予算執行管理とは？
予算執行管理とはPlan(編成)・Do(執行)・Check(確認)・Action(行動)というPDCAサイクルによって行われる、収支を予想と分析して改善していくことにあります。
予算執行管理は経営戦略上の目標を設定する上でも必要なことで、1カ月後、3カ月後、半年後といった未来に向けて動くためにも必要なものとなっています。この予算執行管理がぐらついている会社は不安定に見られてしまうでしょう。
予算執行管理をする5つの目的
予算執行管理の設定をするには大きく分けて5つの目的を達成する必要がありますので先にこちらを確認しておきましょう。
簡易的に記載すると、目標を確定させること、目標を達成するための計画を立てること、立てた計画をしっかりと各所に伝達すること、細分化された仕事における責任の所在もはっきりさせておくこと、予算執行管理における予算と実績を比較して乖離が発生していないのかを確認することとなるでしょう。
1：目標の設定
予算執行管理のスタート地点にあるのがこの目標設定で、まずは自社の能力に見合ったハードル設定を行いましょう。低すぎず高すぎずがポイントですが、売上最低目標や諸経費の上限なども必要になってきますので、どの程度の利益が出せるのかも見通す力が必要です。
会社は「何らかの利益を出すために存在している」ので、この利益を出すために必要な行動の一つが予算執行管理であり目標設定です。
2：目標達成のための計画策定
<予算執行管理において会社の利益から目標を設定したら、具体的にどのような行動をすればその目標を達成できるのか、計画を立てる必要があります。/mark>
予算執行管理ではこのような計画もあやふやなものではなく数値化して表現しやすい状況にすることがポイントなので、できる限りわかりやすくまとめることも重要です。この計画策定のためには、必要な数字や情報集めも重要になるでしょう。
3：戦略の伝達
必要な数字や情報から予算執行管理においての目標設定の道筋が立てられたら、後はその情報を必要な方々に伝達するだけです。
ただし、伝達の方法が悪いと思った以上に情報が拡散しないで予算執行管理の行動が無駄になってしまいますので、しっかりと情報伝達ができる状況は整えておきましょう。
4：責任の所在の明確化
予算執行管理をすると目標達成に必要な予算や資金が数値化されて見えやすくなるので、その予算分配が部署ごとにどうなっているのかも見えるようになります。つまり、責任の範囲も可視化されるようになるということです。
この可視化された責任の所在も明確化する必要があるので、誰がどれだけの責任を負うのかもはっきりしておきましょう。これが無いとPDCAサイクルがうまくまわりません。
5：目標と実績の分析
予算執行管理においてここまで明確な数値化をすると、ある程度事が運ぶと実績と予算の乖離が浮き彫りになることがあります。これは何らかの課題があるということなので、明確に分析を行って対策を立てる必要があるでしょう。
逆に、スムーズに事が運べている部署も見えるようになるので、どうしてそのように貢献できているのかも調べる必要があります。
予算執行管理に必要な売上予測レポートの作り方
予算執行管理を行う側は具体的な売上予想レポートを作成して、他部署の方々を納得させる情報を提供する必要があります。具体的にはプレゼンテーションやレポート提出という形になるでしょうが、それらの資料を作るためにはある程度のコツがあります。
売上履歴から売上予測を立てる
予算執行管理における売上予測レポートで最も一般的なのが、前年度の売上履歴といった過去データを元にして売上予測を立てるということです。最も使いやすいのが直近の1年で、1年前の売上利益に成長率をかけるといった簡単な計算式も存在しています。
ただし、ここに大きな仕事の案件が追加されているかどうか、解約話があるのか、市場の動向がどうなっているのかも追加されるので、簡単には終わりません。
営業ファネルから売上予測を作る
ファネルとは漏斗のことで、マーケティング用語で見込み客から顧客になるまでの推移を表した簡易イメージとなっています。この営業ファネルのデータ、商談件数や見積件数や受注までのデータが揃っていれば、ある程度の予想が立てられるので、予算執行管理におけるレポートとして十分に活用できます。
ただし、この予算執行管理方法も具体的な数値が揃っていないとできないので、正確なデータ提出強力が必須になるでしょう。
PDCAサイクルを使った予算管理方法
予算執行管理において重要なのがPDCAサイクルです。具体的には、経営資源の分配を決めて目標達成のための計画を立てて、トラブルが発生しても対応できる状況を整えつつ執行し、計画が予想通りに進んでいるのかをチェックしつつ、必要な行動をとるという形です。
執行から行動まで何らかの問題が発生したら、はっきりとさせた責任の所在があれば課題を解決する方法も建てやすくなります。
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予算執行管理ツール
これらの予算執行管理には膨大な数値とデータが必要になります。一般的な管理としてExcelを使ったものがベースとなっていますが、数値が膨大になるとExcelでは処理できなくなってしまうでしょう。
そのようなときに役立つのが予算執行管理ツールとよばれている専用ソフトとなります。具体的に有名なソフトをいくつか紹介しましょう。
BizForecast
予算執行管理向けのソフトを導入したいけどExcelに似たような操作性が欲しいという方向けのソフトがこの「BizForecast」です。Excelが使いやすいという方にとっては間違いなく優れたソフトとなっているので導入を検討してください。
Excelにおけるデメリットの保全面や情報の共有という部分も解消されているので、導入後直ぐに快適さに気がつけるでしょう。
Senses
Senses は活動状況把握に優れた予算執行管理ツールで、時系列ごとの表示による最適な行動管理が容易にできます。過去の類似案件がすでにある場合は、その案件から最適解を導き出せるようになるツールです。
eセールスマネージャー
予算執行管理ツールとして人気よりも、無駄な労働時間削減や生産性向上という部分に注目されているツールとなっています。外出先からも報告ができるようになっていますので、外出が多い営業マンにとっては強い味方となるでしょう。
予算執行管理ツールを導入してみませんか
予算執行管理ツールにも色々とありますので、いきなり導入するのは難しいものがありますが、導入すると何らかのメリットが生じるのは事実です。具体的に予算執行管理をしてみて考えたことがある不満点を解消できるツールを選ぶようにしましょう。
