これまで、日本の企業は毎日出社し、決められた席で仕事をすることが当たり前とされてきました。しかし、ITの発達を背景に、「働き方改革」として勤務スタイルも様変わりしています。
リモートワークやテレワークといった「出勤したりしなかったりする勤務スタイル」や、フリーアドレスといった「固定席がオフィスにない」スタイルは、今増えてきている働き方の代表例です。
しかし、こうした「今どき」の働き方は、「社員がオフィスにいるのかいないのかわからない」「社内のどの場所にいるのかわからない」といった課題点があります。
この記事では、こうした今どきオフィスの課題点を解決するのに役立つツール、「居場所わかるくん」をご紹介します。
「居場所わかるくん」とは
「居場所わかるくん」は、オフィスにいる社員の居場所をスマートフォン上に表示させられるサービスです。
「連絡とれるくん」のオプションサービスとして提供されています。
「連絡とれるくん」のオプションサービス
「居場所わかるくん」を利用するには、まずメインサービスである「連絡とれるくん」の契約が必要です。
「連絡とれるくん」とは、WEB電話帳のクラウドサービスのこと。主な機能は「WEB電話帳」、「名刺管理」、「着信表示」の3つです。
紙や個人のスマホなど、さまざまな方法・形態で保存されている顧客・社員の連絡先をクラウド上で一元管理できるため、連絡先を誰でもどこでも探せるようになります。データがクラウド上に保管されている点が、セキュリティ面に懸念を感じている企業から人気を集めている理由です。
利用料は1ユーザーあたり月額300円。最低5ユーザーから契約できます。契約時のみ、別途初期費用として50,000円が必要です。
今回ご紹介する「居場所わかるくん」は、この「連絡とれるくん」のオプションサービスです。
テキストやマップ上に位置情報が表示される
「居場所わかるくん」は、登録されている社員の居場所がテキストやマップ上に表示されるサービスです。
フリーアドレスの会社では、社員の居場所がそのときどきによって変わるため、出社しているのかどうかがわかりづらい特徴があります。「居場所わかるくん」を導入していれば、誰かに尋ねたり、ホワイトボードを確認したりしなくても、サッと社員の居場所を確認できますよ。
料金について
「居場所わかるくん」の利用料金は、登録する社員1人あたり月額300円です。別途、導入時に初期費用が10,000円かかります。
「居場所わかるくん」は「連絡とれるくん」のオプションサービスのため、月額料金は合わせて合計600円です。
「居場所わかるくん」の口コミ
「居場所わかるくん」の口コミを、「使いやすさ」、「見やすさ」、「料金」の3つご紹介します。
なお、ご紹介する口コミは、それぞれ「良い口コミ」「悪い口コミ」の2種類です。ぜひ、「居場所わかるくん」の導入を検討する際の参考にしてみてください。
使いやすさについての口コミ
【良い口コミ】
「連絡とれるくん」自体がシンプルで使いやすいため、「居場所わかるくん」も特に困らずに使えています。外回りの営業が帰社したことが位置情報でわかるため、いちいち確認を取らずにコミュニケーションが取りやすくなりました。
【悪い口コミ】
ときどき、表示される居場所と本当の居場所とにズレがある。大問題に発展はしないが、もう少し正確であれば嬉しい。
見やすさについての口コミ
【良い口コミ】
「連絡とれるくん」のリストだけではなく、マップにも表示されるため、場所がわかりやすいと感じました。
【悪い口コミ】
居場所の表示がざっくりなので、大きなスペースでは、そのなかのどこにいるのかがわかりづらいです。
料金についての口コミ
【良い口コミ】
社員1人ごとに料金が追加される料金体系のため、無駄がなくていいと感じました。他社サービスは「〇人単位」といったように一定人数ごとでの料金システムだったので。
【悪い口コミ】
「居場所わかるくん」は「連絡とれるくん」のオプションサービスですが、元のサービスの月額利用料が300円で「居場所わかるくん」も同額なのが、「ん？」と感じた。一括で大人数を契約する際に多少割引などがあればいいと思う。
居場所わかるくんの口コミからわかること
「居場所わかるくん」の口コミからわかることは、以下の2点です。
【「居場所わかるくん」の口コミからわかること】
・社員とのコミュニケーションが取りやすい
・オフィスや会議室の利用状況が把握できる
ひとつずつ詳しくご紹介します。
社員とのコミュニケーションが取りやすい
社員とのコミュニケーションが取りやすいのが、「居場所わかるくん」の何よりものメリットであり特徴でしょう。特に、オフィスが何階にもわかれている巨大オフィスであったり、フリーアドレスで固定席が定められていなかったりする企業で利点を感じやすいです。
現在では、チャットツールなど、オンライン上でコミュニケーションが取れるツールが多く提供されています。企業の多くもこうしたツールを導入しているため、コミュニケーション自体は取りやすい環境を整えているでしょう。
しかし、やはり対面でやり取りする良さもあるもの。「居場所わかるくん」は、社内での対面コミュニケーションを活性化させるきっかけづくりとして役立てられるサービスだといえます。
オフィスや会議室の利用状況が把握できる
最近のオフィスでは、固定席・フリーアドレスに関係なく、社員が作業内容や気分に応じて自由に使える作業スペースを設けているところが多くみられます。コワーキングスペースのように広いテーブルに椅子がいくつかあるところのほか、ひとり掛けチェアを用意して集中して作業できるスペースを用意しているところもあるでしょう。
また、会議室やミーティングスペースを自由に使えるオフィスでは、利用状況を整理・把握することが難しいといった課題もあります。
「居場所わかるくん」を導入すれば、特定スペースに誰かがいるかどうかがマップでわかるため、その場所に足を運ばなくても利用状況が一目でわかる点が特徴です。
今自分がいる場所から調べられるため、時間の節約にもなります。
その他オプションサービス
「連絡とれるくん」には、「居場所わかるくん」のほかにもオプションサービスがあります。ここでは、もうひとつのオプションサービス「お客様わかるくん」についてご紹介します。
「お客様わかるくん」
「お客様わかるくん」とは、「連絡とれるくん」に登録した名刺情報や利用歴を元に、電話がかかってきたときにパソコン・スマートフォンに着信相手の情報を表示させるサービスです。「連絡とれるくん」に登録がされていなくても、着信履歴から追加で登録することもできます。
「連絡とれるくん」により、顧客情報は本社で一元管理できるため、顧客が常に利用している店舗以外に電話をかけてきた際にも顧客情報が表示されます。
電話を取る前に電話をかけてきている相手がわかるため、スムーズに担当者につなげる点がメリットです。
オプション利用料は初期設定費用の30,000円と、着信ポップアップを利用したい拠点に置く専用アダプタ代の月額15,000円です。
居場所わかるくんでコミュニケーションを活性化しよう
リモートワークやフリーアドレスなど、多様な働き方が増える現代のオフィス。自由な働き方は従業員の利便性にマッチしている一方、「今、社員がどこで仕事をしているのか」がわかりづらくなるという課題点もあります。
働き方改革に対する意識はあれど、デメリットが心配だからと従来型の出勤・固定席スタイルから変えられていないという企業もあるでしょう。
「居場所わかるくん」はこうしたデメリットを解決し、企業の柔軟な働き方の導入を後押ししてくれるツールです。ぜひ、「連絡とれるくん」と共に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
