいのコストがかけられるかなどが重要な判断材料となります。
クラウド
仕事は複数人で行うこともあるため、それぞれの持っている情報や、作業スケジュールなどは共有している方が仕事の効率化が行いやすいです。
しかし、大勢の人の情報を把握するためにメールを使ったり、会議を定期的に行ったりなどすると逆に非効率となってしまいます。
なので、クラウドを利用して、スケジュールやファイル、情報などを誰でも確認できる環境を整えておけば、必要なときに、必要な情報が確認できるようになります。
アプリ
単純作業の効率化や、一括した情報管理などは人の手で行うよりもアプリやソフトなどを導入した方が作業を簡略化でき、効率が良いことが多いです。
なので、人の手で行っている作業で、時間と手間がかかっているものがあれば、その作業に適したツールがないか探してみても良いでしょう。
SNS
情報や作業を共有化するためにクラウドなどを利用する会社もあります。しかし、クラウドでは費用がかかってしまったり、簡単な情報共有さえできれば良いという場合もあります。
簡単な情報共有だけであれば、公開範囲やフォロー機能で閲覧できる人を絞ることができるSNSを利用するという方法もあります。SNSの投稿やメモ、スケジュール、画像、メッセージなどの機能で情報を共有します。
残業ゼロで企業の品質をアップさせる
残業はいろいろな社会問題の原因となってきたため、改善に向けていろいろな取り組みが行われてきました。また、罰則付きの規定が作られるなどの動きも始まっています。
遅くまで残業をすることで頑張っていると思われる時代もありましたが、今後は残業ゼロに取り組み、残業ゼロを実現している会社が品質の高い企業となるでしょう。なので、残業ゼロの実現に向けて取り組みを始めましょう。
