総務とは企業内でどのような位置づけか
企業などの組織を運営する上で、よく耳にする「総務」とは、どのような業務内容を担っているのかご存知でしょうか。会社での「総務部」の位置づけや、総務業務の内容を一覧としてご紹介します。
総務と聞いてイメージするのはどんなことでしょうか。総務の業務内容はいわば「組織の事務」です。所属を持たない業務内容を一手に引き受け、さまざまな部署の業務をスムーズにすすめるためのサポート役を担っています。
会社の「何でも屋さん」
総務の業務内容を一覧にしてみると、さまざまな業務内容を担っている事がわかります。会社全体の事務的な立場でありながら、他の部署では扱う事ができないような業務内容を適切に処理するのは全て「総務」です。
人手の足りない部署のお手伝いなどもするため、会社の「何でも屋さん」のように考えている方も少なくはないでしょう。意外と知られていない総務の業務内容を一覧にすると人事部とは役割が違う事がわかります。
総務にとっての「顧客」は社員
会社の何でも屋さんでもあり、さまざまな部署のサポートをする縁の下の力持ちでもある「総務」は、会社の従業員全体の勤怠管理なども業務内容に含まれている場合があり、考え方によっては総務の顧客は社員であると言えるでしょう。
顧客が社員や経営者であるため、社員にとっては「総務のおかげで仕事をスムーズに処理できる」と考えられるように仕事をしていかなければなりません。なくてはならない存在になりましょう。
総務の業務一覧
何でも屋さんというイメージの強い「総務」に対して、何かがあった時にしか動かない暇な部署と考えている方も多くいらっしゃいます。しかし、「総務」が担っている業務内容は雑務だけではなく会社全体を動かすのに大切な内容です。
「総務」は決して雑用係でも閑職でもなく、縁の下の力持ちとして会社に必要な部署であると認識しましょう。「総務」の業務一覧をご紹介しますので、一覧を参考に総務について知識を深めて下さい。
1：オフィス環境整備
総務業務一覧の一つ目は「オフィス環境整備」です。「総務」の業務内容は多岐にわたりますが、オフィス環境整備は会社を運営していく上で重要な業務と言えるでしょう。
オフィス環境整備の具体的な内容を一覧にすると「名刺の手配」「オフィス用品の管理」「郵送物の手配」「固定資産管理」「デバイス管理」などです。オフィスを正常に効率よく、仕事がしやすい環境を整える事で、各部署の社員も効率よく業務内容に取り掛かれます。
2：施設管理
総務業務一覧の二つ目は「施設管理」です。「総務」がおこなう「施設管理」とは会社の住所として登録してある事務所の賃貸契約を結んだり、社内のレイアウトを変更したりなどがあります。
社内のレイアウトを変更する事で、部署全体の生産性や社員の集中力がアップする事もあるでしょう。異動などによってレイアウトを変更する事はよくあります。オフィスの賃貸契約も見直し、省スペース化する事も総務の大切な業務のひとつです。
3：保守管理
総務業務一覧の三つ目は「保守管理」です。「保守管理」は施設管理と似ていますが、メンテナンス的な意味合いが強い業務と言えるのではないでしょうか。
「保守管理」業務内容を一覧にすると「照明の交換」「空調設備のメンテナンス対応」「清掃業者への清掃依頼」「防災設備の管理」になります。オフィス内を快適に保つ管理対応をするのも総務の業務に含まれており、防災設備については未然に事故を防ぐために重要です。
4：法務の仕事
総務業務一覧の四つ目は「法務の仕事」です。「法務の仕事」と聞いてどのような事をイメージするでしょうか。法務というからには法律に関わる問題も取り扱っている事になります。
「法務の仕事」を一覧にすると「就業規則や社内規程の制定」「福利厚生」「契約書の作成」「社員の法律相談」「知的財産の管理」です。規則や規程はコンプライアンスを考えて改善していく必要がある内容ですので、その都度見直さなければいけません。
5：経理の仕事
総務業務一覧の五つ目は「経理の仕事」です。「経理の仕事」は経理部がおこなう業務内容ではないかと考える方もいらっしゃいますが、経理部を設けていない会社も多く、総務事務と経理事務を一緒の部署として扱う会社も少なくありません。
総務がおこなう経理の仕事を一覧にすると「伝票や法定調書の作成」「資金調達」です。総務職として会社に就職した場合、必須ではなくとも簿記の資格はお金の流れを理解するのに役立つでしょう。
6：社内イベント企画・運営
総務業務一覧の六つ目は「社内イベント企画・運営」です。「社内イベント企画・運営」と聞いてもどんな内容なのかイメージするのは難しいでしょう。
「社内イベント企画・運営」業務を一覧にすると「朝礼」「表彰イベント」「社員旅行」「忘年会」「新年会」「社内報の作成」です。社内イベントを企画するメリットは、社員同士でコミュニケーションをとる事で社内の雰囲気が明るくなり、働きやすい環境になるという点になります。
7：人事・労務の仕事
総務業務一覧の七つ目は「人事・労務の仕事」です。「人事・労務の仕事」と聞いて人事部と総務部は違うのではないかと考える方もいらっしゃいますが、会社によって人事部と総務部の仕事を一緒にしている場合もあります。
人事も労務も会社を運営していくために大切ですが、「総務」として一括りにされてしまいがちです。一覧にすると「入退社の対応」「勤怠管理」「採用業務」ですが、手続き系は総務が一手に担う事もあるでしょう。
8：株主総会や取締役会関連業務
総務業務一覧の八つ目は「株主総会や取締役会関連業務」です。株式会社の場合、必ず開かれる株主総会の運営や準備などを行うのは「総務」の業務内容に含まれています。会議で話した「議事録の管理」もおこなわなければいけません。
一覧にすると「株主総会の資料作成」「議事録の管理・作成」「招集通知の発想」などになりますが、他にも会議に必要な会場手配や当日の準備なども「総務」がおこなう必要があるでしょう。
9：社外対応
総務業務一覧の九つ目は「社外対応」です。社外対応とは会社を訪問してくる来客の応対や、会社の代表電話の対応などが考えられるでしょう。社外対応は総務の業務内容の中でもイレギュラーな対応が多い事もあります。
社員の身内などの冠婚葬祭への対応や会社内で落とし物をしてしまったなどのトラブルも総務が対応しなければいけない場合もあるでしょう。
10：安全衛生管理
総務業務一覧の十は「安全衛生管理」です。「安全衛生管理」と聞いてイメージするのは学校の保健室に近いのではないでしょうか。
一覧にしてみると「健康診断病院選定・実施」「ストレスチェックツール選定・実施」「時間外労働抑制」などになり、社員の健康管理を行う業務である事がわかります。
11：リスク管理
総務業務一覧の最後は「リスク管理」です。「リスク管理」とは会社で扱っている個人情報の保護や情報の扱い方に関する教育や取り組みなど、セキュリティに関する業務になります。
内部監査対応も総務でおこないますが、さまざまな業務内容によって臨機応変な対応が求められる職種である事がわかるでしょう。
中小企業の総務の業務一覧
中小企業における総務の業務内容を一覧にしてご紹介します。会社の規模の違いによる総務職の業務内容には違いがあり、さまざまな部署の業務内容を一括りにして兼任している場合が多いでしょう。
人事部門や労務部門の仕事をおこなう事もあり、会社の運営に関わる人材の教育や管理もしなければいけません。どのような業務があるのか考えてみましょう。
1：雑務全般
中小企業の場合、業務内容には雑務全般をおこなわなければいけません。雑務とは社員が快適に過ごすために、雑務を一手に引き受けますが、雑務の内容は「ゴミ出し」や「照明の交換」なども含まれています。
2：社内でわからないことすべての相談窓口
社内でわからないことがあった場合、「総務」は窓口として社員の相談を聞く事もあるでしょう。部署によってさまざまな相談が寄せられますので、会社環境の把握にも役立ちます。
総務をとおして各部署への解決策や改善策を伝える事も総務の業務内容に含まれており、会社全体を円滑に機能させるという目的を意識して業務に努める必要があるでしょう。
3：代表からの依頼全般
中小企業の場合、代表からの依頼はほとんどが総務が執り行わなければいけない場合も多いです。中小企業では人事や労務などの部門も総務で引き受けている事もあり、代表の出張や取引先との会食なども総務で手配をするようになるのではないでしょうか。
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総務業務をスムーズに行うポイント5つ
総務の業務内容をスムーズにおこなうための5つのポイントをご紹介します。総務が執り行わなければいけない業務内容はさまざまあり、スムーズに行っていかなければ一日で処理しきれなくなってしまう事もあるのではないでしょうか。総務業務を円滑にするためのポイントを押さえておきましょう。
1：現場社員の目線に立つ
社員と代表との間の部署でもある「総務」は、現場にいる社員の目線に立った判断を求められるのではないでしょうか。会社を円滑に運営していくために、各部署への橋渡しとしての役割があり、誤解されやすい業務でもあります。誤解されて社内の雰囲気を悪くしたりすることのないように、各部門だけではなく各社員の目線に立つ事が大切です。
2：現場と経営をつなぐ架け橋となる
現場社員と経営側との懸け橋の役割を担っている「総務」は、会社全体の運営にも関わってくる重要な役割があります。現場目線で物事を見る事ができなければ、現場社員に不満がたまってしまう事もありますし、経営側に対しても現場の状況を正しく伝える事で軋轢を生まない運営を行うことができるのではないでしょうか。
3：公正な視点を持つ
総務は公正な視点で物事を見なければいけません。会社全体を円滑に効率よく快適にするためには、偏った見方をせずに全体の把握に努める必要があるでしょう。各部署から集まってくる情報を精査し公正な目で業務を進められるようにして下さい。
4：自分の仕事をしっかりこなす
会社全体の運営に関わる業務内容も大切ですが、まずがしっかりと総務で受け持った仕事をこなさなければいけません。他の部署から「総務の業務内容がわからない」などという事が無いように、効率の良い仕事をおこないましょう。
5：会社のアクセルとブレーキの両方を担う
総務ではさまざまな業務内容を執り行いますが、イベントなどの企画で社員同士のコミュニケーションの活性化をはかったり、逆に社員がコンプライアンスを意識した業務ができているのかをチェックしていく事も大切です。会社のアクセルとブレーキを正しく使えるようにならなければいけないでしょう。
総務は一覧にある業務以外にもやることはたくさんある！
総務の業務内容一覧や業務をスムーズにおこなう方法のポイントについてご紹介しましたがいかがでしたでしょうか。総務と一言でいってもさまざまな業務内容が含まれており、会社全体についてたくさんの事を知っていなければ成り立たない仕事です。
「総務」は会社をスムーズに運営していく上で大切な職務であり、会社の成長にも大きくかかわってくるやりがいのある仕事と言えるのではないでしょうか。
