普段どのようにして名刺を管理していますか？ほとんどの場合が個人的に管理しているかと思います。
しかし、最近では名刺管理アプリやツールを導入する企業も増えてきました。今回は、おすすめの名刺管理アプリと導入するメリットや選び方について徹底解説します。
名刺管理アプリ・ソフトを導入するメリット
まずは、名刺管理アプリ・ソフトを導入することでどのようなメリットが得られるのかについて解説します。大きく3つのメリットが挙げられるでしょう。
名刺を簡単に見つけることができる
紙媒体のまま名刺を保管していると、どんなに工夫して整理したつもりでも、なかなか検索性は高められず、せっかくの名刺を活用しきれないことが多いのです。しかし、名刺管理アプリやソフトを導入して名刺をデータ化することで、さまざまな項目から検索できるようになります。
いざという時に見つけたい名刺を簡単に見つけられるようになり、名刺を探す時間をカットできます。
名刺情報を共有することができる
個々の営業担当者が入手した名刺は、本来とても重要な人脈資産です。しかし、その情報が部署内で共有されなければ、せっかくの資産も埋もれてしまいます。
名刺管理アプリ・ソフトを使えば、名刺情報も簡単に共有できるようになります。そうすることで、実は重役同士がすでに接点があった、ほかの担当者がアプローチしている途中だ、などの情報を掴めるようになるのです。つまり、名刺情報を共有することで、営業効率もアップするわけですね。
紛失のリスクをなくす
最近、個人情報流出のニュースが多く取りざたされています。それこそ名刺は、個人の重要な情報が記載されたアイテムです。万が一紛失してしまった場合には、かなりのリスクが伴うでしょう。
個人で名刺を持ち歩いている場合、移動中にどこかで落としてしまったり、あるいは盗難されてしまったりというリスクがあります。しかし、名刺管理アプリ・ソフトを使って管理することで、万が一の紛失のリスクもなくせるでしょう。
おすすめの名刺管理アプリ・ソフト18選
ここからはおすすめの名刺管理アプリ・ソフトをご紹介します。
1「連絡とれるくん」
名刺をスマートフォンを使って撮影してデータ化、クラウド上に保存し、全社や部署ごとなど共有範囲を自由に設定できます。SansanやLINE WORKSとも連携できるので、企業としての名刺の有効活用だけでなく、個人のユーザビリティも向上するでしょう。
また、名刺管理ツールとしてだけでなく、トータルで連絡先を一元管理してくれます。web電話帳を使えば、部署やキーワードから社員を検索して連絡がとれるので、テレワークの導入を検討している企業にも向いています。
2「SANSAN」
社内の名刺を一括管理できる名刺管理ツール。部署にこだわらず、データを横断検索できることでより効率よく営業活動ができるようになります。
SANSANは「個々人で管理していた名刺情報を社内で共有する」というサービスコンセプトのため、ユーザーライセンスではなく、管理するデータ量に比例するサービス形態をとっています。
3「eight」
eightは、名刺管理ツールとしてだけでなく、ビジネスSNSとしての役割も果たしてくれるアプリです。eightに登録している人同士でチャットを使うようにメッセージが送れるので、カジュアルにコミュニケーションが取れるメリットがあるでしょう。
また、Facebookのようなフィード機能もあるので、ただ名刺を交換しただけでなく、新たにビジネスのチャンスや会話のきっかけを作れるようにもなります。
4「Camcard」
Camcardは、名刺にメモやリマインダーを添付できる特徴があります。覚えておきたいことや商談の記録を残せるほか、スマホのカレンダーと連携してリマインダーを設定することもできます。
名刺データはクラウドサーバーに保存され、銀行レベルの暗号化技術が用いられているので、セキュリティ面でも安心できると言えます。
5「Wantedly People」
名刺を最大10枚まで同時に読み取ることができるので、大量の名刺のデータ化が煩わしいと思っている人にもおすすめ。
ただ名刺を管理するだけでなく、相手に関連するニュースや話題を表示してくれる機能があるので、チェックしておくだけでコミュニケーションも図りやすくなるでしょう。相手との人脈を構築するには、相手のことを知ることも重要です。
6「myBridge」
myBridgeの特徴は、登録した名刺をいつでも簡単に検索できることと、LINEのトークを使って名刺を共有することができることです。
名前だけでなく、会社名や部署・役職など、さまざまなキーワードで検索できるので、必要な時に必要な情報をすぐに探し出せます。LINEでデータ共有ができるのは、LINE株式会社が運営しているサービスだからこそと言えるでしょう。
7「名刺バンク」
名刺バンクは、登録した名刺データから人物相関図を作ってくれる特徴があります。人物を選択すると、その人物を中心にどのような関係性があるのかの相関図が見れるのです。客観的に関係図を見ることで、営業戦略も練りやすくなるでしょう。
8「メイシー」
たまった名刺を封筒に入れて送付するか、スマートフォンで撮影するだけで、メイシーのスタッフが名刺をデータ化してくれます。データ入力は1枚25円、スキャンは1枚10円。
データ化した名刺にはラベルがつけられるようになっていて、取引先やプロジェクトごとでの管理がしやすくなっています。ラベルをつけた名刺は一覧で見れるので、プロジェクトメンバーに連絡する際にも便利になります。
9「WorldCard Mobile Lite – 名刺認識管理」
対応言語の豊富さが特徴のWorldCard。英語や中国語はもちろん、全部で25カ国もの言語を認識し、データ化が可能です。グローバルなシーンで働く人におすすめの名刺管理ツール。
読み取りにはOCRが採用されていて、スマホで名刺を撮影すると瞬時にデータ化。氏名や電話番号・メールアドレスだけでなく、SkypeのIDまで読み込んでくれます。
10「Cardful – Evernoteで名刺管理 -」
無料で利用できる名刺管理アプリ。カメラで撮影し登録された名刺データは、自動的にクラウドサービスのEvernoteにアップロードされます。また、保存した名刺情報から直接メールを送ったり、電話を発信することも可能なので、使い勝手も良いのが特徴。
11「Office Lens」
マイクロソフト社がリリースするスキャンアプリ。名刺だけでなく、書類やホワイトボード、ノートなど、幅広い用途に対応しています。
このアプリ単体では名刺を管理する機能はありません。管理は自分で行うので、名刺の画像化だけで良いという人に向いているアプリです。
12「Saciva」
名刺のデータ化は、カメラで名刺を撮影したのちオペレーターによる手動入力で行われ、料金は無料。しかも手動入力でありながら、英語や韓国語など全部で7つの言語に対応しています。
また、自分の名刺情報を更新したときに、登録されている相手に自動で共有してくれる機能もついています。
13「名刺ファイリングCLOUD」
OCR機能で名刺を自動でテキスト化し、クラウド上に保存。オペレーターによる手入力のサービスもあります。クラウド上のデータには、いつでもどこでもアクセスが可能。
データには、打ち合わせや営業の記録などを残せるメモ機能がついているので、どの相手にどんなアプローチをしたのかを振り返ることができます。多くの見込み客と接する機会の多い人におすすめの機能です。
14「名刺de商売繁盛」
隠れていた社内の人脈を見える化してくれる機能がついており、誰がどこの会社にアプローチしているのかが一目でわかります。営業の二度手間を防ぐことができますし、担当者と親交のあるキーマンにアプローチをかける方法を取るなど、営業戦略も練りやすくなるでしょう。
15「スマート名刺管理」
スマート名刺管理は、専用のスキャナで名刺を取り込みます。1枚にかかる時間は約0.3秒と、かなり高速。また、Windows版では日本語・英語・中国語など23カ国24言語に対応しているので、グローバルに活躍するビジネスマンにぴったりのツールでしょう。
名刺のデータを使用して、名刺の住所までの路線図の表示やGoogleマップとの連携ができるなどの便利機能も搭載しています。
16「HotProfile」
HotProfileは、名刺をデータ化すると会社の組織図を自動で生成し、会社の人脈を可視化する機能がついています。把握していなかったつながりを見つけることで、営業チャンスを拡大させられる可能性があるでしょう。名刺を管理するだけでななく、営業支援ツールとしての機能も併せ持ったツールです。
17「SmartVisca」
CRMツール「Salesforce」専用のクラウド型名刺管理ツールです。取り込んだ名刺情報からSaleforceに登録された顧客更新が自動更新され、常に最新の情報を得て販促活動が行えるメリットがあります。
また、取引先との名刺交換の実績や親密度などの関係性をレポートで確認できるようにもなっています。
18「名刺万能3」
21カ国22言語に対応しており、グローバルなシーンで活躍する人におすすめの名刺管理ツール。また、読み込んだ名刺データはQRコードを作成して、スマホに簡単に転送することも可能です。
Outlookなどのソフトのデータをインポート・エクスポートしたり、ボタンひとつで名刺データをファイリングしてくれたりと、作業効率を上げてくれる機能もついています。
名刺管理アプリ・ソフトを選ぶポイント
ここまでおすすめの名刺管理アプリ・ソフトをご紹介してきましたが、どのような基準で選べばいいのでしょうか。
個人向けか、法人向けか
個人で使用する場合は、単に名刺管理の意味合いが強いかと思いますが、法人利用の場合は名刺を共有することが想定されます。個人で効率的に管理することに向いているものを選ぶのか、複数の社員が名刺情報を共有して営業効率をあげられるものを選ぶのか、利用用途を明確にした上で最適なものを選びましょう。
料金
名刺管理アプリ・ソフトには無料のものと有料のものがあります。人によって名刺管理にかけたい予算は変わってくるので、自分にあった価格帯のものを選びましょう。
セキュリティ
名刺は、いわばその人の個人情報そのもの。万が一のことがあってはいけません。信頼して利用できるセキュリティ対策が整っているアプリ・ソフトを選ぶようにしましょう。
連絡先の管理を充実させたいなら「連絡とれるくん」
連絡とれるくんは、クラウド上に全ての連絡先をまとめて管理してくれるので、オフィスのフリーアドレス化、テレワークの導入においてもメリットを発揮します。
連絡先の管理を充実させたい、お悩みの企業なら連絡とれるくんを導入することをお勧めします。
名刺管理アプリ・ソフトは目的に合わせて選ぼう
一口に名刺管理アプリ・ソフトと言っても、ものによって使い方も機能面もさまざまです。自分がどんな風に名刺を管理したいのか、どんな情報が必要なのか、目的を考えた上であっているものを選ぶようにしてくださいね。
