皆さんは日々の営業活動で得た名刺をどのように管理しているでしょうか。中には「気がつけば溜まっていた名刺を整理したい…」「どうしていいかわからない」と悩んでいる人もいるでしょう。
そこで今回は、名刺をオンラインで管理するメリットやおすすめの名刺管理ツールについてご紹介します。
名刺をオンラインで管理するメリット
名刺管理には大きく分けて2通りの方法があります。1つは名刺を紙媒体のままアナログで管理する方法。もう1つは、名刺情報をデータ化してオンラインで管理する方法です。
では、名刺をオンラインで管理することでどのようなメリットが得られるのでしょうか。3つのメリットをご紹介します。
名刺の保管や検索の手間が省ける
名刺を紙媒体のまま管理する場合には、名前や企業名順にして整理するなど、必要なときに探しやすくする手間や工夫が必要です。もし、整理せずに順不同で保管している場合には、いざ探したい名刺があるときにかなりの労力を要するでしょう。
名刺をデータ化してオンラインで管理していれば、全ての名刺情報が1箇所にまとまっているので、企業名や名前、部署名など、自由なキーワードで検索し、即座に見つけたい情報にアクセスできます。
名刺情報が常に更新される
すでに名刺交換を済ませている人でも、異動や電話番号の変更などにより、改めて名刺を受け取るケースもあります。
名刺をオンラインで管理していると、名寄せ機能があるものが多く、1人のデータが複数存在するという状況を防いでくれます。つまり、常に最新の情報に更新されたものだけが残るということです。
また、顧客情報の追記や削除も簡単に行うことができます。
社外でもアクセス可能になる
オンライン名刺管理ツールのほとんどが、クラウド上に名刺情報を保管します。インターネットに繋がる端末さえあれば、営業で外出しているときに名刺情報が必要になっても、その場で即座にアクセスできます。
名刺ファイルを持ち歩くのは、荷物にもなるし紛失の恐れもありますが、オンライン管理ならそのような手間や不安は解消されます。
オンラインで管理できる名刺管理ツール5選
ここからはオンラインで管理できる名刺管理ツールを5つご紹介します。それぞれ特徴やオプション機能が異なるので、自分には何が合っているのか参考にしてみてくださいね。
1.連絡とれるくん
「連絡とれるくん」は、名刺管理としてだけでなく、連絡先をトータルでクラウド管理してくれるツールです。
例えば、名刺はもちろん、内線番号がかかれた紙や社内で利用しているSNSツールなど、すべての情報が一括で管理できます。また、オプションサービスを利用すれば、パソコン上に登録されている顧客から固定電話へ連絡が入った場合、連絡先の情報をパソコン上にポップアップして表示することもできます。
利用料金は、初期費用がテナント開設費として50,000円、月額1ユーザーあたり300円で利用できます。
2.SANSAN
SANSANの特徴は、名刺をスキャンするだけ、という使い勝手の良さ。スキャンした名刺データはSANSANに送信され、データをもとに翌営業日中にはデータ化されクラウド上に保存されます。データ化には高度なAI技術を活用しているため、精度もほぼ100%。
名刺情報は社内共有が可能で、新規のクライアント先の人物でも、社内で繋がっている人がいるかどうかの確認ができます。また、名刺が登録されている人物とのメールのやりとりをクラウド上で紐づけることも可能です。
SANSANは、ユーザー課金型ではなく、情報量に比例して見積もりを出し、利用料金が決定します。最低利用料金は、初期費用としてライセンス費用が12ヶ月分とSANSANスキャナ代（10,000円）、月額は50,000円からです。
3.eight
名刺を撮影するだけで、スピーディーかつ正確にデータ化してくれる名刺管理ツール。撮影したデータはAIに処理され、すぐに利用できる状態になります。さらに、オペレーターによる人力補正も行われるので、誤りがあった場合でも一定時間後には正確な情報に修正されるので安心です。
また、名刺管理アプリとしてだけでなくビジネスSNSとしての機能を併せ持っているのが特徴。
無料版と有料版の違いは、人力補正されるまでの時間が3分の1に短縮されること、ドキュメントスキャナからの一括取り込みが可能になること、CSVファイルでデータをエクスポートできることなどのサービスがプラスになる面です。
利用料金は月額無料、もしくは、Eightプレミアムの場合は月額480円、または、年額4,800円で利用できます。
4.CAMCARD
CAMCARDはOCR機能により、名刺をスマホで撮影するだけで最速5秒でデータ化が可能。初めて名刺交換した相手でも、別れてからすぐにデータ化し、即お礼メールを送るなんてこともできますね。もし、読み取った情報が不正確な場合でも、のちにオペレーターによる人力補正にも対応しています。
また、名刺の情報に商談情報やタスクを紐づけることもできるようになっています。社内で共有しておくことで、商談の状況などについても全体で把握しやすくなるでしょう。さらに外部サービスとの連携や、メールマガジン配信機能も備えていて、顧客情報をダイレクトに営業に結びつけられることのできるサービスです。
利用料金は、スタンダードプランで月額1,400円。
5.HotProfile
名刺管理だけでなく、SFA（営業支援ツール）の機能も付帯させられる名刺管理ツール。
名刺をデータ化することで、会社内の顧客の組織ツリーを自動で生成します。これにより、自分がまだ接触していない顧客でも、社内のほかの人に接点があるかどうか、社内の人脈を可視化できるようになり、より効率の良い営業活動が可能になります。
また、顧客への送信メールの開封率やWEBサイトで顧客がどのくらいの時間何を見たかを把握し、ニーズにあった顧客にアプローチすることも可能です。
月額サービス料金は、ユーザ課金で、名刺管理のみの場合1ユーザー3,000円。SFA機能を付帯した場合は4,500円です。
オンライン名刺管理ツールを選ぶポイント
上記で紹介したように、オンライン名刺管理ツールも今はさまざまな種類のものがリリースされています。どのようなポイントに着目して選ぶべきなのかについてもご紹介します。
個人向けか、法人向けか
名刺管理アプリを選ぶ際にまず重要になるのは、個人で使うのか法人で使うのかというポイントです。それによって必要な機能やサービスが変わってくるでしょう。
個人で使用する場合は、単に名刺管理の意味合いが強いでしょう。対して、法人利用の場合は名刺を共有することが想定されます。個人で効率的に管理することに向いているものを選ぶのか、社内で名刺情報を共有して営業効率をあげられるものを選ぶのか、利用用途を明確にした上で最適なものを選びましょう。
料金
名刺管理ツールには無料で利用できるものと有料のものがあります。人によって名刺管理にかけたい予算は変わってくるので、自分にあった価格帯のものを選びましょう。
また、無料で利用できる名刺管理アプリのほとんどが個人向けです。法人向けの名刺管理アプリは、買い切りタイプのソフトウェアか月額課金が必要なものが多くなっています。
セキュリティ
名刺は、いわばその人の個人情報そのもの。万が一のことがあってはいけません。信頼して利用できるセキュリティ対策が整っているアプリ・ソフトを選ぶようにしましょう。
1つ判断基準として、プライバシーマークを取得している企業から提供されているサービスかどうかというポイントがあります。また、導入実績を確認するのも良いでしょう。
名刺をオンラインで管理して業務を効率化
今回は、オンラインで名刺を管理するメリットやおすすめのツール、ツールを選ぶ際のポイントについてご紹介しました。
名刺をオンライン管理することで、名刺が持つ情報の価値を発揮し、より業務を効率化することが期待されます。ぜひ、自分にあったツールを選んでみてくださいね。
