テレワーク・リモートワークやフリーアドレス、サテライトオフィスなど、時間・場所にとらわれない柔軟な働き方を導入する企業が増えています。
しかし、その一方で、「社員が働いている状況が見えない」「対面コミュニケーションが減っている」「顔を合わすタイミングを掴めない」といった問題も浮上してきています。中には、こうした問題を懸念材料と考え、いまだに柔軟な働き方を導入できていない企業もあるでしょう。
そうした課題の解決が期待できるツールが、今回ご紹介する「居場所わかるくん」です。
「居場所わかるくん」は「連絡とれるくん」のオプションサービス
「居場所わかるくん」は、クラウド電話帳サービス「連絡とれるくん」のオプションサービスです。「居場所わかるくん」を利用したい場合は、まず「連絡とれるくん」の契約をする必要があります。
まずは、メインサービスである「連絡とれるくん」のサービス内容や特徴について紹介します。
「連絡とれるくん」とは
「連絡とれるくん」とは、クラウド型の電話帳サービスです。さまざまな形態で保存されている連絡先を一元管理でき、さまざまなデバイスから検索できます。
【例えばこんな連絡先】
・紙で管理されている内線番号
・名刺情報
・スマートフォン内の連絡先
・個人利用のアプリ内顧客情報
・社内コミュニケーションツール
「連絡とれるくん」の主な機能は、「WEB電話帳」「名刺管理サービス」「着信表示」の3種類です。
データはすべてクラウド上で保管されるため、セキュリティ対策としてもおすすめ。最近はオフィス以外の場所で仕事をする社員が多い会社も増えています。万一、出先でスマートフォンを紛失した場合でも、データがクラウド上にあれば個人情報漏洩の心配がありません。
もうひとつの機能が着信表示です。自分のスマートフォンに登録されていない電話番号であっても、「連絡とれるくん」に登録されている番号であれば着信時に相手が表示される機能です。
「居場所わかるくん」の特徴
「連絡とれるくん」のオプションサービスである「居場所わかるくん」。プラスして申し込むことで、より効率的に仕事ができるようになりますよ。
「居場所わかるくん」の特徴は、以下の3つです。
【居場所わかるくんの特徴3つ】
特徴１：連絡とれるくんのテキストに表示
特徴２：マップ上に表示
特徴３：料金設定
ひとつ目から順に紹介します。
特徴１：連絡とれるくんのテキストに表示
「居場所わかるくん」のひとつ目の特徴は、ユーザーの居場所を「連絡とれるくん」のテキスト上に表示すること。居場所を知りたいユーザーを一覧から探せば、その人が今どこにいるのかを一目で確認できます。
特徴２：マップ上に表示
ふたつ目の特徴は、マップ表示です。文章ではなくマップ上で表示されるため、「会議室1」「会議室2」といった名前だけでパッと場所が思い浮かびにくい場合であっても探しやすいのがメリットでしょう。
マップであれば、部屋の名前を覚えきれていない入社したての社員であっても、苦なく探せるのではないでしょうか。
特徴３：料金設定
3つ目は料金設定です。「居場所わかるくん」の利用料金は、1ユーザーあたり月額300円。別途「連絡とれるくん」の利用料がかかります。
また、導入時のみ初期設定費用として10,000円が必要です。
「居場所わかるくん」を導入するメリット3つ
「居場所わかるくん」を導入するメリットは、以下の3つです。
【居場所わかるくんの導入メリット】
メリット１：社員の働いている状況が見えやすい
メリット２：オフィスや会議室の利用状況が把握できる
メリット３：対話の機会が増える
ひとつずつ詳しく紹介します。
メリット１：社員の働いている状況が見えやすい
ひとつ目のメリットは、社員の働いている状況が見えやすいこと。
従来のオフィスであれば、社員の席は固定でした。そのため、お目当ての社員の在社・帰社の状況は、本人の席に行けば確認できました。内線をかければ、同じ部屋の社員に確認をとることもできたため、簡単に在籍状況を調べられたといえます。
しかし、現在増えているフリーアドレス式のオフィスでは、在社であっても社内のどこに社員がいるのかがわかりません。また、出社義務がない会社も増えているため、日によって社内にいるのか在宅なのか、はたまた社外のカフェなどで働いているのかすらわからないという問題も浮上しています。
「居場所わかるくん」を導入すれば、これらの課題が解決。いちいちやり取りをしなくても、お目当ての社員がどこにいるのかがすぐにわかるようになります。
メリット２：オフィスや会議室の利用状況が把握できる
「居場所わかるくん」を導入することによるふたつ目のメリットは、オフィスや会議室など、部屋の利用状況がすぐに把握できることです。
社員の居場所がわかるということは、部屋が使用されているのかどうかもすぐにわかるということ。わざわざ足を運ばなくても把握できるため、効率的です。
会社によっては、予約をせずに空いていれば自由に使っていいスペースを設けているところもあります。そうしたフリースペースの使用状況を行く前に調べられるのは、非常に便利だといえるのではないでしょうか。
メリット３：対話の機会が増える
「居場所わかるくん」の3つ目の導入メリットは、対話の機会が増えることです。一見、社員の居場所が決まっている従来オフィスの方がコミュニケーションを取りやすいように思えるのではないでしょうか。
しかし、フリーアドレスやリモートワークを推進している会社の方が、部署の垣根を超えたコミュニケーションが活発になる傾向があるともいわれています。
「居場所わかるくん」でメンバーの居場所がすぐにわかる環境を整えることにより、一層コミュニケーションの活性化が期待できるのではないでしょうか。
「居場所わかるくん」の口コミ
「居場所わかるくん」を導入している企業・メンバーからの口コミを2つ紹介します。
口コミ1：本館・別館のある巨大オフィスでも混乱なく仕事ができる
会社の拡大により、オフィスを移転しました。移転後のオフィスは本館・別館に分かれている巨大さ。さらに、移転を機にフリーアドレス化が進み、固定席がなくなりました。「居場所わかるくん」を利用することで、そのような変化のなかでも大きな混乱なく業務が進められています。
口コミ2：直接話せるタイミングがすぐにわかるのが便利
チャットツールなど、コミュニケーションツールを使って仕事ができるため、どこに社員がいようとあまり困ることはありません。しかし、時には直接顔を見て話したいこともあります。「居場所わかるくん」は、相手がどこにいるのかがわかるため、社内にいるタイミングでサッと話しに行けるのがいいですね。オンラインコミュニケーションと対面での会話の双方をうまく使い分けたいときに便利なサービスだと感じています。
その他のオプションサービス
「連絡とれるくん」には、「居場所わかるくん」の他にもオプションサービスがあります。ここでは、その他のオプションサービスを紹介します。
「お客様わかるくん」
「連絡とれるくん」のもうひとつのオプションサービスは、「お客様わかるくん」です。「お客様わかるくん」は、顧客情報を一元管理するサービス。導入すると、固定電話への着信情報をパソコンにポップアップ表示させられるようになります。
名刺情報を登録しておけば、パソコンからでもスマホからでも着信情報をすぐに得られるため、スムーズな対応が可能です。
「居場所わかるくん」でコミュニケーションを活性化しよう
「居場所わかるくん」は、柔軟な働き方を推進している今どき企業のコミュニケーションを効率化・活性化させられるサービスです。
「連絡とれるくん」を導入している企業は、ぜひオプション契約の検討をしてみることをおすすめします。また、まだ「連絡とれるくん」を導入していない企業は、ぜひこの機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
居場所わかるくんの運営会社はPhone Appli
「居場所わかるくん」は、さまざまなビジネス用ツールを展開しているPhone Appliが運営しています。
