みなさんは名刺をどのように管理しているでしょうか。名刺には、名前や連絡先といった重要な個人情報が含まれています。それだけに、もう関わりがないかもと思う人の名刺でも、なかなか処分のタイミングに悩むという人も多いです。そこで今回は、名刺の正しい捨て方とタイミングについてご紹介します。
一般的な名刺の捨て方は？
一般的に名刺はどのようにして処分するのが良いのでしょうか。
ビジネスマナーとして「名刺の受け取り方」があるように、捨てるときにもマナーを守って捨てなければなりません。
名刺にはその人の個人情報が記載されており、場合によっては顔写真や個人の携帯番号も記載されているケースがあります。そのため、不要になった名刺でも安易にゴミ箱には捨てず、正しい捨て方で廃棄しなければ、情報漏洩につながってしまう恐れがあるのです。
シュレッダーにかける
まず一般的な方法として、個人情報が読み取れないようにシュレッダーにかけてから捨てる方法があります。
特に、細かく細断できるタイプのシュレッダーであれば、よりセキュリティ性が高くなるため、なるべくカット時の紙が小さくなるタイプのものを選びましょう。
もし、自宅での処分でシュレッダーが無いという場合には、ハサミで細かく切ります。このとき、切った名刺は一つの袋にまとめず、いくつかの袋に分けて捨てると、さらに安全です。
手間はかかりますが、こうすることで、個人情報の漏洩が防げるのです。
中が見えない封筒や袋に入れて捨てる
数が膨大で、シュレッダーにかけていられない場合には、中が見えない封筒や袋に入れて捨てるという方法もあります。自分のものではないにしても、人の名刺が捨てられているのを見るのもあまり気持ちが良いとは言えません。
とはいえ、なかなか不安が残る方法でもあるので、まとめて重要書類を処分してくれるサービスを利用するのも良いでしょう。
捨てても良い名刺の判断は？
「まだ今後使う気がする」「人との繋がりを感じるし…」などの理由から、名刺を処分しづらいと考える人は少なくありません。
しかし、いくら名刺が捨てられない日でも、ずっと取っておいては溜まりに溜まっていずれは処分する日がやってきます。ここでは、捨てても良い名刺を判断するタイミングについてみていきます。
頻繁に会う人の名刺は取っておく
頻繁に会う人や直近で会う予定がある人の名刺は、取っておきましょう。名刺交換をしたのちに、それぞれの名刺について話題にのぼることも稀にあります。そんなときに「捨ててしまった」というのは、失礼に当たります。
実際に受け取った名刺をあとから確認するようなことはほとんどありませんが、固定で会う予定のある人の名刺は取っておくのが無難だと言えます。
一年使わないものは捨てる
名刺を捨てるタイミングは1年を目安にするのが一般的です。
まずは、頂いた名刺を1年間保管しておきます。ここである程度、「今後も長いお付き合いになる人」、「縁がないと感じる人」などの形で分けておくと分類が楽です。
1年間を通して、ご縁がなかったと思う方、連絡を取っていないの名刺は、思い切って処分してしまいましょう。溜めていてもいいことはありません。
名刺の管理はツールで行おう
名刺をたくさんもらうと管理方法がしっかりしていなければ、整理ができなくなってしまいます。そのような状況を防ぐためにも、名刺の管理はツールで行うのがおすすめです。
名刺情報を社内で共有できる
名刺管理ツールを利用することのメリットは、名刺情報を社内で共有できることにあります。
アナログ管理では、ここの営業担当が入手した名刺は、その人だけが持っている情報になります。しかし、本来名刺情報は営業部としての重要な人脈資産になるはずのもの。情報が共有されなければ営業活動を効率化することはできません。
これを、名刺管理ツールを使って情報共有できていれば、より営業効率を高め、商談の成功率を高めてくれることに繋がるでしょう。
名刺情報が常に更新される
2つ目のメリットは、常に名刺の情報が最新のものに更新されることです。
名刺が個人管理の状態では、情報がアップデートされない可能性があります。例えば、名刺交換した際にはAの部署にいた人が、次に名刺交換したらBの部署に異動していた、という可能性があります。
このとき、顧客情報を名刺管理ツールで管理していれば、誰かが名刺交換する度に情報がアップデートされるため、常に最新の情報に保つことができます。
データのバックアップを取っておこう
デジタルで名刺情報を管理するときの最大のリスクは、データの喪失です。
もし、クラウドサーバーに保存しているのであれば、バックアップサーバーが用意されている場合もあります。しかし、自分のパソコンやスマートフォン上にローカルで管理している場合や会社のサーバー内で管理している場合には、それらが壊れた際に全てのデータが失われてしまう恐れがあります。
名刺管理ツールを用いて名刺管理を行う場合には、必ず定期的にバックアップを取るようにしましょう。
「連絡とれるくん」がおすすめ
名刺管理ツールを使うのであれば、「連絡とれるくん」を導入することをおすすめします。名刺管理ツールにはさまざまなタイプがありますが、「連絡とれるくん」は、企業向けのタイプ。
名刺管理の方法としては、スマートフォンで名刺を撮影するだけで、簡単に名刺をデータ化し、すぐに共有できる状態になります。登録した名刺には、全社共有・部署ごと・ユーザごとなど、柔軟な閲覧範囲の設定も可能。
また、名寄せ機能もついているので、他の社員が登録した最新の名刺を参照することができ、名刺の重複登録を防ぎます。
しかも「連絡とれるくん」は、名刺管理ツールとしての機能だけでなく、仕事の働き方を変えてくれる便利な機能がほかにも備わっているんです。
Web電話帳
「連絡とれるくん」の最大の特徴は、名刺情報だけでなく、社員・お客様情報を全てクラウド上で一元管理してくれる点です。
Web電話帳機能を使えば、連絡先がクラウドで一元管理されたWeb電話帳で、部署やキーワードから社員を検索して連絡ができます。さらに、お客様の名刺情報を検索して連絡することも可能。
この機能があれば、テレワークや社外での営業効率もアップするでしょう。
発信元の情報が表示される
もう1つの機能「着信表示機能」は、PA Syncにより着信時に情報を表⽰します。これは、端末上に発信相手の連絡先が登録されていなくても、「連絡とれるくん」に登録があれば、発信元の連絡先を表示してくれる機能。
iPhone内のアプリに、Web電話帳データを同期することで、着信時に発信者番号通知をみて相⼿の⽒名を表⽰します。また、履歴上にも相手の⽒名が残ります。
オプションサービスとの連携
さらに、組み合わせて使うことでますます便利にしてくれるオプションサービスが2つ用意されています。
1つは「居場所わかるくん」。フリーアドレスでも「だれ」が「どこ」にいるかわかるサービスです。
オフィスにいる社員の位置情報を「連絡とれるくん」上に表示してくれるので、最適なコミュニケーションツールが選択できるようになります。
2つ目は「お客様わかるくん」。お客様情報を一元管理し、スムーズな対応を実現するサービスです。
既存PBXはそのままで、固定電話への着信情報をパソコンにポップアップ表示できます。相手の名前や番号がわかるので、誰から着信があったかがすぐにわかります。これにより、取次の手間を減らし、スムーズなお客様対応が可能になるでしょう。
不要な名刺を捨てる事で業務を効率化できる
今回は、名刺の正しい捨て方やタイミング、おすすめの名刺管理ツールについてご紹介しました。
名刺は、その人の個人情報が詰まったもの。ビジネスマナーとして正しい扱いを心がけましょう。また、正しく管理することで、より仕事効率も上がるはずです。
