毎日、会社に出勤して自分の席に着く。こうした従来の働き方から、現在はリモートワークやフリーアドレスといった柔軟な働き方を取り入れる会社が増えています。
自由に働ける点はメリットですが、なかには「社員がどこにいるのかわからない」「対話機会が減った」というデメリットも。
そうしたデメリットを解消するのに役立つのが、今回紹介する「居場所わかるくん」です。
「居場所わかるくん」とは
「居場所わかるくん」とは、登録されているユーザー（社員）が今どこにいるのかを、スマートフォンやパソコンで把握できるサービスです。
まずは、サービスの概要やサービスについて紹介します。
「連絡とれるくん」のオプションサービス
「居場所わかるくん」は、メインサービスである「連絡とれるくん」のオプションサービスです。そのため、利用にはまず「連絡とれるくん」の契約をする必要があります。
「連絡とれるくん」は、WEB電話帳のクラウドサービスです。社員が個別に管理している名刺やスマホの電話帳情報を一元管理でき、ユーザーであれば誰でもパソコン・タブレット・スマートフォンから検索できます。
利用料は1ユーザーあたり月額300円。最低5ユーザーから契約できます。その他、初期費用として50,000円が別途必要です。
主な機能、WEB電話帳、名刺管理、着信表示の3つです。着信表示は、個人のスマートフォンの電話帳に登録がない番号であっても、「連絡とれるくん」に登録されていれば、着信名が表示される機能です。
データはクラウド上に保管されているため、セキュリティ上も安心。多様な働き方を導入している企業を中心に、人気を集めているサービスです。
テキストやマップ上に位置情報が表示される
「連絡とれるくん」のオプションサービスである「居場所わかるくん」は、登録されているユーザー社員が今どこにいるのかが一目でわかるサービスです。
位置情報は、テキスト・マップに表示されます。
居場所わかるくんの料金は？
次は、「居場所わかるくん」の利用料金について紹介します。
１ユーザにつき月額300円
「居場所わかるくん」の利用料金は、居場所を把握したいユーザー1人あたり月額300円です。
「居場所わかるくん」を利用するには、メインサービスである「連絡とれるくん」を利用する必要があるため、1人あたりの支払額は合計月額600円です。
設定費用は10,000円
「居場所わかるくん」を利用するためには、初期設定費用を支払う必要があります。設定費用は10,000円です。
「連絡とれるくん」の契約は別途料金がかかる
繰り返しになりますが、「居場所わかるくん」を利用するためには、「連絡とれるくん」の契約が必須です。「連絡とれるくん」の契約にも初期費用が発生します。費用は50,000円です。
他のサービスとの比較
「居場所わかるくん」と似たような他社サービスには、以下のものがあります。
【「居場所わかるくん」の類似サービス】
・Beacapp Here
・Ambient Office IRUCA
・ジークス IoT for オフィス
それぞれのサービス概要や料金について紹介します。
「Beacapp Here」
「Beacapp Here」は、ビーコンとスマートフォンを用いてマップ上で所在地が確認できるクラウドサービスです。ビーコンとは、Bluetooth Low Energy（BLE）の信号を、半径約30mの範囲内に1秒に数回発信する端末のことです。
プランは２ヶ月間限定の「トライアルプラン」の他、「スタンダードプラン」「エンタープライズプラン」の３種類。標準的なプランであるスタンダードプランの内容は以下のとおりです。
・スタンダードプラン：上限150名、初期費用200,000円、端末設置作業量300,000円、月額100,000円
ビーコン端末の設置個所は50カ所です。
「Ambient Office IRUCA」
「Ambient Office IRUCA」は、オフィス内の社員の居場所と連絡先（電話・メール・チャット）を同時に表示するサービスです。
特徴は、Office365と連携できること。Azure ADを利用することで 認証できます。
月額利用料は「居場所わかるくん」と同様月額300円。初期費用は個別での見積もりです。ただし、「居場所わかるくん」とは異なり、100名単位からの契約である点に注意が必要です。
「ジークス IoT for オフィス」
「ジークス IoT for オフィス」は、「Beacapp Here」と同様、オフィス内にビーコン端末を設置して社員の位置情報をスマートフォンで把握できるサービスです。社員は専用アプリをインストールする必要があります。
推奨されているビーコン端末は「Zeacon」。1台3,500円で、10台以上から購入できます。
「居場所わかるくん」を導入するメリット
他社サービスの内容を把握したところで、あらためて「居場所わかるくん」の導入メリットについて紹介します。
「居場所わかるくん」の導入メリットは、以下の3点です。
【居場所わかるくんの導入メリット3点】
・オフィスや会議室の利用状況がわかる
・社員の働いている状況が見えやすい
・対話でのコミュニケーションが取りやすい
ひとつずつ紹介します。
オフィスや会議室の利用状況がわかる
ひとつ目のメリットは、オフィスや会議室の利用状況が把握できることです。社員の居場所がリアルタイムにわかるということは、どの部屋を利用しているのかも同時にわかるということ。
そのため、わざわざ確認しに足を運ばずにオフィス・会議室の利用状況をその場で確認できます。
予約制度なしで自由に使えるスペースを設けているオフィスの場合、特に重宝する使い方なのではないでしょうか。
社員の働いている状況が見えやすい
もっとも大きなメリットとして、社員の働いている状況が見えやすいメリットがあります。リモートワークやテレワークでは、そもそも社内に社員がいないため、働いている状況がわかりづらいという課題点があります。
また、最近増えてきているフリーアドレスは、社員の固定席がないスタイルのため、社内にいるのかいないのか、いたとしてもどこにいるのかがわかりづらい特徴があります。
「居場所わかるくん」では、こうした「社員の活動状況」を簡単に把握することができるので、業務の改善・効率化を図ることができます。
対話でのコミュニケーションが取りやすい
3つ目のメリットは、対話でのコミュニケーションが取りやすくなることです。社員がさまざまな場所で仕事をするスタイルの場合、なかなか顔を合わせる機会が作りづらく、対面コミュニケーションの不足につながりかねないデメリットがあります。
しかし、その一方で、部署の垣根を超えたコミュニケーションの機会が増す傾向もみられています。
顔を合わせやすい環境を整えれば、対面コミュニケーションの活性化が期待できるでしょう。手間なく社員の居場所が確認できる「居場所わかるくん」は、社内コミュニケーションの活性化にも役立つツールだといえるのではないでしょうか。
その他オプションサービス
「居場所わかるくん」は、「連絡とれるくん」のオプションサービスのひとつです。オプションサービスには、その他にも「お客様わかるくん」が展開されています。
この章では、「お客様わかるくん」の内容について紹介します。
「お客様わかるくん」
「お客様わかるくん」は、顧客の名刺情報を「連絡とれるくん」に入れておくことで、固定電話に着信がきた際にパソコンやスマートフォンにポップアップを表示させられるサービスです。
誰から電話がかかってきたのかがすぐにわかるため、迅速に対応方法を考えられます。導入する際にシステムの入れ替えをする必要がないため、簡単に設置できる点もメリットです。
料金は専用のアダプタ代が月額15,000円、初期費用が30,000円です。
居場所わかるくんでコミュニケーションを活性化しよう
柔軟な働き方を導入する企業は、今後も増えていくことでしょう。しかし、従来のオフィス出勤、固定席システムから変更していくにはデメリットや懸念材料が気になる企業も少なくないのではないでしょうか。
「居場所わかるくん」は、これから多様な働き方を可能にしたいと考えている企業の不安材料を解消してくれるお役立ちツールです。ぜひ、メインサービス「連絡とれるくん」の契約と共にオプション契約を検討してみてはいかがでしょうか。
