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2019年05月10日

固定資産管理業務について|業務内容4つとポイント4つ

固定資産管理業務についてご存知ですか。固定資産管理業務は、会社の経理を司る部署の担当者が行う業務の1つです。この記事では、固定資産管理業務について、業務内容や業務を進める上でのポイントなどを解説します。経営の視点から見ても、非常に大事な業務です。

固定資産管理業務について|業務内容4つとポイント4つ
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固定資産とは

企業における固定資産とは、不動産や土地の他に、機械や車両などの償却資産も含んだものの総称のことです。一般的に、代表的な固定資産は、土地や建物などの不動産を指しますが、企業においては、機械や車両といった償却資産も含まれます。

償却資産とは

償却資産とは、土地・建物以外の事業に必要な資産のことです。償却資産は、法律によって毎年の償却率が定められています。

償却資産は、減価償却の方法によって、減価償却費を法人税法や所得税法の規定により会社の損金や必要な経費に算入することで処理が行われます。償却資産は以下のように、大分類されます。

・第1種 構築物
・第2種 機械及び装置
・第3種 船舶
・第4種 航空機
・第5種 車両及び運搬具
・第6種 工具・器具及び備品

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固定資産管理業務の内容

固定資産管理業務とは、一般的に、会社内の経理部門担当者が行う業務です。固定資産管理業務には大きく分けて、取得・管理・徐却・移動という4つの業務内容があります。ここからは、これらの業務について、1つずつ詳しく説明していきます。

1:固定資産の取得

固定資産の取得とは、社内規定に基づいて固定資産の取得業務を遂行することです。固定資産は取得金額が大きくなることが多く、取得に関しては社内規定が決められている会社がほとんどです。一般的には、利害関係のある部署で稟議にかけて取得の是非を相談していきます。

取得には、耐用年数のある償却資産や導入するのにシステムを理解する必要がある償却資産もあるので、固定資産管理者には取得や導入についての理解が必要です。

2:固定資産の管理

固定資産取得後は償却費の計上と現物管理・現物実査・資産評価を行います。固定資産の管理は、固定資産管理台帳を用いて、償却費を損金や経費にどのように算入するかを個別に管理していきます。

現物管理や実査は、台帳と実際の現物資産の状態にズレが無いかを照合するために、年に1~2回行うのが基本です。新しい資産が勝手に増えたり、勝手に処分されていないかをチェックする大事な作業です。また、資産評価も毎年行います。

3:固定資産の除却

固定資産の徐却とは、固定資産を使用しなくなった際に行う業務のことです。固定資産の使用をやめることを、会社の会計処理上では「徐却」と呼びます。

取得や管理と違い、耐用年数の到来した資産や寿命が尽きた資産は、最終的に廃棄処分されることが多いのですが、使用をやめて倉庫などに仕舞う行為が徐却処理です。徐却処理は、簡単にいうと、「会社としてこの資産はこれ以上使用しません」と宣言する処理のことです。

4:固定資産の移動

4つ目の固定資産管理業務は、固定資産の移動に関する業務です。固定資産の移動をしたときは、移動先を管轄する役所などに固定資産移動の報告と償却資産税を支払う必要がありますので、このような処理を行うのも固定資産管理業務の仕事の1つです。

本社の移転や、工場や営業所などの移転も、固定資産の移動にあたります。また、機械や車両といった移動も業務に含まれるので、台帳と現物の擦り合わせは重要な業務になります。
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固定資産管理の具体的な内容

固定資産管理業務の具体的な内容には、固定資産管理台帳の作成、リース物件管理台帳の作成、各部署への資産申請書の配布、各部署の資産状況の台帳への記帳、と大きく分けて4つあります。ここからは、固定資産管理業務の具体的な内容について1つずつ説明していきます。

1:固定資産管理台帳を作る

固定資産管理台帳とは、会社の所有する全ての固定資産の一覧表のことです。償却資産を含む、固定資産の取得・管理・徐却・移動の状況をわかりやすくまとめたものが、固定資産管理台帳です。

会社で10万円を超える資産を設備投資として購入すれば、それらは償却資産となり、税法に基づいた減価償却により経理処理が行われます。

台帳の管理には現物管理と実査が欠かせません。年に1~2回は擦り合わせしましょう。

2:リース物件管理台帳を作る

リース物件管理台帳は、リースによって所有している償却資産などについて、別に作成した台帳のことです。会社の所有する資産は、購入品の他に、リース契約により所有している資産もあります。これらの資産はリース物件管理台帳を作成して管理することになります。

最低でも以下の内容について登録し、リース管理台帳で管理します。

・リース品の名前
・リース料金
・リース会社名
・リース回数
・リース終了日
・リース更新についての定め

3:資産の申請書を各部署に配る

資産は、買い替えや移動、廃棄などが行われるので、資産の申請書で現況報告ができる状態にしておきます。

会社の運営が長く、会社が大きくなってくると償却資産の新規購入や廃棄・移動の把握が難しくなります。よって始めから、各部署に資産の現況に変化があったときや新規購入といった資産に動きがあるときの報告書として、資産の申請書を配っておきます。

償却資産の状況把握・現物確認は重要な業務なので、徹底した管理体制が必要です。

4:各部署の資産の状況を台帳に記帳する

各部署から償却資産の申請書を預るごとに、台帳に記載する必要があります。償却資産の状況は変化していくので、各部署から資産の申請書が上がってきたら、まず管理台帳に記載を行い、同時に現物確認も行います。

リース品や日常的に使用している機械などの場合は、故障や異常が無いかの確認も必要です。また、耐用年数やリース期間が過ぎていないかなどといった、現場で把握できていない状況の管理も管理業務では重要です。

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固定資産管理のポイント

固定資産を管理するのに重要なポイントは、管理基準を作ること・現物実査を定期的に行うこと・固定資産の取得や処分は稟議で決めることの3つです。ここからは、固定資産を管理する際のポイントについて、1つずつ説明していきます。

1:管理基準を作る

固定資産管理に必要なのは、しっかりとした管理基準に基づいた管理を行うことです。管理方法は、会社によって異なることもありますが、基本は台帳管理と現物管理の2つです。

償却資産は耐用年数やリース期間など使用に制限のあるものも多いため、管理側は、現場で実際に使用する社員にも共通認識させておく必要があります。特に、償却資産の購入・売却・移動・廃棄についてはしっかりとしたルール作りをしておきます。

2:現物実査を定期的にする

帳面上だけでなく、実際の物品を確認する業務である現物実査は、非常に重要です。現物実査とは、台帳上に書かれた償却資産を、実際に見て確認する業務です。最低でも年に2~3回は行う必要があります。

償却資産というのは、使うごとに傷んだり修理が必要になったりするものも多いので、管理者は耐用年数に応じた現物実査を行う必要があります。現場からの報告だけで処理をせず、現物実査を行う事で会社の無駄削減につながります。

3:固定資産の取得や処分は稟議で決める

固定資産の取得や処分は、会社全体で稟議にかけて決めることが大事です。固定資産は、維持にも費用のかかる会社にとって大きな資産ですので、新たに取得する際や処分・売却するといった場合には、関係部署による稟議にかけて決定します。

会社にとって比重の大きな償却資産は、会社の利益を生み出すことにも貢献している資産ですので、会社全体で納得のいく答えを出す必要があります。

固定資産管理で重要なのは情報の共有

固定資産の管理において最も重要なことは、固定資産情報の共有です。固定資産管理業務を行う上では、常に新しい資産情報が更新され共有されていることが最も大切です。

現場で償却資産を使用している社員や管理を行う経理の社員同士が、常に最新の情報を共有している状態を保つには、しっかりとしたルール作りと情報を共有しやすいシステム作りが欠かせません。固定資産管理者は、誰もが分かりやすいシステム作りを心がけましょう。
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