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2019年06月14日

年末調整をスムーズに行うための6つのポイント|年末調整各種控除申告書

年末調整は従業員の所得税額を担当部署で計算して出すので、気が重いという担当者もいるでしょう。年末調整をスムーズに行うため、注意したいポイントを6つ紹介します。年末調整に必要な各種控除申告書や必須の添付書類についても簡単に説明します。

年末調整をスムーズに行うための6つのポイント|年末調整各種控除申告書

年末調整とは?

年末調整をスムーズに行うための6つのポイント|年末調整各種控除申告書
年末調整とは、会社から毎月賃金を支給されている人に、企業側から毎年12月に1年間の収入と手当や控除額の計算をして所得を出し、正確な所得税の金額を算出する一連の手続きをいいます。

給与取得者の場合、毎月の給与から源泉所得税を差し引かれています。源泉所得税は所定の月収からある程度の税額と概算で決められるため、正確な税額とはいえません。1年の最終月の12月に過不足を調整するために年末調整が行われます。

年末調整と確定申告の違い

年末調整は会社の従業員が対象となるのがポイントです。「サラリーマンの確定申告」と呼ばれることもあります。

一方で確定申告の対象となるのは、個人事業主や会社以外の収入がある方、収入が多い方、住宅取得控除を初めて受ける方、医療費控除の申請が必要な方などです。

住宅取得控除は2年目以降は年末調整で控除が行えます。医療費控除については年末調整では対応しておらず、その都度確定申告をする必要があるでしょう。

年末調整の対象者

年末調整をスムーズに行うための6つのポイント|年末調整各種控除申告書
会社の従業員の中でも年末調整の対象となる人とならない人がいるのがポイントです。該当する1年の12月31日現在、社内に在籍している人が年末調整の対象です。

既に退職した人には途中まで働いていた時点の源泉徴収票を発行し、それまでに徴収した所得税額を示します。年内に就職した次の勤め先で源泉徴収票を提出し、年末調整をしてもらいます。転職していない場合は、確定申告をして所得税の計算をしてもらうのが一般的です。

年末調整の対象となる人

年末調整の対象者は、その年度の12月31日現在在職している人だけではなく、扶養控除等(異動)申告書を提出した人や国内で1年以上居住している人、日雇い労働者ではなく継続的に雇用されている人、給与収入が2,000万円以内の人です。

扶養控除等(異動)申告書は、本業の勤務先でないと提出ができません。対象の人であっても、提出が間に合わない場合は年末調整ができないので、確定申告で所得税の計算をします。

年末調整の対象とならない人

年末調整の対象とならないのは、扶養控除等(異動)申告書を提出していない人や給与収入が2,000万円を超える人です。一般的なサラリーマンや扶養の範囲を超えて働いているパートやアルバイトの方の多くは対象になるでしょう。

ポイントとなるのは正業の勤務先でないと扶養控除等(異動)申告書が提出できないことです。副業でアルバイトをしている場合は、副業先で年末調整ができないので確定申告が必要です。

年末調整をスムーズに行うための6つのポイント

年末調整をスムーズに行うための6つのポイント|年末調整各種控除申告書
年末調整をスムーズに行うためにはいくつかのポイントがあります。6つのポイントを紹介します。年末調整をするにあたり、前月の11月頃から必要な資料を集めるのがポイントです。

手続き自体は勤務先の企業で行うのですが、従業員から必要な資料を集める必要があります。年末調整を行う部署では、従業員に対して資料を集めるために書類の記入や必要書類の提出などを呼びかけることが大切になってくるでしょう。

年末調整をスムーズに行うためのポイント1:申告書に必要な書類を準備する

年末調整をするのに、控除額を算定する書類が必要となります。生命保険控除や住宅取得控除を受けるには、証明書を用意させるのがポイントとなります。

11月上旬から中旬までには保険会社や金融機関から、契約者宛に生命保険の年間の支払い額や住宅ローンの残高証明書類が届けられることが多いです。控除の根拠となるためなくさないように従業員に注意し、紛失したらすみやかに再発行を依頼する必要があると伝えましょう。

年末調整をスムーズに行うためのポイント2:給与・賞与の集計は勤務先

年末調整をスムーズに行うための6つのポイント|年末調整各種控除申告書
年末調整を迅速に行うには、給与と賞与の集計を勤務先側でしておくのがポイントです。従業員には給与明細を渡していますので、会社側には控えが残っているはずです。

12月の給与とあれば賞与の計算が済み次第、従業員の年間の給与と賞与とを全て合算して総支給額や手取り額などを集計し、源泉徴収簿に書き入れます。納めるべき税額よりも毎月の給与から多く支払っている場合は、12月の給与で還付を行います。

年末調整をスムーズに行うためのポイント3:社会保険料の集計は勤務先

年末調整をスムーズに行うための6つのポイント|年末調整各種控除申告書
社会保険料の集計も間違えないように注意する必要があります。集計をするのも会社側なので、間違えないようにするのが上手く行くポイントです。

毎月社員の負担分を給与から徴収しているので、年間分を集計し、源泉徴収簿に記入する必要があるでしょう。給与計算ソフトがあると、データを使って自動で集計でき、源泉徴収簿の作成もスムーズにできます。

年末調整をスムーズに行うためのポイント4:所得控除は社員が申告する

年末調整の所得控除は、書類を元に社員が書類に記入し勤務先に提出して申告する必要があります。生命保険料控除や2年目以降の住宅取得控除がそれに当たります。

記載の仕方が添付されていますが、万が一記載の仕方が分からないという社員のために相談にのる態勢を整えておくのもスムーズに年末調整ができるポイントです。

医療費控除や寄付金控除は年末調整できないため、確定申告を勧めるのもスムーズに進めるために必要です。

年末調整をスムーズに行うためのポイント5:住宅ローン控除も社員が申告

年末調整をスムーズに行うための6つのポイント|年末調整各種控除申告書
住宅取得控除は初年度の申請は、従業員個人が必要な書類を揃えて確定申告で手続きをします。2年目以降最大10年目までは、年末調整で手続きをします。手続きの仕方を周知徹底させるのもスムーズに行くポイントです。

2年目以降は、金融機関発行のローンの証明書と税務署からまとめて配布される書類を使って勤務先に申告します。ローンの残高から申告の仕方が書かれている用紙を見て所定の金額を計算し、控除額を算出できます。

年末調整をスムーズに行うためのポイント6:該当社員にリマインドを徹底

年末調整を受ける社員には、11月頃には書類を集めるので早めに用意するように呼びかけるのが年末調整が迅速に行えるポイントでしょう。社内掲示板で告知する、メールやSNSなどで伝える、記入が必要な書類を早めに配るなどの方法があります。

企業によっては外部サービスを利用して年末調整をする場合があるため、サービス会社の方から年末調整に必要な書類を提出するように通知する場合もあるでしょう。

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年末調整各種控除申告書

年末調整をスムーズに行うための6つのポイント|年末調整各種控除申告書
年末調整にはさまざまな控除申告書や証明書が必要で、社員から1つでも提出されないと年末調整ができない場合があります。

記載漏れや書類の不足などがないように、あらかじめ社員に必要な書類を一覧にまとめた用紙を渡すのも正確な事務ができるポイントになるでしょう。

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

年末調整を受ける従業員が提出するべき基本の書類です。独身世帯で自分以外に扶養する親族がいなければ、住所氏名、生年月日、マイナンバーと世帯主などの情報を記載するだけです。

本人が障害者、シングルマザーやファーザー、勤労学生の場合は該当箇所に○を付け、必要事項を記入します。配偶者や子供や両親などを扶養する際の記載も必要です。16歳未満の親族は住民税の控除に関係するので、忘れてはいけないポイントです。

給与所得者の配偶者特別控除申告書

年末調整をスムーズに行うための6つのポイント|年末調整各種控除申告書
配偶者が38万円以上の所得がある場合でも、収入の段階に応じて控除ができるのがポイントです。配偶者が141万円未満の給与収入であれば、配偶者特別控除の対象となります。

ただし、所得者本人の所得金額が1,000万円を超過する場合は、配偶者特別控除を受けることができません。配偶者が所得がある本人から青色専従者給与を受けている場合も、経費として計上されているため対象外となるので注意が必要です。

給与所得者の保険料控除申告書

民間の保険会社に加入している場合、年間に支払った金額に応じて控除ができる申請書です。控除証明書も添付が必要です。

生命保険料の場合、控除の対象は一般の生命保険料、介護医療保険料、個人年金保険料の3つです。所得者本人が支払った保険料に限ります。控除額の最高はそれぞれ4万円ずつで、最高で12万円までです。

給与所得者本人や生計を一にする親族が所有する家や財産に対する地震保険の年間の保険料も対象になります。

給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書

年末調整をスムーズに行うための6つのポイント|年末調整各種控除申告書
住宅の取得や改修をした時に住宅ローンを利用すると、借入金の年末の残高に応じて控除が受けられるので申請をすることがポイントになります。申告書を提出する時には、税務署から配布された書類とローンの残高を証明する書類が必須です。

初年度に確定申告をすると、11月頃までに金融機関と税務署から書類が届きます。金融機関の証明書を元に計算を行い、必要事項を申請書に記入して提出しましょう。

年末調整のポイントを理解しましょう!

年末調整をスムーズに行うための6つのポイント|年末調整各種控除申告書
企業で年末調整に対応するのが初めての人も、年末調整でどのような書類が必要かわからないという人も、税制が変わらない限り毎年同じことを繰り返すのでポイントをつかんでおけば慌てることはありません。

年末調整の書類には、税金を正しく納めているか把握する必要があるため、給与取得者本人だけでなく、扶養家族のマイナンバーも必須となります。忘れないように注意が必要です。

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