役職者や営業担当など、社外の人に会う機会が多いと名刺が溜まってしまいがち。個人管理だと、どうしても名刺情報の活用がうまくいかないことがほとんどです。
これらの名刺を有効活用するために使われるのが、名刺管理ツール。この記事では、名刺管理ツールを使うことで得られるメリットやおすすめのツールをご紹介します。
名刺情報の共有は管理ツールを使おう
名刺の多くは個人のものとして管理されており、営業における資産としての価値が発揮されていないケースがあります。しかし、名刺情報は社内で共有することで、営業活動をより効率化することができます。
名刺情報を共有するには、名刺管理ツールを使うのがおすすめ。名刺管理ツールを使うことで、主に3つのメリットが得られるのです。
名刺の保管や検索の手間が省ける
名刺を紙の状態のままアナログで保管していると、いざ探そうと思ったときに思うように見つかりません。ファイリングしたとしていても1枚1枚めくって探すのには、かなりの労力を使います。
これを名刺管理ツールを用いて管理していれば、名刺情報が1箇所にまとまっているので、検索機能を使って簡単に見つけたい情報にアクセスできます。ツールによってはラベルをつけることもできますし、名刺にメモ情報を付加することも可能です。
また、データ化して管理するので、名刺の保管場所のスペースもとりません。
名刺情報が常に更新される
名刺を個人で管理していると、情報のアップデートがされないままになってしまう可能性もあります。例えば、名刺交換したときにはAの部署にいた人が次に交換したときにBの部署に異動していることはよくある話です。
名刺情報を名刺管理ツールを用いて管理していれば、名刺交換をするたびに情報がアップデートされ、常に最新の情報に保つことが容易になります。
社外でもアクセス可能になる
クラウド上にデータを保管するタイプの名刺管理ツールを使えば、インターネットに繋がる端末さえあれば、社外からでも名刺情報にアクセスできます。営業で外出しているときにもアクセスできますし、テレワークの導入時などにも役立つでしょう。
おすすめの名刺情報共有ツール5選
ここからは、おすすめの名刺情報共有ツールをご紹介します。ツールによって特徴や機能が異なるので、自分にあったツール選びの参考にしてくださいね。
1.連絡とれるくん
連絡とれるくんは、名刺管理だけでなく、連絡先をクラウド上で一元管理できるツールです。「Web電話帳」を利用すれば、部署やキーワードで社員を検索して連絡できる特徴を持っています。名刺管理としてだけでなく、社内・社外電話帳としても活用できるのです。
名刺の登録は、スマートフォンを使って撮影するだけ。登録した名刺は、全社から部署単位まで、自由に共有範囲を設定できます。名寄せ機能もあり、重複登録を防いでくれます。
また、「TeamSpirit」や「UPWARD」など、さまざまなサービスとの連携も可能になっており、個人のユーザビリティも快適にしてくれるでしょう。
利用料金は、初期費用としてテナント開設費が50,000円かかり、月額は1ユーザー300円です。
2.SANSAN
「個人で管理していた名刺を社内で共有すること」がサービスコンセプトのSANSANは、名刺を管理するだけでなく、会社の資産に変えてくれる名刺管理ツール。名刺情報のデータ化の精度の高さが特徴で、高度なOCR文字認識機能に加え、オペレーターによる手入力での修正でほぼ100%のデータ化の精度を保っています。
また、高度な名寄せ技術も特徴の1つ。名刺情報には商談内容も記録できるので、内容を社内に共有することで、営業の移動連絡も顧客情報の引き継ぎもスムーズに行えるでしょう。名刺の人物と行なったメールのやりとりも、クラウド上で紐づけることが可能です。
SANSANは、ユーザーライセンスではなく、管理するデータ量に比例していくサービス。ライセンス費用は月額50,000円から。サービス開始と同時に全従業員にユーザーアカウントが割り振られるようになっています。
3.eight
eightには無料版と有料の「eight プレミアム」の2通り用意されています。無料版の方は個人利用を想定されており、企業で利用するのであれば、費用はかかりますが、企業向けプレミアムの方が適しています。
eightは登録した名刺をラベル分類でグルーピングすることで、より詳細に名刺をリスト管理できるようになります。
また、ビジネスSNSとしての機能も併せ持っており、同僚とeightのメッセージでやり取りをし、事前に先方の情報を得ることもできます。さらに、もし相手もeightを利用していれば、グループメッセージで繋がることができるので、営業機会が広がります。
有料のeight プレミアムは、1ヶ月あたり基本使用料10,000円、ユーザー1人あたり400円で、年間契約で利用できます。小規模な会社に向いているでしょう。
4.CAMCARD
CAMCARDには個人向けの無料版と法人向けの有料版「CAMCARD BUSINESS」があります。特徴は、データ化の速度の速さで、世界でも最高クラスの画像補正・OCR機能で最速5秒でデータ化が完了。名刺を撮影しなくても、カメラを向けるだけで自動スキャンしてくれるのもお手軽です。
さらに法人版では人力オペレーションによるデータ修正も最短5分で可能。このレスポンスの速さは大きな魅力だと言えるでしょう。
また、名刺の情報に商談情報やタスク、画像付きのメモなども紐づけられるようになっています。17ヶ国語に対応しているので、グローバルな企業にもおすすめ。
利用料金は、スタンダードプランで1ID月額1,400円です。
5.HotProfile
名刺管理だけでなく、営業支援ツールとしての機能も併せ持ったツール。名刺をデータ化することで、会社内の顧客の組織ツリーを自動で生成してくれます。自分がまだ接触していない顧客でも、社内のほかの人に接点があるかどうか、社内の人脈を可視化できるのです。
また、顧客への送信メールの開封率やWEBサイトで顧客がどのくらいの時間何を見たかを把握し、ニーズにあった顧客にアプローチすることも可能になります。
月額サービス料金は、ユーザー課金で、名刺管理のみの場合1ユーザー3,000円。SFA機能を付帯した場合は4,500円です。
連絡とれるくんは名刺の共有だけじゃない
連絡とれるくんには、前述した通り名刺管理以外にも働き方を変えてくれる便利な機能が備わっています。
Web電話帳
全ての連絡先をWEB電話帳で一元管理することで、連絡先を調べるための時間を無くし、より生産性の高い働き方を実現できます。また、テレワークやフリーアドレスの導入にも一役買ってくれるでしょう。
固定席の固定電話で連絡を取り合うことをが前提となっている電話帳システムでは、テレワークやフリーアドレス環境には適していません。しかし、Web電話帳を使えば、会社支給のスマートフォンさえあれば、どこからでも連絡できる環境を構築できます。
発信元の情報が表示される
連絡とれるくんは、PA Sync機能を備えています。これは、連絡とれるくん内に情報があれば、スマートフォンの連絡先に情報が入っていなくても誰からの着信かがわかる機能で、別途アプリをインストールする必要が無くなります。
オプションサービスとの連携
連絡とれるくんには、組み合わせることでより便利になるオプションサービスが2つ用意されています。
1つ目は「居場所わかるくん」で、フリーアドレスでも誰がどこにいるのかがわかるツールです。オフィスにいる社員の位置情報が「連絡とれるくん」上に表示されるので、最適なコミュニケーションツールの選択が可能になります。
2つ目は「お客様わかるくん」で、お客様情報を一元管理し、スムーズな対応を可能にするツールです。既存PBXはそのままで固定電話への着信情報をパソコンにポップアップ表示でき、相手の名前や番号がわかるので、誰から着信があったかがすぐにわかります。これにより取次回数が減り、スムーズな顧客対応が可能になります。
名刺情報の共有で業務の効率化を図ろう
今回は、名刺情報を共有するのに便利な名刺管理ツールについてご紹介しました。名刺管理ツールによって特徴や強みが異なるので、自社にあっているサービスはどれなのか、必要なオプションサービスはなんなのかを踏まえた上で、ぜひ導入を検討してみてくださいね。
