業務棚卸とは
棚卸とは、在庫商品の価格を評価するために棚から商品を出して数量や品質などを調べることです。主に決算日に際して行われ、損益を査定するときに大切な役割をはたします。業務棚卸とはこの棚卸の方法を業務の評価に当てはめた内容です。
業務内容や業務の種類、どのくらい業務を行っているのかなど目に見えるものにすることを言います。業務棚卸はより効率的かつ効果的な業務フォローを目指した手法です。
業務棚卸を行う目的
業務棚卸を行う目的は調査時点で現実に行われている業務を調査資料にまとめ、個々の業務の現状を認識します。業務棚卸結果を分析して、業務の重複や業務目的の整合性、最高な業務分担を発見します。
業務分担の変更や組織の改編、コンピューター・システムの変更など改善提案に際して、現状と比べたり、改善対象部分を示す基礎資料となります。そのため業務棚卸をするのは重要な見直しになります。
業務棚卸の5ステップ
業務の棚卸を行い、効率化すべき業務に優先順位をつけたら効率化の開始です。まずは業務手順を変更しないで済む方法から効率化を検討しましょう。
各業務に対して無駄を減らせないか、アウトソーシングできないか、担当者は変えられないか、過度に高品質になっていないかと考え、当てはまるものを効率化します。５つのステップをして業務手順の改善に挑戦しましょう。
ステップ1：目標設定
業務棚卸の前に「何のために業務棚卸を行うか」を明確にしておくことが肝心です。業務棚卸での調査対象が絞り込まれ項目の比重も変わるため、どのようなゴールを設定するかを決めます。
自社製品の品質を上げたいのか、余計なコストを減らしたいのか、納期のサイクルを早くしたいなどの目的が考えられます。くれぐれも業務棚卸を行うこと自体が目的化してはなりません。
ステップ2：実態調査
会社内どのような業務が今回設定した目的と関連して行われているのか、実態を把握するために関連する各部門に調査を行います。業務内容の洗い出しは調査の規模に応じてアンケートや、担当者へのヒアリングなどの形が取られます。
仕事内容について業務調査票作成者の側で項目を統一します。各人によってとらえ方が異なる曖昧な仕事単位を統一することができます。業務の共通言語化は、調査票の作成には入念な準備が必要となります。
ステップ3：業務の仕分け
調査が終わったら、その結果に基づいて業務の仕分けを行います。その際、業務改善のためにさまざまな観点からの検討を行いましょう。同じような業務は１つの部署に集めたり、大量のデータを扱う作業はシステム化したりします。
効率的にできるものについてはその業務の頻度を減らしたり、業務を進める上での余計な手続きを簡単にするなどの対策がとれます。業務の改善と仕分けは同時に行うことができます。
ステップ4：業務改善計画作成
業務改善計画は、業務計画書を設定して実行していくところまでが業務棚卸になります。
改善案がきまり次第さらにスケジュールやコストなどを決め、より具体化させ業務改善計画作成書を作ります。
改善計画とその施策が常態化してきたら、本当に効果のある施策になっているのか定期的に業務を見直してみることがとても大切です。そのためには再度業務棚卸を行うことつまり定期的に業務棚卸を行う必要があるでしょう。
ステップ5：計画の実行と定着
改善計画を作成した後は、具体的な施策で業務改革を実行していきましょう。業務ごとに進め方と係わっている人を明らかにしたうえで今後も必要な業務なのか止められる部分がないかを精査しましょう。
業務配分を見直すアイディアとしては業務の棚卸を行うことや仕事の属人化を解消することなどが考えられます。本当に必要な業務だけをベストな役割分担のもとで行う体制を築くことができ結果的に業務の効率化が進みます。
業務棚卸のポイント
業務棚卸によって業務プロセス上の具体的な問題が可視化され、業務効率化スタートラインに立つことができます。労働時間が長すぎる、または仕事に時間を費やしてもなかなか成が果上がらないという場合は、まずは業務をシンプルにリストアップすることから始めるといいでしょう。
働き方改革を行いたいけど何から手をつけていいのかわからないという方にも、業務棚卸はおすすめです。業務棚卸でまずは働き方の課題を見つけましょう。
目的を明確化する
業務の見直しをするにあたりまず重要になるのが目的です。自分のみのタスクとして進める場合でも、会社内でチームとして進める場合でも同様です。なぜ目的の明確化が重要になるのでしょうか。
目的は忘れやすいからです。推進する中では各タスクを実行することに注力するため、目的どこかに飛んでしまう傾向がよくあります。背景と目的をセットにしておくことで、そもそもなぜこれをやるのかが分かりやすくなります。
調査は重複や抜けがないよう注意
近年、業務のシステム化が進んでいます。しかしまだまだ手作業で行っているという人も多いのではないでしょうか。手作業には多くのリスクが伴います。そのため、調査は重複や抜けがないように注意が必要です。
重複や抜けがないようにするためにチェックリストの活用をしましょう。チェックリストは作業が全終わった後に抜けがないか観点がずれていないかを確認します。チェックリストを使うことにより、ミスの予防にもなります。
棚卸後に業務の見直し
業務の棚卸ができたら、業務の見直しを行いましょう。業務量は個人単位については、実施している職務ごとに所要時間を折に触れ記録しておき、標準作業時間を設定しておきます。
職場単位では上司や同僚とともに仕事の成果や今後の業務量の見込みなど仕事の配分方法を見直します。棚卸は余分なものを省き効率よく仕事をするうえで大切な役割があります。業務の見直しをすることでより効率よく作業ができるように改善します。
場合によっては再度業務棚卸を行う
業務棚卸をしたらよく見直しをしましょう。業務棚卸によって業務プロセス上の具体的な問題が可視化され業務効率化のスタートラインに立つことができます。業務をシンプルにリストアップすることから始め業務棚卸をしましょう。
見直しを行っても成果が見られない場合には目的をより明確にして再度業務棚卸を行います。再度業務棚卸をすることで抜けてしまったものやミスがないかも確認できます。
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職場に与えるメリット
業務棚卸をすることで職場に与えるメリットはどんなものでしょうか。業務棚卸を適切に行えば、企業にとっては多くのプラス効果がもたらされます。複雑化されている業務の実態を把握でき、可視化できること自体が大きな効果であると言えます。
社員も現状を見つめ直す機会が得られるので自分の業務が企業全体の事業にどのように関わるのかが把握できます。社員一人ひとりのモチベーションも高くなり企業も運営の見直しができます。
業務範囲の明確化
業務範囲ではいろいろな業務を誰がどの範囲まで受け持っているのかを明らかにすることができます。
企業としての共通認識ができるので別の人にもその業務を割振ることが容易になります。そのため特定の業務に携わる人が欠勤した場合の対応や社員の間での業務量を同じにするときにとても重要です。
業務範囲を明確化することで企業の社員ひとりひとりが１時間あたりに生み出す利益、すなわち人時生産性を向上させることに繋がります。
コストや期間の把握
各業務に必要なさまざまなコストから算出して、機械化やアウトソーシングを取り入れた方が良いも明確にすることができるようになります。
期間の把握もできるので期間中どの程度コストがかかっているかなどがわかります。期間の把握ができればコスト削減にも繋がり効率が上がります。
これは企業の経営における更なるコスト削減と効率化に直結します。
繁忙期と閑散期の明確化
業務棚卸によって業務がどの時期にどのぐらいの規模で行われているのかを把握することができます。
繁盛期の前には業務が多くなることを見越して事前に対策を練ることができ、普段手のまわらない開発や新規開拓のチャンスである閉散期の時期を前もって把握していれば、業務のスムーズな移行ができるようになります。
リスク特定と回避
業務における将来のリスクを特定することができるのも、業務の可視化によってもたらされるメリットになります。業務棚卸を定期的に行うことで蓄積されたデータの傾向の分析ができ業界の動向とも比較検討すれば現状だけでなく将来の業務についてもある程度見通すことができます。
社員のモチベーションアップ
社員にとっても業務棚卸を行うことには現状を見つめ直す機会が得られるので、自分の業務が企業全体の事業にどのように関わるのかを把握できるなどのメリットがあります。
社員ひとりひとりの高いモチベーションのもとで業務を行えるかどうか、ひいては企業が体系的な運営を行えるかどうかということに関わります。
業務棚卸をして職場環境を向上させよう
業務フローの改善のための業務棚卸に関して、そのやり方と効果について詳しく書きました。業務棚卸は何のためにするのかを見つけ出、経しましょう。営侵略において業務の可視化が重要視されているので業務棚卸を行えば、さまざまな場面での効率化やスリム化に大きな効果を生み出すことが見込めます。
適切かつ効率的な業務棚卸による生産性の向上をはかってみましょう。
