効率よく仕事をして残業を減らせば3つのメリットがある
残業はどうしても期限が迫っており間に合わないときや不測の事態であれば、責任があることからやるしかありませんが、毎日のように常態化するとモチベーション低下や体調などにも不具合が発生します。そのようなことがないように最近では効率よく仕事をして残業を減らそうという世の中の流れになってきています。
ここでは、効率よく仕事をして残業を減らすとどういったメリットがあるのかについてご紹介いたします。
1：疲れが溜まりにくくなる
効率よく仕事をすることで残業を減らすことによるメリットは体の疲れが溜まりにくくなることです。残業すると、毎日のリラックスする時間や睡眠時間や趣味に使う時間が削られます。結果、残業によって疲れは日々蓄積していきます。しかし、残業を減らせしていけばその疲れは徐々に取れていきます。
毎日ちょっとずつの疲れでも体の不調の原因になりますので、残業がなくなることで疲れが溜まらなくなるのは大変大きなメリットであるといえます。
2：家族と接する時間が長くなる
効率よく仕事をすることで残業を減らせば家族と接する時間が長くなります。いままで家族との時間を過ごせなかった人も家族との時間がとれるようになり、子育てにも参加できるようになります。もしかしたらギクシャクしていた家族関係も良い方向に行くでしょうし、また今まで以上に家族との絆を深めることができます。
定年後に何をしたら良いかわからなくなるなんてことがないように家族と自分の時間を作るのは重要です。
3：平日でも恋人とデートできる
効率よく仕事をして残業を減らせば平日でも恋人とデートをする時間ができます。残業が当たり前の仕事の場合は、平日に予定を入れることができず、どうしても週末しか恋人と過ごせません。それが原因でうまく行かなくなったという方も大勢いるでしょう。しかし、残業があまりない場合には平日でも恋人と過ごすことが可能です。
平日に恋人と予定を入れることができればモチベーションは確実に上がり、仕事にも熱が入ります。
効率よく仕事をして残業を減らす10の知恵
効率よく仕事をして残業を減らすとメリットがあるということがわかりましたが、では残業を減らすためにはどういったことをすれば良いのでしょうか。やみくもに仕事をしつづけても効率よく仕事が終わるということはありません。むしろ、やみくもに仕事をせずに効率よくできる仕事のコツを覚えることが大事になってきます。
ここでは、効率よく仕事をして残業を減らすための10の知恵をご紹介いたします。
1：極力会議の回数を減らす
効率よく仕事をして残業を減らすためには、極力会議の回数を減らすことが効果的です。仕事上会議は他の人と連携をとる意味で重要ですが、会議に参加する時間が長ければ長いほど時間がとられてしまい自分の仕事は進みません。会議は最低限必要なもののみに絞り、メール連絡など他のツールで済むような内容であれば会議はしないようにしましょう。
会議を減らすことで、時間的にも気持ち的にも余裕ができ仕事がはかどるでしょう。
2：会議の段取りは前もって共有する
効率よく仕事をして残業を減らすためには、会議の時間そのものを短くするのも効果的です。会議の時間を短くするためには、会議の内容をあらかじめ参加者に周知しておくと良いでしょう。会議の段取りを前もって共有しておけば、話し合いに必要な内容を各自が用意しておくため、会議の時間が短く済むようになります。
会議の進め方や議題などは前もって決めて参加者に通知するようにしましょう。
3：単純作業は外注する
効率よく仕事をして残業を減らすためには、優先順位の低い単純作業は外注するのも効果的です。最近ではクラウドソーシングサービスがあり、データ調査や資料作成などの単純作業を外注することも珍しくないです。すべて自分がやるのではなく、他に任せることができる内容を外注するのも残業を減らすためにはとても効果的で良い対策法です。
ただし、その場合は仕事の優先順位を切り出しする必要があります。
4：当日の仕事の段取りは前日に決める
効率よく仕事をして残業を減らすために、当日の仕事の段取りを前日に決めるようにするのも効果的です。仕事の段取りをその日来てから決めていては、思うように仕事が進まなくなり、結局は残業で終わらなかった部分を補うことになります。前もって前日に段取りを決めておけば、効率よく準備ができ時間の無駄がなくなります。
また前日中に段取りを決めると準備することの確認ができ、必要事項が抜けていたということがなくなります。
5：TODOリストを作り仕事内容を明確にする
効率よく仕事をして残業を減らすためには、TODOリストを作り仕事内容を明確にすることも効果的です。リストとは、その日に行うべき仕事を明確化することです。さらにTODOリストではすべき仕事の優先順位をつけましょう。例えば、納期が近いものは優先順位が高いですし、納期が長いものは後回しすることも可能です。
やるべきことをリスト化することで時間を有効に使うことができ結果的に残業が減ります。
6：職務内容によって早朝出勤を認可する
効率よく仕事をして残業を減らすためには、職務内容によって早朝出勤を認可することも良いです。早朝出勤で時間を有効に使い仕事を効率よく進めることができます。ただし、職務内容によっては周囲の人がいないと進められないこともあるため、早朝出勤しても意味がない場合もあります。
自分一人でも仕事を進められる場合には朝の時間は他の人に振り回されることなく効率よく自分の仕事を進めることができます。
7：メールを見る時間をきちんと決める
効率よく仕事をして残業を減らすためには、メールを見る時間をきちんと決めましょう。メール着信後すぐに見た方が良いと考える方はいらっしゃるでしょうが、メールに振り回されて優先すべきことが後回しになって結局残業せざるをえなくなります。メールは決まった時間に見るようにして、優先して進めるべき仕事をやるようにしましょう。
また、メールで依頼があった場合にも優先すべきか否かをきちんと判断するようにしましょう。
8：責任分担を明確にして決裁を早くする
効率よく仕事をして残業を減らすためには、責任分担を明確にして決裁を早くすることが効果的です。責任分担を明確にすることにより、誰がその仕事の責任者であるかがはっきりして、それぞれ仕事に注力することができます。また、責任分担が明確になると決裁する場合にも誰に確認すべきかがわかりやすくなるため、仕事が進めやすくなります。
9：チーム人数はまとまりやすい3人程度にする
効率よく仕事をして残業を減らすためには、チーム人数をまとまりやすい3人程度に絞ることも効果的です。チーム人数が多ければ多いほど会議の回数や時間が長くなります。会議にかかる時間が長いほど自分の仕事を進めることができなくなります。しかし、3人程度のチームであれば、会議といっても時間も短く連絡がとりやすく仕事を進めやすくなります。
また、3人程度の少人数は意思疎通もはかりやすいという利点があります。
10：退社時刻を前もって申告する
効率よく仕事をして残業を減らすためには、退社時刻を前もって申告することも効果的です。退社時刻を前もって申告することで、自分の仕事の優先度やどの仕事にどの程度の時間をかけるかがあらかじめ計画できます。また、時間的な目標が明確にあるため、そこまでに仕事を終わらせようと仕事に集中することができます。
なんとなくずるずると残業しがちな人は、退社時刻を前もって申告するのもおすすめの方法です。
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仕事を効率化し残業を減らすためのツール4選
ここまで効率よく仕事をして残業を減らす方法についてみてきましたが、仕事を効率化して残業を減らすためにはほかに方法はあるのでしょうか。現在では仕事を効率化するための有効なツールがいくつかあります。ここでは、残業を減らすために有効な業務効率化ツールを4つご紹介いたします。
1：クラウド型のタイムカード
クラウドとは、クラウドコンピュータを略した言葉で、インターネット環境下で利用可能なアプリケーションやデータベースを指します。このクラウド型のタイムカードにより仕事の効率化を図ることができます。タイムカードをデータベースにより共有化することによって誰がどの時間までいるかまたは退勤したということがわかります。
また、スマホやPCなどでタイムカードを管理でき、いつでもどこでも更新可能になります。
2：クラウド型の業務日報
クラウド型の業務日報も、仕事を効率化して残業を減らすために有効です。業務日報をクラウド型にすることにより、誰がどの程度仕事を進めたかが共有されます。一人一人からどこまで仕事を進めたのかを聞き取り管理すると手間もかかり、集計するまでも時間がかかります。
しかし、クラウド型業務日報は一人一人入力することで業務日報を全員で共有することができ、集計も簡単にでき時間が節約できます。
3：クラウド型の顧客管理システム
クラウド型の顧客管理システムを導入することで、仕事を効率化して残業を減らすことができます。クラウド型顧客管理システムで、従業員全員と顧客データを共有できるため、全員が顧客対応をすることができ、また進捗状況や知るべき内容もリアルタイムで共有できます。
いままでは電話やメールでやり取りしていた内容をツールを通じてすぐに共有できるということは仕事の時短につながります。
4：クラウド型の交通費管理システム
クラウド型の交通費管理システムの導入によっても仕事を効率化して残業を減らすことができます。交通費管理システムによって、各従業員の交通費の洗い出しや経理による確認などの時間が短縮できます。後で伝票を探したり申告する手間が省けて、有効に時間を使うことができます。
またクラウド型の交通費管理システムを使うことで、いつどこでどんな交通費がかかったかをすぐに確認できます。
効率よく仕事をしてノー残業デーを増やそう
いかがでしたか。効率よく仕事をして残業を減らすことで疲れが溜まりにくく健康になることができる上に、プライベートでも時間的余裕ができ充実した生活を送ることができることがわかっていただけたでしょう。
残業を全くしないということではなく、ノー残業デーを増やすことによりモチベーションを上げてよりクオリティの高い仕事ができるのではないでしょうか。効率よく仕事をしてノー残業デーを増やすように努めましょう。
