予実管理とは？
予実とは予定と実績のことで、企業においては予算と実績のことになります。予実管理をするということは、その企業の予算と実績を管理するになりますが、企業においては実績が経営目標に問題なく向かっているかの確認をするために予実管理を行うことになります。
そして、企業においては予算を適切に管理することが必要で、予算の使い方が正しいか、組織として間違った方向に実績が進んでいないかをチェックする必要があります。
予実管理をする2つの方法
予実管理をするには予実管理の流れをつかむことで、予実管理にあたっては、まず目標を設定し、予算他を具体的な数字目標にしていきます。そして、全社の予算に合算して確認し、予実管理を行うことで、予算と実績の差異を知り、課題を抽出できます。
予実管理をエクセルで行うことができ、エクセルでの予実管理のポイントとして、月次ベースの予実管理と、日次ベースの予実管理、そしてカテゴリー別の差異分析があります。
1：予実管理の流れ
予実管理の流れとして、まず企業としての目標を設定し、具体的な数字目標を決めていき、それを全社の予算に合算して確認することになります。
予実管理を行うことによって、予算と実績の差異を確認することが可能になり、差異ができたことを分析することで課題を抽出することができます。
課題が予実管理により分析できれば、事業の軌道修正を行うための解決案の検討に入ることができますし、その実行に自信が持てます。
目標を設定する
予実管理の流れとして、まず企業としての目標を設定して、それを確定する必要がありますので、予算目標を設定します。とりあえず利益を上げることを視点にして、達成に向けた努力目標を設定します。
予算管理において、営業利益を求めて企業としてどの程度の利益を出したいか設定することが重要です。そして、そのために必要となる予算を検討することになり、その企業の経営者の判断により決定されます。
具体的な数字目標に落とし込む
予実管理の流れとして、次に必要な情報を集めて、過去の実績などにより具体的な予算の設定を行います。必要となる数値を出すために、過去のどの期間の実績を参考にするか決めていきます。
期間により変動要素が大きく変動するような場合には、数値をエクセルなどにより平均値を求めていきます。もちろん、すぐに達成できるような数値目標とはしない予算を編成していきます。
全社の予算に合算して確認する
予実管理の流れとして、続いて予算を確定するのですが、必要な数字や情報を集めてから、実際の予算を設定していきます。設定する予算は目標値が高すぎず、低すぎずの企業に合った予算を設定する必要があります。
そして、設定する予算はその企業全体の予算に合算して、企業の予算範囲を逸脱していないかも確認していきます。実際の予算管理を行いながら、課題が発生した場合には速やかに対応できるようにします。
予算と実績の差異を確認して課題を抽出する
予実管理の流れとして、基本的に月ごとに決算を行います。予実管理は月ごとに決算を行うことで精度が高まり、設定した予算と実績に差異が出たことが判明した時点で、業務の軌道修正を行うようにします。
また、月ごとに予算全体を見通すことで、予算執行に当たって重要な順位を見直すことができますので、それにより予算と実績を比較します。売り上げに最も貢献している事業を見つけて、その事業に重点を置くようにしていきます。
解決案の検討
予実管理の流れとして、月ごとの決算により分析を行い、判明した問題点に対して対策行います。予算と実績の比較により課題が浮き彫りになった事業については、改善策を立てて実行していくのですが、収益に最も貢献している事業は何かを分析して知ることが最も重要です。
収益の悪い事業よりも、収益性の高い事業に力点を置くことで、より具体的な対策が立てやすくなるので、その検討を重点的に行います。
2：エクセルでの予実管理のポイント3つ
エクセルでの予実管理のポイントとして、月次ベースの予実管理、日次ベースの予実管理、そしてカテゴリー別の差異分析が可能なことがあげられます。この3つのポイントをエクセルの予実管理は可能にしてくれますのでエクセルを予実管理に利用するとよいです。
ただし、エクセルは表計算ソフトであって、専用の予実管理ソフトではないため、細かな点である優先順位の表示や業務の仕様変更には対応しきれないという欠点はあります。
エクセル1：月次ベースの予実管理サンプル
エクセルでの予実管理のポイントとして、月次ベースの予実管理を行うことができます。エクセルを使った月次ベースの予実管理サンプルとして、列に商品リストを入れ、行に月の数字を入れ、業務のカテゴリーごとに予算、実績、差異の項目を付けます。
エクセルでの月次ベースの予実管理では、行を1月単位として、3ヶ月ごとに4半期の小計を入れると便利です。そして、最終行に年間合計の数値が出るようにエクセルの関数を入れます。
エクセル2：日次ベースの予実管理サンプル
エクセルでの予実管理のポイントとして、日次ベースの予実管理が行えます。予実管理は予算と実績を比較して、その差異を知ることのみが目的ではなく、予算以上の事ができた場合は何でできたのか、逆に達成できない場合は何が悪かったのかを分析できることが良い点です。
日次ベースの詳細な予実管理を行うことで、月次ベースの予実管理からマクロで見えてくる課題と、日次ベースの予実管理を比較して詳細な分析が可能になります。
エクセル3：カテゴリー別の差異分析
エクセルでの予実管理のポイントとして、カテゴリー別の差異分析が行えます。紙ベースで実績を把握するのではなく、エクセルでの予実管理を行うことで、多角的な分析が可能になります。
エクセルは多機能な表計算ソフトですので、企業の事業カテゴリーや製品カテゴリー別に数値が入力されていても、串刺し計算やその他の手法により、カテゴリーを比較した予実管理ができます。
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予実管理ツール
専用の予実管理を行えるツールとして、InnoPMやSAP BPC予算管理システムなどがあります。エクセルを使った予実管理よりも便利で強力な予実管理を行うことができますので、企業が成長を続けるためにも専用の予実管理ツールを導入することが必要です。
さらにIT業界専用の予実管理システムには、IT関連業向け統合ソリューションがあり、IT業の企業にはおすすめの予実管理システムになっています。
InnoPM
予実管理のシステムとして、クラウド型のInnoPMがあり、株式会社電縁が提供しているツールです。電緑はシステム開発だけではなく、ビジネスコンサルティングもしているですのでInnoPMを導入した場合は多方面のサポートが受けられます。
予実管理システムのInnoPMは個別プロジェクトの収支管理が行えるのがもう一つの利点になります。マネジメント層向けの機能も充実しているため、プロジェクトの推進に使えます。
SAP BPC予算管理
ERPとは企業における資源のすべてを統合的に管理し、経営の効率化を図る経営管理システムです。SAP ERPは、多くのERPシステムの中でも世界的に普及し、高い信頼を持っている経営管理システムです。
長年にわたるSAP社の業務知識が盛り込まれていて、どんな業種にも対応できるうえ、システムの導入が早くできることが特徴で、しかも業務の簡素化と標準化が実現できるのが利点です。
IT関連業向け統合ソリューション
オービック社のIT関連業向け統合ソリューションは、IT業界のニーズに応えてソフト開発業の業務特性や商習慣などを取り入れた統合管理ソリューションになっています。個別の案件ごとに変わる条件や課題にも細かく対応でき、事業ごとの進捗管理と収支・経費管理が可能です。
これにより、ソフト開発、個別開発ほかのプロジェクト業務をより効率的に予実管理できるので、IT業界にはおすすめの予実管理システムになっています。
予実管理ツールを導入してみませんか
予実管理とはどのようなことで、どのようなことができるなどの利点を解説しました。企業が予算を管理するのは、企業が成長し続け利益を確保するために重要な点です。適切な予実管理をすることで、企業は継続的な成長をすることが可能になります。
そのための予実管理ツールはエクセルを使うことでも実現できますし、専用の予実管理ツールを導入することで、より強力な予実管理が実現できますので、導入することがおすすめです。
