給与の日割り計算とは
給与の日割り計算には、3つの重要なポイントがあります。「会社ごとに計算方法が違う場合がある」「休職する際に必要になる場合が多い」「復職の際にも必要」の3つです。
これから初めて給与の日割り計算をする人は、3つの重要なポイントは最低限守って計算しましょう。また、自社に給与計算に関する3つの重要なポイント以外の特徴があるなら、4つ目のポイントとして給与の日割り計算の際に活用してください。
会社ごとに計算方法が違う場合がある
給与の日割り計算の方法が、会社ごとに違う場合があります。具体的には、暦日基準・所定労働日基準・月平均の所定労働日基準に分かれているケースが多いです。この3つの基準について、以下では、メリットとデメリットについてお伝えしていますので、参考にしてみてください。
また、3つの基準以外の特殊な給与計算方法を採用している会社もあります。まずは、会社ごとの給与計算方法を把握してから給与を日割りしましょう。
休職する際に必要になる場合が多い
会社を休職すると、仕事をしない期間が途中から発生しますので、給与を日割り計算する必要があります。例えば、毎回1カ月分の給与をもらっていた場合に、1カ月の途中で休職しているケースを考えてみるとイメージしやすいでしょう。
休職することが事前に分かっている場合は、早めに会社に申し出て給与の日割り計算をしてもらってください。自分がもらえると考えている給与の額と違いがないかを確認しておくためです。
復職の際にも必要
給与の日割り計算は、復職の際にも必要な場合が多いです。例えば、育休や産休をしていた人が月の途中から復帰して給与をもらうケースが、これにあてはまります。
復職の際の給与の日割り計算も、暦日基準・所定労働日基準・月平均の所定労働日基準のどれで計算するのかが、議論の対象になる場合が多いです。今現在復職予定の従業員を抱えているなら、どの計算方法で給与を日割りするかシミュレーションしておくのもおすすめです。
給与の日割り計算のポイント12選
給与の日割り計算をする際には、ポイントが12個ありますので、ご紹介します。実際には、今回ご説明する12個のポイント以外にも会社ごとに考慮すべき事情が異なるケースがありますが、まずは給与の日割り計算のポイント12個について、最低限押さえておきましょう。
また、給与の日割り計算のポイント12個以外にもポイントを思い付いたら、独自のノウハウとして活用してみましょう。
1：暦日基準の場合
給与の日割り計算が暦日基準で行われる場合は、「給与÷その月の日数×所属日数」という計算式で求められます。暦日基準は、月に着目して日割りの給与を割り出す方法であるため、月によって、会社と従業員のどちらが金銭的に得をするかが変化します。
従業員側が損をするケースでは、従業員から不満を言われる可能性があるので、どう対処するかも検討しておくことが必要です。
2：所定労働日基準の場合
給与の日割り計算が所定労働日基準で行われる場合には、「給与÷その月の所定労働日数×実働日数」の計算式で求められます。所定労働日基準は、所定労働日に着目した基準です。
1カ月の所定労働日が異なるケースでは、従業員側と会社側のどちらが経済的に得をするかが変化します。給与の日割り計算の際にもめないためにも、1カ月の所定労働日を全て同じにしても良いでしょう。
3：月平均の所定労働日基準の場合
給与の日割り計算が月平均の所定労働日基準で行われる場合は、「給与÷月平均の所定労働日数×実働日数」の計算式で求められます。月平均の所定労働日基準は、1年という単位から月の平均の所定労働日を割り出す基準です。
こちらの計算方法は、給与の日割り計算をした際に、会社側と従業員側の間で、月や労働日による金銭面の損得の違いが生じない基準でもあります。
4：就業規則
就業規則にどのように記載されているかで、給与の日割り計算の結果は決まります。例えば、完全月給制で給与を受け取れる就業規則だった場合、1日でも出勤していたら1か月分の給与を支払うことになります。
また、自社の給与の日割り計算は自社の就業規則次第です。自社の就業規則に基づいて支払いますが、法律上、社員にとって不利であってはならないことになっているため、給与を日割り計算で払う際は注意しましょう。
5：残業関連の手当
給与の日割り計算の際には手当も考慮する必要があります。例えば、法定休日に勤務させると、労働契約の賃金の35％以上を払うことになっています。また、22時から5時までの間に勤務させると、労働契約の賃金の25％を払うことになります。
法定労働時間や時間外労働時間が限度時間を超えた場合、または時間外労働時間が1カ月60時間を超えた場合は、それぞれ労働契約の賃金の25・50％以上を払う法的な義務が発生します。
6：各種手当
給与の日割り計算の際には、各種手当についても考慮します。なぜなら、手当が発生している場合には、基本給を日割りするだけでなく、手当を払う法的な義務があるためです。
例えば、会社内での役職ごとにもらえる役職手当や会社が認めた資格を取得した人が得られる資格手当が該当します。また、会社ごとに個別の手当てが設定されているケースもあるので、給与の日割り計算の際にも見落とさないようにしましょう。
7：従業員の情報の把握
従業員の情報の把握も、給与の日割り計算の際には重要です。なぜなら、従業員ごとに基本給や手当が異なる場合があるからです。例えば、交通手当支給のための住所や家族手当支給のための家族構成などの情報がこれにあてはまります。
また、従業員の日割り計算の際の要望や希望額も聞いておくと、会社と従業員の対立を未然に防ぐことにもつながるでしょう。
8：労働時間の確定
給与の日割り計算の際には、労働時間の確定もポイントです。なぜなら、労働時間により給与が変化するためです。
労働時間の確定には、タイムカードで客観的に確定したり、自己申告してもらい確定したりする方法をおすすめします。ただし、自己申告の場合には、嘘をついている可能性もあるため、怪しい場合は周りの人にたずねて調査する必要もあるでしょう。
9：賃金台帳への記録
給与の日割り計算の際には、賃金台帳への記録も重要です。賃金台帳へ記録することは、労働基準法にも定められています。また、賃金台帳は、法的に3年間は保管する義務があるため、過去の給与の日割り計算も3年前までであれば、確認可能です。
ただし、賃金台帳を3年以上保管しているケースも多いため、3年以上前の給与日割り計算が知りたい場合であっても、まずは問い合わせてみることを推奨します。
10：控除
控除も、給与の日割り計算に影響を与えます。法定控除以外にも、控除となり得るものがあるため、見落とさないように注意が必要です。
法定控除の項目としては、雇用保険・厚生年金・健康保険料・住民税・所得税があります。また、法定控除以外の控除の項目には、会社や従業員ごとに異なりますが、生命保険料や組合費といったものが挙げられます。
11：普段からの準備
給与の日割り計算の際には、普段からの準備も重要です。なぜなら、平素から給与の支払いに関して会社単位で厳しく行われていてこそ、給与の日割り計算も間違いなく行われるからです。
具体的には、社員の給与を日割り計算しなければならなくなった場合、どのような法律が適応され、どのような情報を集める必要があるかを、普段から明確にしておくと良いでしょう。
12：手続き
給与の日割り計算を終えた後は、銀行振り込みをするという手続きがあります。銀行振り込みにすることで、実際に給与が払われたかどうかの証拠を残すことができるからです。
もしも給与の日割り計算後に、会社と従業員の信頼関係に基づいて手渡しで給与を渡してしまった場合、後日、給与の額が足りないと言われても、金額を証明することができません。お金に関する事柄は、最後まで気を抜かないように確実に対応しましょう。
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日割り計算方法のメリットとデメリット
ここからは、日割り計算方法のメリットとデメリットを3つの基準に分けてご紹介します。具体的には、暦日・所定労働日・月平均の所定労働日の3つの基準をご説明します。
3つの基準のメリットとデメリットについて解説しますので、どの基準が一番望ましいかを考えながら読んでみてください。
1：暦日基準の場合
給与の日割り計算が歴日基準である場合、1カ月が28日の2月が給与が最も高くなり、1カ月が31日である月で給与が最も安くなります。2月なら月給を28日で割るため、31日で割る場合よりも、1日の単価が高くなるからです。
1カ月が28日である2月に、給与を日割り計算で払うと、1カ月が31日であるケースよりも、従業員側が金銭的に得をし、会社側が損をします。
2：所定労働日基準の場合
給与の日割り計算が所定労働日基準の場合は、1カ月の所定労働日が多いほど、給与が安くなります。例えば、1カ月の所定労働日が25日と30日ならば、月給を30で割る場合の方が、1日の給与が少なくなるからです。
1カ月の所定労働日が多ければ多いほど、給与の日割り計算の際には、会社側が金銭的に得をすることになります。
3：月平均の所定労働日基準の場合
給与の日割り計算が月平均の所定労働日基準の場合は、月によって、会社側と従業員側で給与の支払いに損得が発生することがありません。月平均の所定労働日基準だと、月ごとの差が生じないためです。
会社での公平感を重視する際には、月平均の所定労働日基準で給与の日割り計算をすると良いでしょう。365日から休日と出勤しない日を引き、12で割ることで、月平均の所定労働日が特定されます。
給与の日割り計算のルールを作ろう
給与の日割り計算には、暦日・所定労働日・月平均の所定労働日といった計算の基準があり、それぞれにメリットとデメリットがあります。
給与の日割り計算の際に、適用する基準によって、会社ごとに違いは出てきますが、大切なことは、自社での給与の日割り計算のルールを作り、常に適正かつ確実に対応できるようにしておくことです。
この記事でご紹介した、給与の日割り計算のポイントも押さえながら、自社のルールを作りましょう。
