皆さんは名刺をどのように管理しているでしょうか。名刺には、相手の名前や会社名、電話番号など、個人情報が多数記載されています。そのため、名刺を捨てづらいと思う人も多いのではないでしょうか。
「邪魔な名刺を捨てたいけれどどうしていいかわからない…」そんな悩みを持つ人に向けて、名刺の適切な捨て方とおすすめの名刺管理ツールをご紹介します。
邪魔な名刺の捨て方は？
名刺は、1枚だと非常にコンパクトに見えますが、営業担当の人は日に何枚もの名刺が手元にやってきます。「気がつけば机の引き出しが名刺で埋まってしまっている…」なんて人も。
邪魔になってきた名刺を捨てたいと思っても、名刺にはその人の個人情報が記載されています。そのため、適当にゴミ箱に捨てては情報漏洩の危険性もあります。
名刺は必ず適切な方法で捨てるようにしましょう。
シュレッダーにかける
そのままゴミ箱に捨てられない名刺は、個人情報が読み取られないように必ずシュレッダーにかけてから捨てましょう。できれば、より細かく細断できるシュレッダーの方がセキュリティ性が高くなるので、なるべくカットした紙が小さくなるタイプのものを選んだ方がいいです。
もし、自宅で処分する際にシュレッダーがないという場合には、 ハサミで細かく切ってください。このとき、切った名刺の紙は1つの袋にはまとめず、いくつかの袋に分けて捨てるとより安全だと言えます。
一年使わないものは捨てる
なかなか捨てづらい名刺、一体どの基準で捨てる名刺を決めればいいのだろうと悩んでいる人も多いのではないでしょうか。名刺を処分するには1年を目安にすると良いでしょう。
1年に1度のタイミングでいいので、「名前を見て思い出せる人か」「この1年間で実際に連絡を取っている人か」など振り返る時間を作ってください。もし思い出せなかったり連絡を取っていなければ、捨ててしまいましょう。
頻繁に会う人の名刺は取っておく
対して、頻繁に会う人や連絡をとる人の名刺は取っておきましょう。名刺交換した後、稀にそれぞれの名刺について話題にのぼることもあります。そんなとき「捨ててしまいました」というのはあまりにも失礼です。
実際に受け取った名刺を見せることはないでしょうが、毎月のように会う相手の名刺は、残しておくのが無難だと言えます。
また、そのような人でも「異動や役職の変化はないか」「転職や退職をしていないか」などの事情を踏まえて、1年に1度名刺の情報を見直し、古いものは捨てましょう。
名刺が邪魔なら管理ツールを使おう
とはいえ、そのような名刺でも増えてきては邪魔になってしまうこともあるでしょう。目安として1,000枚を越えると、紙で管理するのは難しくなると言われています。
そこでおすすめしたいのが、名刺管理ツールです。名刺管理ツールは、名刺のデータベースを作成できるツールです。個人管理に向いているパソコンにインストールして使用する名刺管理ソフトから、社内で情報共有がしやすいクラウド上で名刺管理できるツール、また最近ではスマートフォンで管理できる名刺管理アプリなど、さまざまな形態のツールがリリースされています。
そして、名刺管理ツールを使って名刺をデジタル管理することで、主に3つのメリットが得られます。
データ管理なので、邪魔にならない
名刺管理ツールを用いれば、名刺をデータ化して管理するので、名刺の置き場所に困ることはありません。
また、外出時に名刺情報を持ち歩くことができるというメリットもあります。外出先で急に連絡を取る必要ができて連絡先を調べるときにも、名刺管理ツールによりデータ化されていれば、出先から簡単に検索できます。
紙の名刺では、全部持って外出するのは現実的ではありませんよね。データ管理ならば重い名刺を持ち歩く必要がなく、紛失する心配もありません。
名刺を探す手間が省ける
アナログ管理している名刺の山の中から、特定の探したい名刺を探すのはなかなか労力のいる作業です。
名刺管理ツールを使っていれば、名刺情報が1箇所にまとまっているので、名前や電話番号などの情報からすぐに相手の名刺を探し出すことができます。また、使用しているツールによってはラベルをつけてよりわかりやすく名刺管理できるものもあります。
名刺情報を社内で共有できる
名刺管理ツールの中には、個人利用ではなく会社全体で導入できるツールもあります。企業向けのツールを使えば、会社全体での名刺情報の共有も容易になります。
名刺を個人管理している状況では、誰が誰とつながりがあるのかが見えにくいものです。例えば、「自分は面識がないけれど、他の担当者は面識がある」という場合にも、社内の人脈を可視化することで効率の良い営業活動が可能になります。
また、社内で名刺情報を共有しておくことで、退職や異動の際の引き継ぎもスムーズに行いやすいというメリットもあります。
「連絡とれるくん」がおすすめ
社内で導入する名刺管理ツールを検討しているならば、「連絡とれるくん」がおすすめです。
名刺管理の方法としては、スマートフォンで名刺を撮影するだけで、簡単に名刺をデータ化し、すぐに共有できる状態にしてくれます。登録した名刺は、全社共有・部署ごと・ユーザごとなど、柔軟な閲覧範囲の設定も可能。
また、名寄せ機能もついているので、他の社員が登録した最新の名刺を参照することができ、名刺の重複登録を防ぎます。
利用料金は、初期費用として50,000円、月額料金は1ユーザー300円です。
Web電話帳
「連絡とれるくん」は、名刺管理ツールとしての機能だけでなく、仕事の働き方を変えてくれる便利な機能がほかにも備わっているんです。
「Web電話帳」機能は、名刺情報だけでなく、社員・お客様情報を全てクラウド上で一元管理できます。
Web電話帳機能を使うことで、連絡先がクラウドで一元管理されたWeb電話帳から、部署やキーワードで社員を検索しての連絡が可能になります。さらに、お客様の名刺情報を検索して連絡することもできます。
個人の端末に連絡先を保存していないので、万が一端末を紛失や盗難に遭ってしまった場合でも、情報漏洩の心配がありません。また、この機能があれば、テレワークや社外での営業効率もアップするでしょう。
発信元の情報が表示される
もう1つの機能「着信表示機能」は、PA Sync機能により着信時に情報を端末に表⽰します。端末上に発信相手の連絡先が登録されていなくても、「連絡とれるくん」に登録があれば、発信元の連絡先を表示してくれます。
iPhone内のアプリにWeb電話帳データを同期することで、着信時に発信者番号通知から相⼿の⽒名を表⽰します。また、履歴上にも相手の⽒名が残ります。
オプションサービスとの連携
さらに、組み合わせて使うことでますます便利にしてくれるオプションサービスが2つ用意されています。
1つは「居場所わかるくん」。フリーアドレスでも「だれ」が「どこ」にいるかわかるサービスです。
オフィスにいる社員の位置情報を「連絡とれるくん」上に表示してくれるので、最適なコミュニケーションツールが選択できるようになります。
2つ目は「お客様わかるくん」。お客様情報を一元管理し、スムーズな対応を実現するサービスです。
既存PBXはそのままで、固定電話への着信情報をパソコンにポップアップ表示できます。相手の名前や番号がわかるので、誰から着信があったかがすぐにわかります。これにより、取次の手間を減らし、スムーズなお客様対応が可能になるでしょう。
邪魔な名刺は作業の妨げになる
アナログでの名刺管理は、意外と管理に時間を割いています。もし、必要な情報ができた時に、邪魔な名刺が大量に混ざった名刺の山の中から、お目当のものを見つけるのにどれだけの時間がかかるでしょうか。
名刺管理ツールを使えば、そのような無駄な時間はなくなり、作業をより効率化してくれますよ。ぜひ名刺管理ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
