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2019年06月26日

テレビ・電話会議を導入するメリット各5つ|導入する上でのポイント

Web会議・電話会議・テレビ会議は会議室に集まらなくても話し合いができるツールです。大人数でも参加が可能で、時間や場所にとらわれない会議が実現できます。それぞれの会議形式のメリットや導入形式、会議形式を選ぶ際のポイントなどを解説します。

テレビ・電話会議を導入するメリット各5つ|導入する上でのポイント

変化する企業の会議形式

テレビ・電話会議を導入するメリット各5つ|導入する上でのポイント
現在の会議形式は、対面形式だけではありません。

インターネットや電話を使った会議も盛んになり、導入している企業は年々増えていると言えるでしょう。国内に支社が多い企業、海外支社を持つ企業など、対面会議が難しいときに活用できます。

安定した通信回線や電話回線を利用でき、タイムラグが目立つことはほとんどありません。常に快適でスピーディーなやりとりをどこにいても実現できるため、導入する企業が増加しています。

注目されている会議形式は3つ

近年注目されている会議形式は、Web会議、電話会議、テレビ会議の3つです。

この3つに共通しているメリットは、場所を選ばないという利便性にあります。通信回線や電話回線を使用して会議するため、スムーズな会議が可能です。

テレワークやリモートワークで導入されたり、遠方の従業員や取引先とやりとりしたり、場所や時間にとらわれない会議が実現できます。

下記では、それぞれの会議形式について解説していきます。

Web会議

テレビ・電話会議を導入するメリット各5つ|導入する上でのポイント
Web会議ではチャットで会議するのがメインです。

Web会議専用アプリを使い、オンライン上で会議ができます。ファイル共有やタスク管理にも対応しています。文字だけでも会議は進められますが、必要であればビデオ通話や音声通話を併用しながら話し合うことも可能です。

専用アプリはテキスト特化型であったり、音声通話特化型であったり、それぞれの特徴があるため、参加人数や議題の内容で選ぶと良いでしょう。

電話会議

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電話会議は音声を使った会議できます。

文字だけではなく、声でやりとりをしたい企業が導入しています。普段利用している固定電話やスマートフォンをそのまま会議に使用できる点が強みです。

また、回線の種類も豊富でアナログ回線を始め、ISDN回線やIP回線にも対応しています。使う環境を選ばず、導入しやすい会議方法といえるでしょう。

文字だけではなく相手の声を聴きながら話すことで、意思の疎通を深めやすくなります。

テレビ会議

テレビ・電話会議を導入するメリット各5つ|導入する上でのポイント
テレビ会議は音声と映像、パソコンのデータを使ったやりとりが可能です。

会議参加者の表情や声を確認することはもちろんのこと、資料やメモといった書類をテレビ画面で共有できます。また、近年ではHD(高精細度ビデオ)テレビ会議も普及しています。

HD画質によりテレビとは思えないほどリアルなやりとりが実現するでしょう。商品や部品などのサンプルも細部まで確認可能になるため、より踏み込んだ意見交換が可能になります。

テレビ会議の5つのメリット

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テレビ会議は回線が強く、遠く離れている人ともスムーズに話し合えます。

遠方に支社があったり、海外に取引先があったりしても、テレビ会議を使えばリアルタイムなやりとりが可能です。相手の表情や会議資料を見ながら会議ができ、不明点や疑問もその場で相手に伝えられます。

さらに会議を録画できるため、議事録を作成する手間がありません。会議の流れをいつでも確認できます。

メリット1:専用回線の安定性と視覚情報

テレビ会議は回線が強く、相手の顔を見ながらやりとりができます。

テレビ会議は専用回線を介して行われるため、音声の遅延や映像の乱れといった現象に悩まされることがありません。テレビ会議ではパソコン内の資料や企画書を画面に映しながら、話し合うことが可能です。

テレビ会議は視覚情報がもっとも多く、安定したやりとりができる点がメリットといえるでしょう。

メリット2:大人数でも可能

テレビ会議は少人数はもちろん、大人数が参加する会議にも導入できます。

参加者の人数が多く議論が活発になっても、クリアな音質を保てます。10~30名ほどでも対応可能です。大人数の場合はカメラやマイクの増設が必要になるため、会議で使用するマイクやカメラを増設するか、レンタルしましょう。

会議だけではなく、経営者や幹部の話を社員に聞かせるだけであれば、100人単位でもテレビ会議のシステムが使えます。

メリット3:ランニングコスト削減

テレビ・電話会議を導入するメリット各5つ|導入する上でのポイント
ランニングコストを大幅に削減できる点も、テレビ会議のメリットです。

各地方にいる担当者を本社に集めると、交通費や宿泊費などのコストが発生します。それだけではなく移動時間もかかり、全員が集まるまで時間のロスが発生するでしょう。

しかしテレビ会議であれば、ランニングコストやタイムロスを大幅に削減できます。出張費がかさんでいる場合、テレビ会議の導入が有効といえるでしょう。

メリット4:導入形式の多様性

テレビ会議は導入形式の多さも魅力です。

テレビ会議にはハードウェアタイプとソフトウェアタイプの2種類があり、自社にサーバーを置いたり、テレビ会議業者のサーバーを借りたりしながら利用できます。

長期的かつ頻繁にテレビ会議システムを使うのであれば自社で購入する、社内研修や社内イベントで短期間の利用を考えているならテレビ会議業者のシステムをレンタルするなど、導入形式を選べます。

メリット5:機密保持

テレビ・電話会議を導入するメリット各5つ|導入する上でのポイント
テレビ会議はVPN(Virtual Private Network)接続型を選択できるため、機密保持につながります。

セキュリティネットワーク内で会議ができ、外部からのアクセスも遮断します。さらに通信データを暗号化できるため、のぞき見や盗聴といった危険性が格段に低くなる点がメリットです。

VPNにはインターネットVPNと、インターネットを使用しないIP-VPNの2種類があります。

電話会議の5つのメリット

テレビ・電話会議を導入するメリット各5つ|導入する上でのポイント
電話会議のメリットは、導入が容易であるという点です。

高額な初期投資費用をかけず、現在使っている電話機やスマートフォンで電話会議ができます。最近ではPIN番号の入力不要で参加できる電話会議も増えており、以前よりも導入する企業が増えています。

ネットワーク回線を使わず電話回線でやりとりができるため、音声が途切れたり、ノイズが入ったりといった音声トラブルに悩まされることもありません。

メリット1:電話回線による安定性

テレビ・電話会議を導入するメリット各5つ|導入する上でのポイント
電話会議は安定している回線がメリットです。

インターネット回線の場合、どうしても接続が不安定になることがありますが、電話回線は安定しています。音声がこもったり、ノイズが入ったり、相手の発言が聞き取れないといったことがありません。

Web会議の場合、回線の不調で接続が中断されたり、送受信が遅くなったりしてしまうことがありますが、電話会議はいつでもスムーズに話し合いが可能です。

メリット2:新規での設備投資不要

電話会議は設備投資が不要で、いつも使っている電話で会議に参加できます。

新たに設備投資をする必要がなく、コストの削減が可能です。またスマートフォンでも電話会議に参加できるため、コストパフォーマンスのよい会議が実現します。

電話会議専用のアプリをインストールすると、PIN番号の入力も省けます。電話かけ放題のプランに加入していたり、電話会議専用アプリで通話料をかけずに会議することも可能です。

メリット3:使い慣れた機種で電話するだけ

テレビ・電話会議を導入するメリット各5つ|導入する上でのポイント
電話会議はいつも使っている電話機を使用します。

そのため、新たに会議専用の電話機を購入する必要がありません。業務で使ってる電話機をそのまま使って会議ができます。新たに操作方法を覚えるわずらわしさもないので、すぐに電話会議に参加できるでしょう。

固定電話でもスマートフォンでも、普段使い慣れている機種を使える点が電話会議の強みです。また、ユーザーインターフェースもシンプルなので、直感的に操作ができます。

メリット4:欠席者が出にくい

電話会議は参加予定者を呼び出すことができます。

電話会議に参加する人の電話番号をあらかじめ登録しておくと、会議当日に自動呼出しが可能です。会議の予定を忘れてしまうことがなく、参加者が集まりにくいという事態を防ぐことができます。

開始時刻になっても参加者が集まらない、参加率が悪く会議にならないといったトラブルを避けられます。会議の参加率を上げたいと思ったら、電話会議を導入してみましょう。

メリット5:海外出張中でも参加可能

電話会議は海外出張中でも会議に参加できます。

ネットワーク対応している国であれば、どこの国にいても電話会議に参加が可能です。電話会議サービスは特定の国であれば通話料が無料になる場合があります。

出張場所によっては電話会議システムの基本料金以外はお金がかからないため、お得に電話会議ができます。Web会議でも海外から参加はできますが、相手国の通信環境によっては快適なやりとりが望めません。

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テレビ・電話会議を導入する上でのポイント

テレビ・電話会議を導入するメリット各5つ|導入する上でのポイント
テレビや電話会議を導入する際、確認しておきたいポイントがいくつかあります。

テレビ・電話会議システムはさまざまなサービスがあり、会議の規模や参加人数、参加者のいる場所によって最適な選択が変わります。全員が使いやすく、快適な会議をするためのポイントを押さえてシステムを選びましょう。

下記では、導入の際に意識しておきたいポイントを解説します。

テレビ会議の場合

テレビ会議で注意しておくポイントは3つです。

導入形式の方法、異なるテレビ会議システムとの相互接続、拡張性が選ぶときのポイントです。特に相互接続は、テレビ会議システムを選ぶうえで重要になります。

テレビ会議はWeb会議や電話会議と比較すると初期費用が高額なので、会議の規模や人数、取引先や社員のいる場所などに合った選択をしましょう。下記では、それぞれのポイントを詳しく解説します。

導入形式

テレビ会議は導入形式が豊富です。

一般的にテレビ会議を導入するとなると、モニターやカメラ、マイクと言った機器を新規で購入しなければなりません。拠点の数が多い、設置する会議室の大きさによって、かかるコストに開きがあります。

しかしテレビ会議は購入だけではなく、リース契約も可能です。長期間の利用だけではなく半年ほどの中期間でも導入ができますし、1~2日だけのレンタル契約でも使うことができます。

相互接続の強さ

テレビ会議を導入する際は、相互接続の強さも視野に入れましょう。

他社のテレビ会議システムや機種との相互接続が可能かどうか、導入する前に調べることが必要です。システムの相性や機種のスペックにより、使えない機能が出てくる可能性もあります。

他のテレビシステム会議と問題なく接続できる、タイムラグや画像と音声の乱れがないなど、快適に通信できるテレビ会議システムを選びましょう。

拡張性

拡張しやすさも、テレビ会議システムを選ぶ際のポイントです。

テレビ会議システムを支社に導入したい際、簡単にマイクやカメラの増設、入れ替えができるかが重要です。時間とコストをなるべくかけず、スピーディーに拡張できるかどうかを視野に入れてください。

拠点や機能を簡単に追加できるかどうか、料金はどれほど抑えられるのか、導入や増設にどれくらい時間がかかるのか、などもテレビ会議を導入する前に検討しましょう。

電話会議の場合

テレビ・電話会議を導入するメリット各5つ|導入する上でのポイント
電話会議で重視するべきポイントは、使い勝手と通話料金、サポート体制です。

電話会議は導入コストは安価なのですが、基本的に月額料金と通話料金がかかります。そのため、ランニングコストを抑えられる電話会議システムを選ぶことがポイントです。

電話会議システムを導入する際、見ておきたいポイントを1つずつ解説します。

専用アクセス番号

電話会議を導入する前に、専用のアクセス番号があるかを確認しましょう。

専用アクセス番号がない場合、特定のPIN番号を入力してから電話会議システムに参加することになります。PIN番号は8~10桁程度で設定されており、参加者は番号を覚えておかなければなりません。

PIN番号を忘れてしまい、問い合わせるという手間も発生します。専用アクセス番号の場合、そこに電話をかけるだけで電話会議に参加できます。

料金プラン

電話会議の料金プランには定額制と従量制があります。

利用時間と電話会議の参加人数で金額が決まっていたり、国内での使用は無料だったり、特定の通話サービスと併用すると通話料がかからなかったりと、電話会議システム提供者によってプランもさまざまです。

電話会議をする地域、参加する人数、オプションの有無など、電話会議の規模でお得になるプランが違うため、事前によく検討しましょう。

サポート体制

電話会議を選ぶ際、サポート体制がどれほど充実しているかも重要です。

電話会議は国内だけではなく海外の参加者がいるケースも考えられます。そのため機器やシステムのトラブルがあった際、日本語だけではサポートが不十分になり、ビジネスチャンスを逃してしまう可能性があります。

メールやチャットでのサポートだけではなく、電話でのサポートや多言語での対応も行っているか、事前に調べておきましょう。

テレビ・電話会議で円滑に会議を進めよう

テレビ・電話会議を導入するメリット各5つ|導入する上でのポイント
テレビ・電話会議を導入することで、円滑に会議を進められます。

対面形式やチャット形式でも会議は進められますが、距離や通信環境に左右され、スムーズに会議が行えないことがあります。会議をする回数が多い、さまざまな場所に支社がある場合は、テレビ・電話会議の方が円滑に進みます。

対面形式の会議をしたくてもできない、チャット会議で行き違いが発生してしまったという場合、テレビ・電話会議が役立ちます。

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