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2020年01月15日

登記簿謄本の種類4つについて|履歴事項全部証明書とは

登記簿謄本とはどのようなものかご存知でしょうか。税務署や銀行などの機関から登記簿謄本や履歴事項証明書の提示・提出を求められたという話を聞いたことがある人もいるでしょう。本記事では、登記簿謄本・履歴事項証明書など登記記録の種別について解説します。

登記簿謄本の種類4つについて|履歴事項全部証明書とは
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登記簿謄本とは

登記簿には、土地や建物などの不動産に関する情報を管理する「不動産登記簿」と、会社や個人商人の情報を管理する「商業登記簿」があります。

かつては、帳簿形式で法務局に管理されていました。一般の人がこれらの情報を必要とするときは、「登記簿謄本」という登記簿の写しの交付を受けていました。

現在、登記簿は電子データとして管理されており、一般の人へは「登記事項証明書」という名称で、印刷したデータが交付されます。

登記事項証明書

「登記簿謄本」は、登記簿として登録されている情報のコピーですが、「登記事項証明書」は、データ化されて保存されている情報を出力印刷したものです。

登記事項証明書は、もとが電子情報なので、全情報を出力することも、必要な情報に絞って出力することも簡単にできるようになりました。登記事項証明書は、不動産登記と商業登記それぞれ4種類から選んで交付請求できます。
登記事項証明書の種類内容
全部事項証明書(不動産登記)不動産の過去と現在の所有者や権利関係などを記載した登記事項証明書
現在事項証明書(不動産登記)過去の履歴は表示されず、現在の権利状態のみが記載した登記事項証明書
閉鎖事項証明書(不動産登記)閉鎖された不動産の事項を記載した登記事項証明書
一部事項証明書(不動産登記)不動産の登記内容の一部のみ抜き出した登記事項証明書
履歴事項全部証明書(商業登記)会社の変更登記の履歴も記載した登記事項署名書
現在事項証明書(商業登記)現在効力がある登記事項のみ記載した登記事項署名書
代表者事項証明書(商業登記)代表者に関する内容のみ記載した登記事項署名書
閉鎖事項証明書(商業登記)吸収合併や本店移転などの履歴も含めて記載した登記事項署名書

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登記簿謄本(登記事項証明書)の種類4つ

商業登記を確認する際に交付請求できる4つの種類の登記簿謄本(登記事項証明書)を詳しく見ていきましょう。商業登記の登記簿謄本となるのは、以下の4種類の登記事項証明書です。

①履歴事項証明書
②現在事項証明書
③代表者事項証明書
④閉鎖事項証明書

①②④に関しては、さらに全部証明書と一部証明書のどちらかを選択することができます。登記簿謄本の提出を求められているときは、履歴事項全部証明書を提出します。

1:履歴事項証明書

年配の上司などに「登記簿謄本をとってきて」といわれた場合、現行の登記簿としては、登記事項証明書の履歴事項全部証明書を指しています。

履歴事項証明書は、法務局に登録されている会社情報のすべてがわかる書類です。「履歴事項」という名称になっていますが、過去すべての情報ではなく、3年前までの履歴情報の記録を指しています。

履歴事項全部証明書と履歴事項一部証明書

履歴事項証明書には、「履歴事項全部証明書」と「履歴事項一部証明書」があります。「登記簿謄本が必要」といわれたら「履歴事項全部証明書」を取得しておけば問題ありません。

履歴事項全部証明書には、役員や商号の変更などの会社の登記履歴が全て記載されます。税務署や銀行などから提出を求められる「登記簿謄本」にあたるのは、「履歴事項全部証明書」です。

履歴事項一部証明書には、必須項目と希望した項目が記載されます。

2:現在事項証明書

現在事項証明書には、会社を設立した年月日や、役員の就任した年月日など、交付請求時点で有効な事項が記載されています。

商業登記の履歴の中で、現在は効力を失っている事項については記載されません。この点が、履歴事項証明書と異なります。

一般的に「登記簿謄本」を必要とする場合は、過去の履歴を含む登記情報を必要とされるため、現在事項証明書ではなく履歴事項証明書を提出します。

現在事項全部証明書と現在事項一部証明書

現在事項証明書にも、現時点で有効な登記すべてを記載する「現在事項全部証明書」と、現時点で有効な必須項目および希望した項目を記載する「現在事項一部証明書」の2種類があります。

現在事項一部証明書は、資格証明書の用途で提出を求められることもあります。

3:代表者事項証明書

代表者事項証明書は、代表取締役などの資格証明書として使える証明書です。代表者事項証明書には、会社の代表者の代表権に関する事項のうち、交付請求時点で効力を有する事項が記載されます。

4:閉鎖事項証明書

閉鎖事項証明書には、履歴事項証明書に記載されなくなった3年以上前の情報が記載されます。閉鎖事項証明書は以下のような場合に必要になります。

・法人が過去合併・分割している事を証明しなければならない
・支配人登記されていることを証明したい
・清算手続き中であることを証明したい

必要としている情報が、履歴事項証明書を取得しても記載されていなかった場合は、閉鎖事項証明書を取得する必要があります。

例えば,平成23年4月2日に請求する場合に当てはめますと,平成20年1月1日以降に抹消された事項(下線が引かれた役員等の事項です。)及び平成20年1月1日以降に登記されて現在は効力を有しない事項(例えば,会社の合併や分割に関する事項です。)は履歴事項証明書に記載されますが,平成19年12月31日以前に抹消された事項(下線が引かれた役員等の事項です。)及び平成19年12月31日以前に登記されて現在は効力を有しない事項(例えば,会社の合併や分割に関する事項です。)は記載されません。
 『履歴事項全部証明書』に記載されない抹消事項等の証明書が必要な場合は,別途,『閉鎖事項証明書』をご請求いただくことになります(手数料も別途必要です。)。

出典: http://houmukyoku.moj.go.jp/tokyo/static/kaisyahou-qanda.... |

閉鎖事項全部証明書と閉鎖事項一部証明書

閉鎖事項証明書にも、すべての閉鎖事項が記載される「閉鎖事項全部証明書」と、必須項目および希望した項目のみが記載される「閉鎖事項一部証明書」があります。

閉鎖事項証明書が必要とされる状況に応じて、どちらの閉鎖事項証明書を取得するか選択するようにします。
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登記簿謄本の取得方法

登記簿謄本(登記事項証明書)は、法務局に請求して交付してもらいます。オンライン化されていなかった「登記簿謄本」の頃は、法務局の窓口で申請・交付を受ける必要がありました。

現在、登記簿謄本(登記事項証明書)の取得は、以下の3つの申請の方法と受け取り方法の組み合わせから選択ができます。

① オンラインの請求+法務局の窓口で受け取る
② オンラインの請求+送付によって受け取る
③ 法務局などの窓口申請+窓口で受け取る

方法1:法務局に行って請求する

法務局や各地の地方法務局の窓口に赴き、請求すればその場で交付してもらうことができます。お近くの法務局・地方法務局は、法務局のホームページで確認できます。

「登記事項証明書交付申請用紙」に必要事項を記入し、窓口で申請します。交付手数料は1通につき600円(2019年4月現在)です。

方法2:web上で請求する

法務省のホームページからのオンライン請求には、受け取り方によって次の2通りの申請があります。

① 登記事項証明書(登記簿謄本)を法務局の窓口で受け取る
② 登記事項証明書(登記簿謄本)を送付によって受け取る

それぞれの受け取り方法により、手数料が異なります。①の窓口受け取りの場合は、1通につき手数料は480円です。②の送付の場合は、1通につき手数料500円です。

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登記簿の種類

登記簿謄本(登記事項証明書)は、不動産登記と商業登記それぞれ交付可能ですが、交付可能な種類は若干異なります。

名称も似ていますが、同じではないので、どちらの登記簿謄本(登記事項証明書)の交付請求をするのかによって、使い分けましょう。

法人登記

法人登記は、商業登記法に基づき登記されています。登記されている内容は主に以下のような項目です。

・商号:法人名
・本社の住所
・取締役など役員の氏名
・支店の住所
・支配人の氏名
・発行株式数・資本金など

不動産登記

不動産登記では、登記簿謄本(登記事項証明書)として交付請求できるのは、以下の4種類があります。

①全部事項証明書
②現在事項証明書
③一部事項証明書(何区何番事項証明書)
④閉鎖事項証明書

商業登記の「履歴事項証明書」にあたるのは、「全部事項証明書」です。一般的に「登記簿謄本の提出」を求められた場合は、全部事項証明書が必要とされます。

謄本と抄本の違い

官公庁などから交付される各種証明書は「謄本」と「抄本」があり、両者の違いがわからないまま申請しているという人も少なくありません。

謄本には「原本通りに写す」という意味があります。たとえば、「戸籍謄本」は戸籍に登録されている全員分の写しです。

抄本には「抜き書きする」という意味があります。「戸籍抄本」は戸籍に登録されている一部の人の写しが必要なときに使います。

登記簿謄本は誰でも取得できる

登記簿謄本は、利害関係者でないと交付してもらえないと思い込んでいる人も少なくありませんが、実は誰でも交付請求できます。

自分の勤めている会社の履歴事項証明書や、自宅の全部事項証明書を取り寄せ、どのようなことが記載されているのか確認してみるのもおすすめです。
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