社内コミュニケーションの重要性
会社勤めをする方にとって社内コミュニケーションの活性化は、円滑に仕事を進めていく上で必要不可欠な要素となります。会社の業績を上げる為に上司、部下、同僚を含めて報告、連絡、相談が重要であり、怠れば大きなトラブルに発展する恐れもあります。自分の部署を一つのチームと考えた場合、各々の役割を全うすると共に、状況に応じて助け合える様なシステムが確立されている会社は、職場として理想的と言えます。
現在、社内コミュニケーションの重要性を軽視している企業は少ないと思いますが、理想と現実が乖離している会社もあるのではないでしょうか。何故、社内コミュニケーションが取れない職場が生まれてしまうのでしょうか
社内コミュニケーションの理想
そもそも何故、社内コミュニケーションを取る必要があるのでしょうか。簡単に言えば仕事は一人では出来ないからです。一人で仕事が完結出来るのであれば、採用活動などをして社員を雇う必要はありません。「この仕事量は一人では終わらないな」と気づき、新規採用を行います。人員が増えたことで仕事量を増やすことが出来ます。
仕事量、業績が上がったので更に人を雇います。これは良い循環です。社員が増え、仕事を分担して進めていく上で、各部署の方向性を定めるリーダーが必要となります。こうして職位が生まれます。上司の指示や考え方を部下が理解し、仕事を進めることが職場の理想となります。職場全体が連携を取って仕事を進める為に、社内コミュニケーションが必要なのです。
社内コミュニケーションの必要性
「悪い事案程、直ぐ報告しろ」という言葉がある様に、トラブルが発生した際、初期対応が後の結果を大きく左右するケースは少なくありません。社内コミュニケーションが取れている職場であれば、発生したトラブルを早急に報告、連絡をすることで最善の手段を図り、早々にトラブルが沈静化することも可能でしょう。
しかし報告、連絡がし辛い職場の場合、対応が後手に回り二次、三次トラブルへ発展してしまう恐れもあります。報告、連絡がし易い環境と社内コミュニケーションが取れている職場はイコールなのです。コミュニケーションを取ることで同僚や部下の意外な一面を知ることも出来ます。得意なこと、苦手なことを把握していれば、適材適所で仕事を割り振ることが出来ます。より円滑に仕事を進めることが出来る様になるでしょう。
社内コミュニケーションを改善する為に
社内コミュニケーションを改善する為には、一人の努力では改善することが出来ません。会社全体で取り組む姿勢が重要となります。先ず社内コミュニケーションが自社の課題であると認識する必要があります。そして社内コミュニケーションの改善を図り、会社全体で共有する為に、その取り組みをシステム化する必要があります。
人間が言動を改める時は、改めることでメリットがあるか、改めないことでデメリットが発生するかのどちらかです。つまり社内コミュニケーションを取らないことで発生する弊害と、社内コミュニケーションを取ることで得られるメリットを共有させる必要があります。
社内コミュニケーションが取れない理由
社内コミュニケーションが少ない要因はいくつか考えられます。一つ目は、物理的に社内コミュニケーションが取り難い職場である場合です。二つ目は上司、部下間、または同僚間の関係が希薄である場合です。複数の人間の集合体である会社という場所ですので、複合的な要因が絡み合って社内コミュニケーションが希薄になっているのは当然ですが、大別すると上記の二つが要因であることが多い様に感じます。
コミュニケーションを改善する方法①
では物理的に社内コミュニケーションが取り難い場合とはどんな状況でしょうか。例えば各々が個室や独立したデスクで仕事をする様な職場や、営業などで外回りがメインの仕事などが該当します。実際に顔を合わす機会が無い為、コミュニケーションが希薄となるケースです。
意思の疎通が図れないことで、業務上の連絡においても食い違いや、報告漏れ等が発生し、業務効率の低下やミス、トラブルの要因になりがちです。ではこういった場合はどの様に解決すれば良いのでしょうか。物理的に顔を合わすことが困難なのであればWEBを利用するという手があります。
SNS等を利用し、各々の仕事、プライベートの現状等を確認しながら、日に数度コミュニケーションを取るだけでも違うのではないでしょうか。この場合、上司が強制的に参加させるのではなく、自主的に参加出来る雰囲気や工夫をすることが肝要です。
コミュニケーションを改善する方法②
そもそもの人間関係が悪化し過ぎて一部、コミュニケーションを取ることが困難な場合もあります。ケースとしてはこちらの方が多いと思います。こういった状況は仕事に支障を来す恐れがありますので、早急に解決する必要がありますが、面倒ごとを嫌い誰もが敬遠しがちです。何かを行う前に原因となっている当事者同士の話しを聞くのも一つの手です。
当事者同士もその状況を良く思っていないケースも多いので、先ず改善する意思があるか確認しましょう。もし改善する意思があるのであれば、周囲の人間も協力して、改善に努めましょう。その為には、良い人間関係を築くことが業績向上の為に必要である、ということを当事者に理解して貰う必要があります。
業績向上という共通の目的の為であれば、改善することも可能ではないでしょうか。定期的にミーティングなどを行い、意見、価値観のすり合わせを行うことも切っ掛けの一つになります。人を巻き込みながら、進めていくことで、各々が責任感を持ち、当事者意識を持って取り組むようになります。
社内会議を有効利用する
定期的に社内会議を行っている会社は多いと思います。しかし有数ダウンだけの形骸化した会議を行っている会社もあるのではないでしょうか。せっかく多くの人員と時間を割いて、情報伝達だけで会議を終わらせてしまうのは非常に勿体ないと思います。情報伝達だけが目的であれば、メールを使った方が効率は良いでしょう。
会議の目的は議題に対しての問題抽出、解決策の提案であり、それらの意見を吸い上げることが重要です。そして会議の場で部下が発言し易い環境や空気作りをすることも大事です。結局、上司が全てを決める会議だと思っていれば、当事者意識なく、会議に参加することでしょう。それでは意味がありません。理想は、会議に参加した者全員が、考え、発言出来る環境です。それらを意識して会議を行ったとき、会議は最高の社内コミュニケーションツールとなります。
社内コミュニケーションが改善されても油断しない
社内の人間関係に危機感を覚え、社内コミュニケーションを改善しようと動くのは最初は少人数かもしれません。一人が一人を巻き込み、二人が四人を巻き込み、四人が八人を巻き込むといった様に、少しずつ意識を変え。最終的には社内全体の意識を変えていかなければなりません。社内コミュニケーションが少しばかり改善されたとしても、油断してはいけません。
定着したら継続することが大事
オペレーションの多くは走り出すのは意外と簡単なものですが、継続することはとても難しいものです。社内コミュニケーションを改善するべく会社全体が動きだしたとしても、それを継続しなければ、効果は無いでしょう。こういった事柄は、会社の業績に直ぐ直結するものでも無く、目に見えるものでもないので、止めてしまいたくなる気持ちは理解出来ます。
それでも１年、２年と続けるうちに、離職率が下がったり、人的トラブルやケアレスミスが減るなど、何らかの変化が生まれるかもしれません。会議においても発言が増え、提案が増え、活発な会議に変化するかもしれません。せっかく動き出したのですから、それが社風になるくらい続ける意気込みを持って頂ければ、きっと風通しの良い会社に変化していくことでしょう。
