集団分析とは
集団分析とは、厚生労働省が公開しているストレスチェック項目などを利用して、会社で働く社員のストレス傾向を調査した後に行われる分析です。
ストレスチェックの結果をもとに集団分析を行うことで、現在の会社の問題点が明確になり、会社は今後の労働環境を整えるための大きなヒントを得ることができます。
集団分析を定期的に行い、会社の問題点を改善していくと、社員の会社への満足度が高まり、離職率が下がっていきます。
ストレスチェックをして職場環境を改善
会社の社員に対してストレスチェックを行っていくと、ストレスを抱えている人が多い部署が分かるのはもちろん、ストレスの原因になっているのは、業務内容なのか勤務時間なのかなどのストレスの根本的な原因を発見しやすくなります。
会社の抱えるストレスの原因を理解し、改善のためにできる施策を打ち出していくことで、職場環境は改善され、誰にでも働きやすい環境が作られていきます。
ストレスの傾向と特徴を把握する
ストレスチェックを行い、集団分析を進めていくと、ストレスの特徴と傾向がわかりやすくなります。分析によって把握したストレスの傾向と特徴を、ストレスチェックの実施者がしっかりと把握することで、社員が必要とする対策を会社が考えやすくなります。
ストレスチェックから傾向と特徴を把握するときには、社員全体の集計をみるのではなく、年齢や性別などで結果を細分化して、ストレスの特徴や傾向を把握する必要があります。
集団分析の目的5つ
ストレスチェックを行った後に集団分析を行うのには、5つの目的があります。5つの目的を達成すると、職場環境をよりよくするための道のりが明確になっていきます。
ここからは、集団分析の目的5つについて詳しく見ていきましょう。目的を知ることで、ストレスチェックや集団分析を行うことの大切さがわかります。
1：メンタルヘルス不調を事前に防ぐ
集団分析の目的の1つ目は、メンタルヘルスの不調を事前に防ぐことです。ストレスチェックを行うと、会社の各部署や社員の中で、メンタルヘルスに不調をきたす可能性の高いところが見えてきます。
メンタルヘルスに不調をきたす兆候をすばやく察知することができれば、業務内容の見直しやカウンセラーの導入など、さまざまな対策を行うことができ、メンタルヘルスの不調による休職や離職を防ぐことができるようになります。
2：ストレス要因が何かを把握する
集団分析の目的の2つ目は、ストレス要因が何かを把握することです。職場環境が悪いときは、ストレスチェックを行わなくても、職場の雰囲気でわかる場合もあります。しかし、職場の雰囲気が悪くなる要因になっているものは、なかなか掴めません。
集団分析を行うと、ストレスの傾向や特徴について、会社の現状と照らし合わせながら確認することができるので、ストレス要因が明確になっていきます。
3：事業所全体のストレスの特徴を掴む
集団分析の目的の3つ目は、事業所全体のストレスの特徴を掴むことです。集団分析で浮き彫りになった事業所全体の抱えているストレスは、早急に対応を協議し対策をとる必要があります。
事業所全体が同じようなストレスを抱えている場合、会社全体の雰囲気が悪くなるだけでなく、外部からみた会社のイメージも悪くなります。イメージの悪い会社は、良い人材の確保が難しくなるので、集団分析は社内外のどちらにとっても重要です。
4：仕事の量的負担の調節を図る
集団分析の目的の4つ目は、仕事の量的負担の調整を図ることです。ストレスチェックの結果から集団分析を行うと、どの部署で仕事の量的負担によるストレスが大きいのかが明確になります。
仕事の量的負担によるストレスが大きい部署が明確になれば、仕事の割り振りを調整したり人員を増やしたりと、仕事の量的負担が大きい部署が求める対応をすることができるようになり、職場環境が改善されます。
5：上司や同僚との連携を確認する
集団分析の目的の5つ目は、上司や同僚との連携を確認することです。ストレスチェックの結果から集団分析を行っていくと、職場で働いている社員が上司や同僚と連携をしながら仕事を円滑に進められているかが明確になります。
上司や同僚との連携ができず、ストレスを抱えていることが集団分析でわかれば、上司に対する研修や仕事量の調整などの対応をすることができ、より効率よく業務が行える職場環境を作ることができます。
集団分析のやり方6ステップ
集団分析は、メンタルヘルス不の調を防いだり、上司や同僚との連携を確認したりと、職場環境を良くするのに役立つことを知ると、集団分析を行いたいと感じる人が多いのではないでしょうか。
集団分析はすぐに行えるものではなく、事前の調査が必要になります。ここからは、集団分析のやり方を6つのステップに分けて詳しく見ていきます。集団分析を行いたいと考えている人は、ぜひ参考にしてみてください。
1：ストレスチェック調査票を配る
集団分析のやり方のステップの1つ目は、ストレスチェック調査票を会社で働く人に配布することです。ストレスチェック調査票を配るときには、会社で働くできるかぎり多くの人にストレスチェック調査票が行き届くようにしましょう。
限定した部署に配ったり、非正規社員には配らないといったことはしません。ストレスチェック調査票を受験した人数が多ければ多いほど、より詳細な集団分析を行うことができるようになります。
2：受験し提出
集団分析のやり方のステップの2つ目は、ストレスチェック調査票を受験し、提出してもらうことです。
ストレスチェック調査票を受験してもらう際には、上司や同僚の目や会社での自分の立場を気にせず調査票への記入ができるように、受験する場所や調査票に書いた個人情報が漏えいしない環境を作ることが大切です。
安心してストレスチェック調査票に記入ができる環境を作ることで、より正確な調査を行うことができます。
3：判定
集団分析のやり方のステップの3つ目は判定を行うことです。判定は、ストレスチェックの実施者が行うもので、事業所全体や部署ごとなど、大小さまざまな集団に分けて、結果を集計・分析していきます。
ストレスチェックの集計を行うことで分かった集団分析の判定結果は、職場環境の改善策を考えるときの重要な材料になります。
4：結果通知
集団分析のやり方のステップの4つ目は、集団分析の判定結果の通知を、ストレスチェックの実施者から受けることです。結果通知によって分かった内容は、本人に直接通知されます。
10人以上の受験者がいた場合には、ストレスチェックを行った事業所も、受験者全体の結果の通知を受けることができます。
5：希望者は産業医と面接指導
集団分析のやり方のステップの5つ目は、希望者の産業医による面接指導です。集団分析の結果通知を確認した人の中で、専門家との面談を希望する人は、産業医から面接指導を受けることができます。
産業医の面接指導を受けると、今後どのようにしていけば職場に働きやすい環境ができるのかが想像できるようになり、前向きな気持ちで仕事に向かうことができるようになっていきます。
6：産業医から事業所に意見をもらう
集団分析のやり方のステップの6つ目は、産業医から事業所に意見をもらうことです。産業医は、職場環境の改善方法に精通した人なので、集団分析結果や面接指導の中でわかったことを踏まえ、会社の状況に即した意見をくれます。
産業医からの意見内容を重く受け止め、事業所の抱える問題点を改善するための行動を起こしていくことで、誰もが働きやすい環境を作ることができるようになります。
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集団分析を行う際の注意点4つ
集団分析によって、会社の抱える問題点を明確にし、職場環境をよくするきっかけを作ることができるので、会社は積極的に集団分析を行うべきです。しかし、集団分析は行う際に注意しなければいけないことがあります。
次項から、集団分析を行う際の注意点を4つ紹介します。今後、集団分析を取り入れたいと考えている人は確認をしておきましょう。
1：調査結果の社内での閲覧範囲
集団分析を行う際の注意点の1つ目は、調査結果の社内での閲覧範囲です。集団分析の調査結果は、職場環境の改善策を考える上で重量な資料になります。
しかし一方で、閲覧範囲に制限を設けないと、情報保護が難しくなり、調査結果を不正利用されてしまう可能性があります。集団分析を実施しようと考えたときには、ストレスチェックを行う前に、調査結果を閲覧できる対象を明確にしておくようにしましょう。
2：労働者の同意について
集団分析を行う際の注意点の2つ目は、労働者の同意についてです。集団分析の結果は、受験者が10人未満の場合は、労働者の同意なくして事業所は結果を見ることができないので注意しましょう。
ストレスチェック調査票の受験者が10人以上の場合は、個人の特定は難しいと判断し、事業所はストレスチェックの集計結果を労働者の同意がなくても見ることができます。
3：高ストレス者へのケア
集団分析を行う際の注意点の3つ目は、高ストレス者へのケアです。集団分析では、高いストレス状態にある人が明確になります。対策をしないままだと、高ストレス者は集団分析を行う前よりも、大きなストレスを抱えてしまう可能性があります。
高ストレス者が休職や退職をせず、仕事に前向きな気持ちで取り組むことができるようにするために、産業医との面接や上司や同僚への働きかけなど、積極的なケアを行っていきましょう。
4：調査実施の時期と間隔
集団分析を行う際の注意点の4つ目は、調査実施の時期と間隔です。集団分析を行う時期や間隔は会社によって異なります。集団分析を行うための調査の時期は、繁忙期を避けた方が職場の問題点を見つけやすいです。会社の繁忙期にあたると、高ストレスの人が増える傾向にあります。
調査の間隔については、半年に1回や3カ月に1回など、一定の間隔をあけて同じ時期に行うようにすると、調査結果の比較をしやすくなります。
集団分析をしてストレスチェックを行おう
今回は集団分析について詳しく見てきました。集団分析を行うことで、会社にはたくさんのメリットがあります。職場環境を改善し、会社に対する社員の満足度を高めたり、業務の円滑化を進めたりしていくために、定期的に集団分析をして、ストレスチェックを行っていきましょう。
