会社におけるコミュニケーションとは
コミュニケーションとは思ったことや感じたことを、言葉や文字などの「言語」や表情や身振りなどの「非言語」を使って、相手に投げたり、相手から受けとったりすることです。
どの会社においても円滑にビジネスを進めていくために、コミュニケーションは欠かせないことです。社員同士で同期だけでなく上司や部下と部門間の会話が活発となれば、業務効率化や生産性の向上や人出不足の解消になり、会社の業績にも関わってきます。
特にコミュニケーションに課題がある部門
会社には組織が存在し、部門があります。その部門においてもコミュニケーションが円滑であると、それぞれの部門が円滑に回り機能し、生産性も向上します。それぞれの部門間で、コミュニケーションの課題があると指摘され、部門の壁や部門間の軋轢が生じるのは組織の必然です。
各部門はそれぞれ仕事を果たし、継続的な成果をあげて主張し合っているため軋轢が生じています。部門同士の理解が会社に必要とされています。
コミュニケーション不足が会社にもたらす課題5つ
コミュニケーションが不足することで会社には、どのような課題をもたらしてしまうか。その課題を５つあげました。
コミュニケーション不足がもたらす課題のうち、自社にあてはまるものがないか照らし合わせてみましょう。確認してみると、自社の課題が見つかりやすいです。
コミュニケーション不足がもたらす課題1：情報共有が不十分
コミュニケーション不足の課題としてまず、情報共有が不十分であることが挙げられます。会社に勤める誰もが自分たちに課せられた仕事に対して、真剣に向き合っています。
ただ誰もが同じ仕事しているわけでなく、仕事を分担し、業績や生産向上に努めています。そのため、他の情報が入って来にくい、どのような進捗状況になっているかわかりにくい環境になっているために、情報の不十分さが課題として生じていると言われています。
コミュニケーション不足がもたらす課題2：確認不足による業務ミス
コミュニケーション不足がもたらす課題は、確認不足による業績ミスを引き起こしています。社員同士のコミュニケーションをとれる会社は、ひととおりの業務や作業が終わった後に必ず報告をし、それを複数の目で確認となります。
すなわち、報告をする会話がコミュニケーションです。そのことを徹底するだけで、確認不足による業績ミスの課題をなくすこととなります。
コミュニケーション不足がもたらす課題3：部門や個人間の衝突
コミュニケーション不足がもたらす課題は、部門や個人間での伝達の過程で話の内容が正しく伝わらない衝突があることが原因になっているケースもあります。
定期的にイベントを開催するなどして、部署内はもちろん、部署外の人とも気軽に話せる関係性を築いておくとコミュニケーション不足による課題改善となります。デスクワーク中心で他部署とあまり関わる機会がない人ほど、重要な取り組みです。
コミュニケーション不足がもたらす課題4：報告、連絡、相談の徹底ができていない
業務を行うでの基本的な考え方に「ホウ・レン・ソウ」というものがあります。報告、連絡、相談をしっかり行えば、ミスが起こることを未然に防ぐことができ、もしもミスが起こっても影響が小さいうちに対策することができます。
報告ができていないために、部下の仕事の進捗状況を上司が把握できない事態になりえます。些細なことでも連絡を取り合うこと徹底していれば、複数の目による業務のチェックが可能です。
コミュニケーション不足がもたらす課題5：コンプライアンス違反や不正行為が起こる
コミュニケーションが不足すると、>同僚同士や上司と部下の間柄において、誰が何をやっているかわからないという状態が慢性化します。
そのような場合、万が一コンプライアンス違反や情報隠ぺいが起こりそうになっても、だれも気付くことができません。
「どうせだれも見ていない」「気付かれるわけがない」という認識が広まっている社内環境は、コンプライアンス違反や不正の温床となり、課題を引き起こしていきます。
コミュニケーションの阻害要因3つ
ここでは、コミュニケーションの阻害要因についてを取り上げました。コミュニケーションの阻害要因としては人的、環境、社会背景などがあります。自社と照らし合わせ、阻害要因をいち早く見つけて改善に努めましょう。
コミュニケーションの阻害要因1：上司に思ったことを言えない環境や雰囲気
コミュニケーションの阻害要因の一つに、上司に思ったことを言えない環境や雰囲気であることがあります。
少し気になることを上司に言うことで上司が顔色を変えたり言い返しをしてたと言う場合があっては、上司と部下との関係を悪くすることに加え、その環境や雰囲気を悪くすることになりがちです。
上司も今までの経験により、改善をしない風潮を残してしまったことが、コミュニケーション阻害要因になっていると言えます。
コミュニケーションの阻害要因2：会社の気質や社風
会社の気質や社風にもコミュニケーション阻害要因となる場合があります。会社の気質や社風は、人間で例えると「性格」のように千差万別と同じです。
チームワークを大事にしており、お互いを競い合ったりする良い性格でその会社が来ているのであれば申し分がないのですが、コミュニケーションが取れなくて業績が悪いことや目標を見失っているような悪い状況が続いているのであれば、それが阻害要因になることに繋がります。
コミュニケーションの阻害要因3：対面コミュニケーションの減少
現代の社会背景として、インターネットやスマートフォンの普及によって時間をかけずにどこにいる相手とでも交信できるようになり、顔を合わすことなく会話ができるようになりました。
その反面、社会的な時間を失うこととなっています。人同士対面をしないことや上下関係を知らずに進んできたために、対面でのコミュニケーションを損い、会社への業績にも影響を及ぼすこととなりました。
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コミュニケーション不足への対策3つ
コミュニケーション不足への対策として実際に行われている事例について紹介します。社内コミュニケーションを活性化させるにはツール、制度、イベントなどさまざまな方法があります。
ここでは、その方法のいくつかを紹介します。会社によって向き不向きが出たり、取り入れ方も企業によって異なったりするので、自社のカラーに合う方法を検討してみましょう。
コミュニケーション不足への対策1：社内報
コミュニケーション不足の課題に対し、対策として「社内報」が利用できます。社内のコミュニケーション不足を解消するために社内報を作り、社内のコミュニケーションを活発化させ、企業全体に革命をもたらします。
社内報は、業績を伝えるだけでなく、社内の様子や人材やイベント開催の告知を行う案内、また日ごろのお礼や感謝の気持ちを伝える言葉を掲載するなど、コミュニケーション不足という課題への対策にも使われています。
コミュニケーション不足への対策2：レクリエーション
会社のコミュニケーションを活性化させるのにレクリエーションを行事として設ける会社もあります。会社のイベントとして、社内報で告知し、1on1ミーティングで話すことや、全体でアイスブレイクを取り入れたりします。
時に、ランチタイム時に行われているところもあり、会社側がランチ代を負担するところもあります。対策の鍵になるのが「仕事以外の話や時間」となるので、会社側が戦略的に設けることが大切です。
コミュニケーション不足への対策3：自己申告制度
自己申告制度とは、従業員自身が関わった業績への自己評価やキャリア形成の意向、異動・転籍の希望などを企業側に申告する制度を指します。
自己申告制度を利用することで、従業員の主観的・客観的な情報を収集できるほか、不正癒着や会社の部門が独自に業務を進めていく行動を抑制することにもつながります。
コミュニケーションを充実させて風通しの良い職場にしよう
社内のコミュニケーションの能力の向上を促進して、社内のコミュニケーションを円滑化を促すことができれば、会社としての業績を上げる施策として有効となります。
会社の課題を見つけるのに、会話は不可欠です。もし会社の風潮を変えたいと考えるのであれば、「コミュニケーション」を課題としてあげ、会社全体に施策を促し、また企画し実行に移すことで風通しの良い職場へと変化をもたらします。
