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2019年06月11日

社内掲示物導入時に決めるルール4つ|オススメの社内掲示板デジタルツール

社内の人に広く瞬時に知らせたいことがある場合、社内掲示物を導入すると便利です。会社の規模や社員の状況によりルールを決めて、アナログかデジタルのタイプを選ぶと良いでしょう。SNSやビジネスチャットなどのデジタルツールについても紹介します。

社内掲示物導入時に決めるルール4つ|オススメの社内掲示板デジタルツール

社内掲示物とは?

社内掲示物導入時に決めるルール4つ|オススメの社内掲示板デジタルツール
社内掲示物とは、ポスターや文書などの形にして所定の場所に取り付けて、従業員に広く知らせる物です。業務を改善させようと対策を練ったり、イベントなどを告知したり仕事に関することを知らせる掲示物が多いです。

企業の中には社内で業務の情報を共有するために出されるだけでなく、社内のレクリエーションや顧客からの感謝の声などを見やすいように貼り、従業員のモチベーションを上げるために利用しているところもあります。

アナログタイプの社内掲示物

アナログタイプの社内掲示物は、ボードを設置してその上にポスターや文書を貼り付けたり、ピン留めしたりして固定するタイプが多いです。

掲示物の種類に特別なルールはありません。顧客や取引先の目にも付くことがあり、期限が大幅に過ぎた掲示物や劣化した書面が貼られていると、しっかりと管理されていないのではという印象を持たれることがあります。

ルーズな企業という印象が強くなる場合があるので、管理に注意が必要です。

アナログタイプの社内掲示物のメリット

アナログタイプの社内掲示物のメリットは、スムーズに社内で情報を共有できること、すぐに簡単に取り外しができること、ルールに沿ったレイアウトが自由にできることです。

たいてい目に付きやすい場所に掲示物があるため、必要な連絡がある場合に確認がしやすいです。掲載期限のルールを設けている場合は、時期が過ぎたらすぐに外せます。特定のテーマや独特なルールがある場合も、レイアウトを見やすく好きなように変更できます。

デジタルタイプの社内掲示物

社内掲示物導入時に決めるルール4つ|オススメの社内掲示板デジタルツール
デジタルタイプの社内掲示物は、電子広告板やモニターを使って情報を通知させるタイプ掲示板です。掲示物を紙に印刷する代わりに電子データで作り、設置したモニターや、各自のパソコンやスマートフォンなどからウェブ上に表示させられ、好きな時に閲覧できます。

掲示物の管理はパソコン上で行うことが多いです。掲載期限などのルールがある場合も、掲示物の期日や時間の設定ができるタイプがあり安心して使えます。

デジタルタイプの社内掲示物のメリット

デジタルタイプの社内掲示物のメリットは、用紙や印刷のコストを軽減できることと、不要になった広告の処分をする手間や費用がかからないことです。

アナログタイプは掲示物を取り付ける必要があるので、製作するための紙や印刷などのコストがかかります。期限が過ぎて必要がなくなった掲示物についても、自治体のルールに従って処分をする必要があるでしょう。用紙の処分も必要なく資源の節約ができ、環境にも配慮できます。

社内掲示物導入のメリットとは?

社内掲示物導入時に決めるルール4つ|オススメの社内掲示板デジタルツール
社内掲示物を導入するメリットは、知らせたいことがあった際に、掲示物を取り付けることで一目で周知徹底をはかれることです。

回覧をしたり伝言による言い継ぎをしたりすると、日時や場所を間違えたり皆に知らせるのに時間がかかったりする恐れがあります。社内掲示物があれば、見るだけでわかるので手間も時間もかかりません。

導入する際には、設置内容や共有する範囲、期限などのルールを設定すると運用しやすくなるでしょう。

社内掲示物導入時に決めるルール4つ

社内掲示物導入時に決めるルール4つ|オススメの社内掲示板デジタルツール
社内掲示物を導入する時には、基本的なルールを最初に決めておくと良いでしょう。ルールを決めておかないと必要がない情報を掲示したり、いつまで通知させれば良いのかわからなかったりする場合があります。

最低限のルールを決めておかないと必要のない掲示物であふれ、掲示板が見にくくなることも考えられるでしょう。導入時のルールについて、4つの例を挙げます。

社内掲示物導入時に決めるルール1:掲示物の掲載期限

社内掲示物導入時に決めるルール4つ|オススメの社内掲示板デジタルツール
社内掲示板に載せる際に、掲示物の掲載期限についてはっきりとしたルールを作っておくと良いでしょう。

社内でレクリエーションなどの申込期限がある物やノルマを競うキャンペーンなどを行う場合は、期限の日に合わせて掲載するというルールで構いません。しかし、期限がない物の場合はルールを決めていないと設置されたままになります。

社内に新規に掲示物を設置する場合、古い物に埋もれて十分に通知できない恐れがあります。

社内掲示物導入時に決めるルール2:掲示物使用の目的の明確化

社内掲示物を何のために使うかルールを決め、用途や目的をはっきりさせておくと良いでしょう。色々な掲示物を付けると、情報に統一性がなく何のための掲示物かわかりにくいです。

従業員への通知連絡や社内の動向を示す目的の掲示物が多いですが、顧客からの感謝の言葉、レクリエーションなどの報告など、企業独自のルールで色々な社内掲示にでき、掲示物を楽しみにしている社員同士の交流が活発になる場合もあるでしょう。

社内掲示物導入時に決めるルール3:掲示板内容の共有者範囲の設定

社内掲示物導入時に決めるルール4つ|オススメの社内掲示板デジタルツール
社内の掲示物はどこまで内容を共有できるかルールを設定すると良いでしょう。

特定の部署のみに関する掲示物を、社内全体の掲示板に取り付けてもほとんどの人には意味がない物になります。決められた部署などの範囲のみか、社内全体で情報を共有できる掲示板を設置するのか、無駄がないように最初にルールを決める必要があるでしょう。

掲示板の共有範囲の設定の仕方により、分割して掲示物を作った方が良い場合があります。

社内掲示物導入時に決めるルール4:情報管理の仕方

社内の掲示物を設置する場合、情報管理の仕方に注意が必要です。社内の掲示物を自由に出入りできる場所に取り付けている場合、社外の方でも見ることができるため、掲示物の情報の管理について厳格なルールを決める必要があります。

掲示物のせいで、外部に社外秘の情報が漏れたら会社の存続に関わります。掲示の仕方が整っていないと、管理がだらしない会社という印象を持たれる恐れもあるでしょう。

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オススメの社内掲示板デジタルツール5選

社内掲示物導入時に決めるルール4つ|オススメの社内掲示板デジタルツール
電子掲示板の中にはモニターを設置しなくても、スマートフォンのアプリを使って掲示板を見られるデジタルツールも多く開発されています。出張先でもサテライトオフィスにや在宅勤務をする方でも、社外から社内情報の閲覧と確認ができるのでとても便利です。

ビジネスチャットとして仕事上のメッセージのやり取りもできる、使いやすい社内掲示板として使えるデジタルツールを5つ紹介します。

オススメの社内掲示板デジタルツール1:LINEワークス

LINEはプライベートでのメッセージアプリとして利用者が多いので、ビジネス向けのLINEワークスを導入しやすく、利用者も戸惑わずに操作がしやすいでしょう。

アプリをスマートフォンにインストールすると、無料プランでも掲示板の機能が使えます。社内の人をメンバーとして設定にすれば、社内や部署単位で共有できます。掲示物をファイルで共有したり、メッセージを送信したりと社内掲示板として活用できるでしょう。

オススメの社内掲示板デジタルツール2:Workplace by Facebook

Facebookはメッセージアプリとして使っている人も多いと思われますが、Workplace by Facebookはビジネス用のチャットアプリとして使え、セキュリティ対策が万全となっているため、掲示板として安心して使えます。

社内の人とメッセージを共有し合えるだけでなく、掲示物の閲覧を特定の人のみ見られる「非公開」にしたり、特定のメンバーのみ存在がわかる「秘密」の設定にできたりします。

オススメの社内掲示板デジタルツール3:talknote

社内掲示物導入時に決めるルール4つ|オススメの社内掲示板デジタルツール
talknoteは、社員同士のコミュニケーションを活発化するために開発されたデジタルツールです。アプリの操作が分かりやすく、チャット機能を使って情報共有をすることで、掲示板を見てお知らせを知るのと同じようにスムーズに情報を確認できます。

社内全体だけでなく、部署やグループ単位で連絡を密に取り合って、情報を共有できるように配慮されているところから、電子掲示板としての利用もできるでしょう。

オススメの社内掲示板デジタルツール4:TUNAG

TUNAGは社内のSNSとして使えるアプリで、スマートフォンやパソコンからでもファイルを共有して閲覧が可能なため、社内の電子掲示板としても利用できます。

アプリにプッシュ通知機能が付いているため、急ぎで通知されたことがある場合に出先でも見落としする心配がないでしょう。共有可能なファイルは写真やPDFだけでなく、オフィスソフトのファイル形式にも対応しているため、掲示物が作成しやすいでしょう。

オススメの社内掲示板デジタルツール5:Solanowa

社内掲示物導入時に決めるルール4つ|オススメの社内掲示板デジタルツール
Solanowaは社内報をウェブから配信するサービスで、インターネットに繋がる環境であればスマートフォンのアプリなどからでも閲覧できるため、社員に通知したいことをすぐに送信できる電子掲示物としての利用ができます。

営業に出ている社員でもすぐに通知を受け取れるため、急いで知らせたい場合にも対応しやすいです。動画や画像ファイルだけでなく、ワープロソフトで書類を作成する要領で掲示物が作成できます。

社内掲示物のルールをしっかり設定しましょう

社内掲示物導入時に決めるルール4つ|オススメの社内掲示板デジタルツール
アナログでもデジタルでも社内掲示物を作成して公開する際には、ルールを設定して運用するようにしましょう。

掲示物の掲載期限や目的を明確にすること、情報の共有範囲の設定や掲示物の情報管理の仕方などのルールを決めると、後からトラブルが発生するリスクを軽減できます。

SNSサービスやビジネスチャットアプリ、社内報配信サービスなどを社員の状況に合わせて、必要に応じて取り入れることをおすすめします。

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