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2019年08月01日

稟議書の書き方におけるコツ6つと稟議書を通すポイント|基本項目7つ

企業などの承認事項で使う稟議書は、会議を開かなくても上司からの承認が得られる効率的でスピーディな決裁方法です。しかし稟議書の書き方に不備があったり、コツを知らないと却下され苦労することもあるでしょう。稟議書の書き方のコツや通すポイントを紹介しています。

稟議書の書き方におけるコツ6つと稟議書を通すポイント|基本項目7つ
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稟議書とは

稟議書(りんぎしょ)とは、会社や官公庁などで決済を仰ぐ際に提出する書類で、社内や職場ごとに内容やルールの規定があります。

何かを導入したいときに、その中身を説明するのに口頭だけでは承認は得られません。しっかりした書類形式でルールに従い承認を得る必要があります。そのときに必要となるのが稟議書となります。

権限のある人への書類となるため書き方は重要です。ここからはそのポイントについてご紹介いたします。

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稟議書の書き方におけるコツ6つ

稟議書には、書き方のコツ以前に必ず書かなければいけない項目がいくつかあります。必要なことですのでしっかりと覚えておきましょう。記載に必要な事は、実行の目的や契約条件、決済にかかわる金額や自社へのメリット・デメリットなどです。

書き方のホイントがズレてしまった希望だけの稟議書では、却下されるケースが多くなります。論理的な根拠にもとづき、初歩的な記載漏れを防ぐことが稟議書の書き方のコツとなります。

稟議書の書き方におけるコツ1:計画通りを強調

稟議書の書き方のコツとして、決裁者を引き込むことが大切です。そのためには、今回の稟議書の提出は、決裁者自身が承認済みの予算計画どおりに進んでおり、そのなかでの期初からの導入計画にもとづいた稟議書であることを強調することがポイントです。

決裁者に安心させるためにも「あなたの承認した予算計画どおりに進んでますよ。だから、この稟議書は承認して安心ですよ」と一目でわかるようにするのが書き方のコツです。

稟議書の書き方におけるコツ2:マイナス面を補う表現

決裁者に指摘されそうなマイナス面やリスク面は、マイナス面をプラスに変える表現が効果的です。例えば「この製品は高額ではありますが、精度の高さや正確さでは業界NO,1です」など、プラス面を強調することで会社に利益をもたらす表現(書き方)が良いでしょう。

決裁者の見る稟議書のポイントには、年初計画以上のプラス要素は歓迎されますが、マイナス要素の記載がある場合は厳しいチェックがあることは心得ておきましょう。

稟議書の書き方におけるコツ3:計画内案件の比率を上げる

計画内案件とは、期初に予算計画された計画案件のことを指しています。そのため期初計画内の稟議書であることに意識を向けて行けば、多少ブレがあっても稟議書の承認率は格段にアップするでしょう。

例えば、半年程度で買い替えが必要な機器であれば、年間予算計画を作り購入機器の詳細をあえて指定せずに記載しておけばスムーズに業務がはかどることは間違いありません。担当役員にも、事前に握っておくなどのテクニックも必要でしょう。

稟議書の書き方におけるコツ4:健全な根回し

稟議書が却下され差し戻されると、顧客への納品が遅れたり信頼の失墜につながります。そこで必要なことは確実に一度で承認を得ることです。そのために行う「健全な根回し」は大変重要です。

根回しといっても、それほど難しいことではありません。稟議書を書いた直後に、キーマンとなる決済承認者と立ち話程度の会話をすることです。決裁者は「言っていた稟議書だな。事前に聞いていたとおりだ」と決済承認のスピードも上がります。

稟議書の書き方におけるコツ5:決裁者が誰なのかを把握する

稟議書は、決裁者により見るポイントやクセがあります。そのため誰が決裁者なのかを把握することにより稟議書の承認ポイントが変わり、書き方も変える必要があります。

決裁者の見るポイントや個人のクセを見つけるには、承認された稟議書を見て共通点を見つけることです。どのうよな点が重点的にチェックされいるのかが分かれば稟議書の書き方も決裁者により変えていくことができるでしょう。

稟議書の書き方におけるコツ6:決裁者の知りたい情報が網羅されている

稟議書の書き方で大切なことは、決裁者の知りたい情報がしっかり書き込まれているかどうかです。一般的には、部署内で指定されている共通のテンプレートを使いますが、そのようなものがない場合には、書き方やテンプレートを統一するだけでも承認が得やすくなります。

どのようなケースでも、タイトルや必要とする金額、購入する理由や背景、メリットなどの説明は必要になるでしょう。できるだけ分かりやすい文章構成が大切です。
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稟議書に必要な基本項目7つ

稟議書は、会社や官公庁などで決済を仰ぐ際に提出する書類で、会社の意思決定や支出を伴う事案について、承認を求めるためにも必要不可欠です。

一般的には直属の上司から順番に上役へ回って行き承認と決裁を得ますが、書き方に統一性がなく理解しずらかったり、簡潔さがなく目的が不明の場合には、却下となり差し戻になることもあるでしょう。ここからは、稟議書の書き方で大切なポイントをご紹介いたします。

稟議書に必要な基本項目1:作成年月日や起案年月日

稟議書の書き方の第一歩として、作成年月日や起案年月日は必ず書き込む必須項目になるでしょう。作成日は起案日と呼ぶこともありますが、この日付の記入日が決裁を仰ぐスタートとなる大切な記念日になるとも言えるでしょう。

会社や官公庁においての稟議書には、作成年月日の稟議書番号が付けられることが多く、データを管理する上で必要な番号となります。このようなことから作成年月日の書き方には思いを込める必要がありそうです。

稟議書に必要な基本項目2:作成者・起案者・記入者の所属部署と氏名

稟議書の書き方として大切なことは、作成する前に稟議書の基礎を理解する必要があります。文書の基本構成や盛り込む内容も大切ですが、誰が作成者で誰が起案者なのか、所属部署や氏名などを決裁者に最初に伝えることが重要です。

稟議書とはいえ人間同士が行うことには、必ず礼儀を守ることが必要です。このようなことから、稟議書の書き方で大切なことのひとつに、説明の順序を守り基本事項を書き込むことがあげられます。

稟議書に必要な基本項目3:決裁者や承認者の捺印欄

稟議書の書き方には、盛り込むべき内容を事前に書き込めるようにする必要があります。自分から社長までの上役を順番に回って行く稟議書の捺印欄に、上役の捺印欄が抜けていたら大変なことです。

担当者から課長・部長・専務などが通常の流れですが、会社によっては所長や次長などの役職がある場合もありますので注意が必要です。書く前に大事なポイントが抜けているようでしたら付け加えることで、承認率アップにつながるでしょう。

稟議書に必要な基本項目4:タイトル

稟議書の書き方で最も大切な項目はタイトルです。タイトルはどのような目的の稟議書であるかをハッキリさせるのにも大切です。

タイトルが不明瞭であったり無記名だったりすると、決裁者に何の稟議書なのか伝わりませんので、タイトルはしっかり書くようにしていきましょう。

またタイトルは長すぎても、短すぎてもいけません。一般的な書き方として、○○○の件や○○○についてと書き始めることが多いでしょう。

稟議書に必要な基本項目5:実行目的

稟議書の書き方には、タイトルとリンクしている実行目的を記入する必要があります。稟議書の目的は何なのか何のために購入するのかを明確にする必要があります。

目的が決裁者に伝わらないと会社の経費を使ってまでの審議書の意味が伝わらず、イメージも伝わりません。実行目的は必ず書くようにしましょう。また実行目的は完結明瞭に分かりやすく書く必要があります。一般的には「○○○のため」など短く書くケースが多いでしょう。

稟議書に必要な基本項目6:内容または概要

稟議書の書き方の基本項目には、購入商品の概要や目的に対する内容説明が必要です。稟議書タイトルや実行目的が分かったとしても、内容説明が抜けていると決裁者が稟議書全体を把握できません。

タイトルや目的などは短い言葉で書くことが多いため、説明欄に補足説明することで伝わりやすくなります。この際、文書の読みやすさに注意することはもちろんですが、背景や経緯、デメリットを覆うメリットを強調することが大切です。

稟議書に必要な基本項目7:費用または金額

稟議書の書き方の基本項目には、購入する金額、目的を達成するための費用の記入は必須です。具体的な金額が分からなければ決裁者も安易に承認することはできません。見積もりがあれば一緒に添付して提出してもよいでしょう。

物品の購入の際には、概要説明欄にコストパフォーマンスについての説明があるとよいでしょう。決裁者が稟議書の承認を行う場合には、必ず費用対効果を確認します。利益要素を含めば承認率アップに繋がります。

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稟議書を通すポイント3つ

ここまでは、稟議書の書き方のコツや基本的な書き方について説明してきました。業務上必要な物品の購入やサービスの導入などで書く稟議書は、スピーディに承認を得るためには、誰が決裁者で、注力されるポイントはどこなのかを押さえる必要があります。

この点を押さえて稟議書を書けば、高い承認率が得られることは間違いありません。ここからは、稟議書を通すための実践編、ポイントをお伝えいたします。

稟議書を通すポイント1:リターンは明確に

稟議書の書き方で大切なことは、企業が得られる効果や成果が、どれだけ見込めるのかという点です。企業においては、物品を購入したりサービスを導入したりする契約には、全ておいて費用対効果はどうなのかを明確にすることが求められます。

実際の例として「大口顧客だから」だけの説明では難しいでしょう。今回の取引が次回の大型案件の受注につながることを強調することが大切です。リターンの可能性を明確にしておきましょう。

稟議書を通すポイント2:必要事項が書かれている

稟議書の書き方の基本項目でも説明しましたように、必要事項が書かれていない稟議書は、否承認となり差し戻しとなることも考えられます。待っている顧客に謝罪しなければいけない事態にもなりかねません。

このようなことがないように、しっかりとフォーマットを作成し、あらかじめ必要事項の記入欄を作っておくと書き忘れもありません。また確実に一発で稟議書を通すには、健全な根回しも必要です。簡潔にまとめ上司に伝えましょう。

稟議書を通すポイント3:簡潔にまとまりのある稟議書

稟議書の書き方で注意することは、まとまりのない稟議書は書かないことです。決裁者がパッと見てすぐにわかるように書くことが大切です。できるだけ少ない文書で簡潔に、まとまりのある文書を書くことを心掛けましょう。

文書を書いたら、自分でも読み上げてみると修正点がわかることもあります。文書の構成が悪かったり、日本語の意味が伝わりにくいなど気づく点もでてきます。差し戻しにならないように事前のチェックを行いましょう。

稟議書の書き方におけるコツをつかみ起案から承認までのスピードを上げよう

稟議書は、どのような意味を成し、どのような役割を担っているのか、稟議書の気持ちになって考えてみましょう。自然と書き方のコツや、いかにして早く承認を得れるのか見えて来るかも知れません。

上司から承認を得られれば、堂々と他社から物品を購入することも可能です。つまりビジネスの幅を広げるには、稟議書の書き方は避けて通れないと言っても過言ではありません。この機会に改めて自分の稟議書を見直してみてはいかがですか。
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