【基本マナーと例文】歓送迎会などの案内メール
会社に入ると避けては通れない、歓迎会の幹事。当日の司会もさることながら、事前の案内メールも何かと気を使います。今回は、歓迎会の案内メールの書き方の基本的なマナーや、例文をご紹介します。
【書き方・例文】新入社員の歓迎会
春ごろには必ず開かれる新入社員の歓迎会の案内でのポイントは「新入社員のプロフィールがわかるようにしておくこと」です。日時や場所とあわせて当日出席する新入社員のプロフィールを載せておくことで、歓迎会当日の会話がぐっと盛り上がります。
例文
営業１部のみなさま
おつかれさまです。佐藤です。先日、オフィスにて挨拶会があったのでご存知かと思いますが、４月より営業１部に元気な新入社員２人が配属されることとなりました。
つきましては、新入社員歓迎会を下記の日程と場所で実施します。
【日時】●年●月●日●時～
【場所】××屋（お店のＵＲＬ）
ご確認の上、出欠を本メールに返信いただく形でご連絡いただけますでしょうか。新入社員のみなさんと交流を深めていただく良い機会ですので、万事お繰り合わせの上ご出席いただけますと幸いです。また、当日に新入社員のお2人には自己紹介をしてもらう予定ですが、簡単にお2人のプロフィールを載せておきますので、当日の参考にしていただければ嬉しいです。
【田中△男くん】
【本田〇子さん】
以上のとおりです。何かご不明点などございましたら、幹事の佐藤までお声がけください。どうぞよろしくお願いいたします。
【書き方・例文】中途社員の歓迎会
中途社員の歓迎会の場合には、決まった時期に入社するわけではないので「いつに入社したのか」ということのみを書いておくことが多いです。また、新入社員のようにプロフィールを記載することもＮＧではないですが、一般的ではないので注意しましょう。
例文
営業１部のみなさま
おつかれさまです。佐藤です。先日１０日に営業１部Aグループに中途採用で伊藤〇雄さんが入社されました。
つきましては下記の日時で歓迎会を実施します。
【日時】●年●月●日●時～
【場所】××屋（お店のＵＲＬ）
ご確認の上、出欠を本メールに返信いただく形でご連絡いただけますでしょうか。交流を深めていただく良い機会ですので、万事お繰り合わせの上ご出席いただけますと幸いです。
【書き方・例文】異動の際の歓送迎会
社内の異動によって部署に新しく参加される人がいる場合の歓迎会の案内メールでは、以前の部署を記載し、部署から出ていく人がいる場合の送迎会の案内メールでは、異動先の部署を記載しておくのが一般的です。
例文
営業１部のみなさま
おつかれさまです。佐藤です。来月１日付けの人事異動で営業１部の伊藤さんが営業２部に異動されることが決定致しました。
つきましては下記の日時で送別会を実施します。
【日時】●年●月●日●時～
【場所】××屋（お店のＵＲＬ）
ご確認の上、出欠を本メールに返信いただく形でご連絡いただけますでしょうか。どうぞよろしくお願いいたします。
【書き方・例文】忘年会
忘年会の案内メールの際には、歓迎会などと比べて、特別に記載が必要な項目はありませんが、年末感を織り交ぜた案内メールにすると季節感があって良いでしょう。
例文
営業１部のみなさま
おつかれさまです。佐藤です。いつのまにやらもうすぐ年末、ということで本年度の忘年会についてご連絡させていただきました。
本年度の忘年会は下記の日時で実施します。
【日時】●年●月●日●時～
【場所】××屋（お店のＵＲＬ）
ご確認の上、出欠を本メールに返信いただく形でご連絡いただけますでしょうか。部署の全員で今年の仕事を振り返る会にできればと思っております、奮ってご参加いただければ幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
メールで案内を送るときの注意点
たかが飲み会の案内メールといっても、自分の評価が案外そういうところで測られていることもしばしばあります。今回は、メールで歓迎会などの案内をするときにおさえておくべき基本的な注意事項についてご紹介します。
社内向けの案内メールの注意点
社内向けの案内メールの際には、①会場までの所要時間を記載しておくこと、②会社の福利厚生などで飲食代が補てんされる場合にはその旨を記載することに注意しましょう。２点とも絶対に記載しないといけないという内容ではないですが、参加者がわざわざ調べたり人に訊いたりしなくて良いように記載しておくことが望ましいです。
社外向けの案内メールの注意点
社外向けの案内メールの際には①社外に公表して良い情報かを確認する②部署名などを正式名称で記載することに注意しましょう。よくある例としては、内部だけで発表されている人事異動を歓迎会などのお知らせで社外に公表してしまう、メールを送ったものの部署名が略されていてどこの部署の人か分からないということがあります
①に関しては、一度公表してしまうと取り返しがつかないものでもあるので、特に歓迎会などに社外の人を呼ぶときには気を付けるべきポイントです。
上司に案内メールをするときの注意点
上司に案内メールをするときには、①事前に日程をおさえておく②挨拶や乾杯をお願いする人には事前に前出ししておくという２点に注意しましょう。
基本的に、部署の歓迎会などには上司の出席は必須となります。ですので、案内メールを送ったあとになって上司が来ることができない、といったことにならないよう事前に歓迎会などの日程については調整しておくようにしましょう。
また、挨拶や乾杯を上司にお願いする際にも、当日や前日ではなく余裕をもって本人に声掛けをしておくことが必要です。間違っても歓迎会当日に無茶ぶりをすることの無いようにしましょう。
歓迎会などの案内への出欠返信マナー
自分が歓迎会などの幹事ではない場合でも、歓迎会などの案内を受け取ることがあります。ここでは、案内メールへ返信する際のポイントや注意点をご紹介します。
挨拶しよう
まずは幹事に労いの意味もこめて、「幹事おつかれさまです」という言葉で返信メールを始めると印象が良いでしょう。また、もしも諸事情で出欠の返信が遅れてしまったのであれば「出欠のお返事が遅くなってしまってお手数をおかけし申し訳ございません」と始めましょう。
幹事を一度でも経験したことがある人であればわかるように、幹事は手間をかけて歓迎会などを企画しています。そこを汲んで返信をしてあげるという心遣いがあれば細かい文面にこだわる必要はありません。
返信する内容に過不足ないか確認しよう
出欠に関して明確に伝えるようにしましょう。返信に困ってしまうのが、歓迎会などに参加できるかがその時点で分からない場合ですが、その場合には現時点で参加できるか分からないことと、いつまでに参加できるかが明確になるかという２点を伝えるようにしましょう。
「参加できるかどうかわかりません」のみの返信だと、幹事としてはお店の予約人数に入れるかどうかの判断ができません、なので「一旦予約人数には入れてもらって、無理であれば連絡します（キャンセル料は払います）」なのか「一旦欠席扱いにしてもらって、参加できそうであれば連絡します（人数を増やせない場合には諦めます）」のどちらなのかがわかるように連絡するようにしましょう。
スムーズな幹事は信頼の近道
ここまでご紹介したのは一般的な、歓迎会などの案内メールでのマナーですが、それぞれの会社によって習慣や伝統があります。もしも初めて幹事をする人がいれば、幹事の上手な先輩や上司に案内メールをレビューしてもらうと良いでしょう。
たかが飲み会の案内メールくらいで、と思ったら大間違いです。幹事の仕事は案件の納期管理やコニュニケーション能力が必要となります。案内メールひとつをとっても、正しい情報を適切なトーンで伝えられるかが重要となります。
ですので、若手のうちは幹事の仕事をきちんとこなすことで社会人としての基礎的なスキルが身に付くといっても過言ではありません。会社の上司や同僚にほめられるような案内メールを目指しましょう。
