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2019年09月03日

社内規定とは?社内規定を変更する理由3つ|社内規定変更の際の注意点2つ

社内規定や就業規則は時代や法律に即して、変更しなくてはならないことがあります。そのようなとき、どのようなことに注意して変更をすすめれば良いでしょうか。また、社内規定や就業規則の変更はどのようなタイミングを行うとよいでしょうか。

社内規定とは?社内規定を変更する理由3つ|社内規定変更の際の注意点2つ

社内規定とは

社内規定とは、その企業や会社内部の独自のルールです。会社として社員の人数が増えれば、さまざまな決め事が必要になってきます。会社として遵守したい法則や、規律、その会社にあったルールが規定されています。

会社が利益を上げて、社会的に認知されるために必要なものといえるでしょう。社内規定は、雇用主など会社が作成するものであり、社員などの同意を得るものではありません。変更などについても、同様の扱いになります。

就業規則との違い

社内規定は会社が決めるルールとして、社内のあらゆる業務や規則全体を会社が決めます。就業規則は、雇用者と雇用される側の話し合いで決める契約といえるでしょう。業務開始時間や休暇制度など、お互いの希望をすり合わせて合致すれば決定となります。

会社が決める社内規定と、会社と社員とが話し合う余地のある就業規則という違いがあります。

就業規則は社内規定の一部

就業規則は会社と社員の話し合いで決めるということでも、全て社員の希望が叶うということでは規律が保てなくなることもあるでしょう。それぞれが好きな時間に出社して、好きなように仕事をするわけにはいきません。

また、生産性を上げていくためには一定の決まりのもと、同じ意識で働く必要があります。

まず社内規定があり、そのなかで許される範囲で就業規則があると解釈しましょう。就業規則は社内規定の一部として機能します。

社内規定または就業規則を変更する理由3つ

もともと社内規定や就業規則は、会社の状態によって適宜変更していく必要があります。しかし、社内規定や就業規則を変更したいというとき、それなりの理由がはっきりとしていないと社員などに納得して就業してもらうことができないでしょう。

主に考えられる理由を3つあげていきます。

社内規定または就業規則を変更する理由1:社内ルールを変更するため

社内規定や就業規則を変更する理由の一つとして、社内ルールを変更したい場合があります。

業務内容の変化などによって、業務時間を変更していったり、社員のやる気などに見返るため報奨制度などを導入したり、また休暇制度なども世論や国の施策によって変更しなくてはいけないこともあるでしょう。

このような事情で、社内規定や就業規則を変更する必要があることがあります。

不利益変更の禁止

不利益変更の禁止とは、雇用主が労働者と合意なく就業規則を変更して労働者が不利になることがないように規定した労働基準9条の規定です。

変更の必要性を理解してもらうとともに、変更後の内容を労働者に周知させ、労働者に不利益が無く合理性があることを証明することが大切です。

労働者に著しいダメージがあるような労働条件である場合には、就業規則や社内規定を変更し相当な内容にしていく必要があります。

変更内容の検討

社内ルールを変更した場合には、変更内容を検討しなくてはなりません。労働者の不利益はないか、変更後の就業規則の内容は社会通念上妥当性があるか、労働者の反応はどうか、そして、最終的に就業規則を変更した必要性は妥当であったかを検討していきます。

その結果、就業規則に関しては労働者と合意して進めていく必要がありますし、社内規定に沿っているか、もとより労働基準法に沿っているかも検討しなくてはなりません。

社内規定または就業規則を変更する理由2:法改正に対応するため

社内規定は会社の基本のルールとして決められています。しかし、その元にあるのは国で決めている法律です。その国の法律が変更されたり、改定された場合にはその法律に沿った社内規定にしていかなくてはなりません。

育児や介護の休業制度、労働基準法の改定による賃金制度、労使問題の対応などは比較的頻回に変更があることがあります。それらに対応して社内規定も変更していかないと、法律違反ということになりかねません。

社内規定・就業規則の見直し

法改正に対応して社内規定や就業規則を変更する場合は、まず自社の就業規則の作成日を確認しましょう。法改正があった日付と照らし合わせて、自社の規則は改正された法に沿っているかどうかをそこで確認します。

ただ法律にはさまざまな要素がかみ合っており、間違いなく見直すのは至難の業です。自身の会社に合わせた規則にするためにも、弁護士や社会保険労務士などの専門家に相談して、見直しをしていくことをおすすめします。

社内規定または就業規則を変更する理由3:助成制度に対応するため

さまざまな雇用関係に対し、助成制度という制度があります。しかし、当然ながら何もなく助成を受けるわけにはいきません。就業規則を提出し、きちんとした状況で社員を雇っているという証拠を出さなくては、助成は受けられないということになります。

この助成制度も、必要時変更されることがあります。この助成制度の変更に対応するためにも、社内規定や修行規則を変更することがあります。

変更内容の検討

労働者の環境改善やキャリアアップ支援、待遇改善などに関して助成制度があり、各制度で定められている要件は、厚生労働省のホームページなどで確認ができます。それに合わせて就業規則や社内規定を変更します。

変更した就業規則を届け出ることによって、助成が受けられることとなります。

ただ、これはある程度会社のトップが決済できるので、変更時間や課程は比較的短くすることができるでしょう。

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社内規定または就業規則の変更の注意点2つ

社内規定は会社が決めるもの、就業規則は会社と雇用される側で話し合えるものといっても、基本的には社会的にも環境的にも合理性がなければ変更してもスムーズに稼働するとはいえません。

規定を変更するときに、どのようなところに注意すればスムーズに変更ができ、また会社の経営や活動においてスムーズにいくでしょうか。その注意点を2つご紹介します。

社内規定または就業規則の変更の注意点1:労働者の意見を聞かなければならない

社内規定や就業規則を変更して、それをスムーズに稼働させるためには、その規則を実際にならう社員・労働者の意見が反映されていることが大事です。変更の前にアンケートをとったり、意見をつのる場を設けるなどの工夫をしましょう。

労働者の過半数を代表する人(監督や管理の立場でない人)が、挙手や投票で選ばれ雇用者側から変更内容について意見を聞くことができます。

必ずしも労働者の同意を得なくても可

労働基準法に触れていなければ、必ずしも労働者にとって有利な変更とばかりは限りません。その際に、雇用者や会社側は労働者の意見をしっかり聞かなければいけませんが、全体的に会社に有利な変更であれば、必ずしも労働者の同意は必要ありません。

ただ、雇用される側の意見をきちんと聞いたうえで判断したという課程が必要であると、労働基準法はうたっていることを忘れないようにしましょう。

社内規定または就業規則の変更の注意点2:変更後の社内規定を労働者に周知させる

労働基準法では、変更後の就業規則を雇用される側へしっかりと周知させることを明記しています。ただ、変えたことを伝えるのではなく、掲示板やコピーなどで書面として目で見てわかるように通知します。

周知のための手続きがしっかりできていない場合は、変更した就業規則や社内規定自体が認められないということになります。

社内規定や就業規則の変更は労働者の意見を聞き慎重に進める

社内規定や就業規則は、基本的には会社を総合的にみた状態で会社側が規定していくものですが、実際に動くのは会社員や雇用される側の人々です。その人々が納得して、施行したいと感じられることがスムーズな業務の遂行につながるでしょう。

会社の目標と社員のモチベーションが重なるように、社内規定や就業規則を変更する際は労働者の意見を聞きながら進めていきましょう。

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