名刺の管理はビジネスマンにとって必要不可欠なマナーのひとつです。名刺の管理がしっかりと行われていれば、顧客の情報を把握しやすくなりテレアポや育成施策など業務や売上の向上にも繋げやすくなります。
最近では、「紙がかさばる」「検索性が悪い」という問題から、デジタルで名刺情報を一括管理する企業やビジネスマンが急増しています。
しかし、中には「今まで紙で保管していたから、今更デジタルに乗り換えるのはめんどくさい」「デジタルも良さそうだけどデメリットもありそう、、、」と、どちらの方法で管理しようか悩んでいる方も多くいる事でしょう。
そこで今回は、アナログ管理・デジタル管理、双方におけるメリット・デメリットをご紹介していきます。
名刺管理の方法はアナログ？デジタル？
名刺管理にはアナログとデジタルの2通りの方法がありますが、それぞれどのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか。
アナログのメリット
基本的に名刺は薄いカード状のものです。これを原型のまま保管するのが、一般的なアナログ管理の方法です。
アナログで名刺を管理する場合、ボックスタイプのものやホルダータイプのものにファイリングすることがほとんどでしょう。検索性を高めるために、50音順や時系列順にインデックスをつけることもあります。
アナログ管理のメリットは、名刺データを読み取る必要がないので、ソフトや読み取りの機器などの必要がないことでしょう。また、名刺ホルダーやボックスを用意するだけでいいので、低コストで管理できる点も挙げられます。
デジタルのメリット
紙媒体の名刺をデータ化し、管理するのがデジタル管理の方法です。データ化するには専用のスキャナーを使用したり、スマートデバイスで撮影したり、業者に依頼するなどさまざまな方法があります。
デジタル管理のメリットは、検索の利便性が向上することが第一に挙げられます。データには、個人名、会社名、プロジェクト名など、さまざまなインデックスがつけられます。その人に関する情報を1つでも思い出せばすぐに見つけ出すことができるでしょう。
2つ目のメリットは、保管スペースが必要ないことです。薄いカード1枚と言えども、何百枚にもなれば保管スペースが必要になります。しかし、データ化して端末内やクラウド上に保管するのであれば、量を気にする必要はありません。
3つ目のメリットは、クラウドサービスを利用すれば、いつでもどこでも情報がチェックできることです。外出時や出張先で必要になったときでも、名刺データがクラウド上で管理されて入れば、パソコンやスマートフォンからチェックできるので、仕事の効率がアップします。
おすすめの名刺管理方法
アナログ管理・デジタル管理のそれぞれにメリットがあることがわかりましたが、どのように名刺を管理するのが良いのでしょうか。アナログ管理・デジタル管理の場合に分けて、おすすめの名刺管理方法をご紹介します。
アナログの名刺管理方法
まずはアナログで名刺管理をする場合のおすすめの方法をご紹介します。
名刺を管理する際に抑えたいポイントは、必要なときに目当ての名刺がすぐに取り出せること、管理に時間を取られない仕組みであることの2つです。これらを踏まえた名刺管理方法を考えてみましょう。
名刺ホルダーを使う
名刺管理、と聞いて多くの人がイメージするのが名刺ホルダーを使った管理方法ではないでしょうか。名刺ホルダーのメリットは、頂いた名刺をきれいな状態で保管できる点が挙げられます。
しかし、名刺の枚数が増えるにしたがってホルダーの厚みや重みが増してしまいます。持ち歩きには不便ですし、場合によっては入れ替えて整理しないと収納しきれなくなってしまうので、定期的な名刺整理の時間が必要になるでしょう。
工夫次第では、自分の使いやすいように名刺を管理することができるツールでもあります。こまめに名刺整理の時間を設けられるのであれば、向いている方法だと言えるでしょう。
名刺ホルダーにも、バインダー式のものやファイル式のものがあります。バインダー式ホルダーの場合、名刺の差し替えが簡単に行えるのがメリット。あとから名刺が増えてもすぐに順番を入れ替えられるので、五十音順や業界別にきっちり分けたいという人におすすめ。
ファイル式の場合は、ページの入れ替えができない代わりに、何かの拍子にページがバラバラになるリスクもありません。時系列順で名刺を管理したい人におすすめです。
名刺ボックスを使う
机の上で名刺を管理する場合には、名刺ボックスもおすすめです。名刺ボックスを使えば、大容量かつコンパクトに名刺を管理できます。
また、インデックスや仕切りを使い分け、企業名や業種などで分けておけば、名刺を探しやすくなるというメリットがあります。ただし、カテゴリー分けを細かくし過ぎてしまうと、反対に名刺管理が億劫になってしまうケースもあるので、普段の業務の中で負担にならない程度の大まかな区分にしておくのが良いでしょう。
デメリットとしては、携帯性が悪いので、名刺を持ち運びたいと考えている人には不向きな点が挙げられます。
ノートに貼り付ける
ノートを用意し、名刺をテープで貼って管理する方法は、安価で誰でも取り入れやすい名刺管理の方法です。
名刺の貼り方やレイアウトを工夫すれば、ノートに直接名刺に記載されている人物や会社に関するメモも残すことができるので、名刺だけでは思い出せない情報も紐づけて管理できる点がメリットです。
ただし、注意して名刺を貼らないと名刺の裏面に記載された情報を確認できなくなったり、確認しづらくなってしまいます。
デジタルの名刺管理方法
続いては、デジタルでの名刺管理方法をご紹介します。
最近は、名刺情報をデータ化してデジタル管理する人や企業も増えつつあります。どのソフトやアプリを使うのかによっても管理や活用のしやすさは変わるので、その選択は非常に重要になるでしょう。
スキャナーを使う
名刺専用のスキャナーを使って名刺をデータ化する方法です。名刺に記載されている会社名や名前、電話番号など、瞬時に読み取ってデータ化してくれます。
スキャナーと合わせて専用のソフトやアプリを使えば、管理できる名刺の量がアナログと比べて格段に増えます。またデータ化された名刺は、名前や企業名、プロジェクト名などさまざまなキーワードで検索できるので、名刺を探す手間が大幅に省けるメリットがあるのです。
しかし、瞬時に名刺の情報を読み取ってデータ化してくれるとは言っても、文字認識処理の精度によっては誤っている箇所がある場合もあります。そのような場合には、自分で修正する手間がかかるでしょう。
名刺管理アプリ・ツールを使う
名刺管理アプリ・ツールを使えば、名刺スキャナーと同じような仕組みで、スマートフォンで撮影した名刺の写真からデータ化し、クラウドサービス上に名刺情報を管理できます。
スキャナーとの違いは、たくさんの名刺を一括で登録するのには不向きな点が挙げられます。しかし、スマートフォンのカメラ撮影するだけでデータ化できる手軽さから、外出先でもパパッと名刺管理が行えることがメリットです。
名刺管理ならデジタルがおすすめ
ここまで、アナログ管理とデジタル管理のメリットやそれぞれの方法について見てきましたが、どちらがいいのかまだ悩んでいる人も多い事でしょう。
アナログ管理の場合、導入コストがかからず誰でも簡単に名刺が管理できます。対してデジタル管理では、名刺の枚数が多くても簡単に管理ができ、クラウドサービスを利用することで名刺の情報を個人だけでなく社内で共有も可能になります。また、外出先でも名刺情報が確認できるメリットがあります。
より名刺の情報を有意義に活用することを考えているのであれば、デジタル管理がおすすめです。
おすすめのツール「連絡とれるくん」
名刺をデジタル管理をする上でおすすめしたいツールが「連絡とれるくん」です。
連絡とれるくんは、ただ名刺を管理するだけでなく、全ての連絡先を一元管理してくれるweb電話帳ツールです。
名刺のデータ化は、スマートフォンから写真を撮るだけですぐに名刺情報を共有できるようになります。また、名刺ごとに全社共有、部門内など柔軟に閲覧範囲の設定ができるので、名刺を個人の資産ではなく会社の資産として活用できることでしょう。
また、全ての情報はクラウド上に管理されるので、紛失や盗難の心配もありません。
個人や企業にあった名刺管理方法で業務効率を上げよう
今回は、名刺管理の方法について、アナログとデジタルそれぞれのメリットや方法をご紹介しました。名刺を個人で管理したいのか、全社で共有できるようにしたいのかによっても、合っている名刺管理の方法は異なります。
名刺をどのように活用したいのかを考え、それぞれに合った方法を選択して、業務効率を上げられるのが最適です。自分が重視したい項目から複数の方法を比較検討してみてください。
