ビジネスでのお断りメールの書き方と例文
ビジネス上、何かを依頼されたり、お願いされたりしたが、お断りしなければならない場面があります。そんなとき、相手が取引先だったりすると、なかなかお断りのメールは送りづらいし、目上の人であればお断りするハードルは高くなります。そんなときには、どのようにお断りのメールを書けば良いのでしょうか。ここでは、お断りメールの書き方についてみていきます。
ビジネスでのお断りメール：結びの書き方
お断りメールの結びの書き方としては、期待に添えず申し訳なかったということと、今後のことについて相手への気遣いをメールに必ず書くようにします。例えば、以下のような文でお断りメールを締めくくります。
（例文1）「貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、大変申し訳ありません。末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。」
（例文2）「ご希望に添えずまことに恐縮ではありますが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。末筆ながら貴殿の今後のご活躍とご健勝をお祈り申し上げます。」
ビジネスでのお断りメール：丁寧な書き方
ビジネス上、お断りのメールをする場合には、明確な意思を示しつつも、角が立たない柔らかな印象のフレーズで丁寧にメールを書くようにします。お断りメールは、丁寧な書き方で相手の立場を思いやるような文章で断るように心がけましょう。例えば、丁寧なフレーズのお断りメールは、以下のようになります。
ビジネスでのお断りメール：丁寧な書き方例
（例文1）「せっかくのご提案ですが、ご要望に添いかねます。」
（例文2）「ありがたいお話なのですが、お断りせざるを得ません。」
（例文3）「せっかくのお申し出ですが、ご遠慮申し上げます。」
また、次につなげるような、丁寧なお断りメールの文章が以下になります。
（例文4）「誠に心苦しく恐縮ですが、今回はご遠慮申し上げます。」
（例文5）「願ってもない機会ですが、諸事情によりお引き受け致しかねます。」
ビジネスでのお断りメール：クッション言葉
さらに、上記の丁寧な書き方のフレーズに、次の言葉を添えればお断りの言葉にクッションを加えて柔らかな印象のメールにすることができます。
（例文1）「急な差し支えがございまして」
（例文2）「お力になれず、誠に申し訳ありません」
（例文3）「検討を重ねましたが」
仕事のお断りメールのマナーと注意点
次に、仕事上のお断りのメールをする場合の場面毎の例文をみていきます。自分の立場や相手が誰かによって、お断りメールの文章が変わってきますので、相手が誰か、何について断っているのかに注意して書くようにしましょう。
仕事上のお断りメール：見積もり・提案の断り
見積もりなどを依頼されていた場合のお断りメールの例文は、以下のようになります。以下のお断りメールの例文は、前後の挨拶部分は省略して、断りの部分と最後の挨拶のみの例文となります。
見積もり・提案の断りの例文
（例文1）「先日ご提案いただいた件に関しまして、社内にて検討した結果、今回は予算の都合もあり、実現が困難であるとの結論に至りました。大変申し訳ございませんが、今回は貴社のご提案をご遠慮させていただきます。せっかくのご提案にも関わらず、ご要望に添えず、大変申し訳ありません。」
（例文2）「先日ご提案いただいた『○○○○』についてですが、社内で検討した結果、現在のところ導入する予定はないとの結論に至りました。そのため、面談のお時間につきましてもとることができません。ご了承いただきますようお願い申し上げます。」
仕事上のお断りメール：内定辞退
内定辞退のお断りメールについても、ただ「辞退させていただきます」と書くのではなく、なぜ辞退するのかという点も踏まえて書いた上で、申し訳ないという気持ちと相手企業への気遣いをメール内に書くようにしましょう。
（例文）「この度は、採用内定の通知をいただき、まことに有難うございました。大変恐縮ではありますが、自分の適正などを考慮した結果、別の会社との縁を感じ、貴社の採用内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈りしております。」
仕事上のお断りメール：訪問・予約の断り
食事会などに招待いただいたときの訪問のお断りメールについては、ただ「行けません」ではなく、許しを乞う文章も入れましょう。また、詳細までは不要ですが行けない理由なども記載すると相手も納得しやすいです。
（例文）「この度予定しておりましたお食事会ですが、弊社の方針が変わったことにより参加できなくなりました。弊社規定が変わり、業務上の行動指針にて特定のお客様にご負担をかけることのないようとの指示が出ました。
○○様からのせっかくのお誘いをいただいたにも関わらず、出席できないことを大変心苦しく感じておりますが、何卒ご理解いただきたくお願いいたします。何卒、今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願いいたします。」
仕事上のお断りメール：選考・採用の断り
選考や採用のお断りメールについても、ただ用件のみの文章では不適切です。きちんと、採用できない旨を書いた上で、相手を気遣う言葉をメール内に必ず入れるようにしましょう。
（例文）「先日は、弊社採用試験にお越しいただきまことにありがとうございます。社内にて慎重に審議した結果、まことに残念ですが、今回は採用を見合わせていただくこととなりました。ご希望に添えず大変恐縮ですが、ご了承いただきたくよろしくお願いいたします。末筆ながら貴殿の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。」
会合の誘いのお断りメールのマナーと注意点
会合や飲み会などの誘いを上手く断るためのお断りメールを書くには、どのような文面にすれば良いでしょうか。ここでは、会合の誘いを断るためのお断りメールをどう書けば良いか、マナーや注意点をみていきます。
会合のお誘いお断りメール：飲み会
飲み会などに誘われたのにお断りのメールを書く場合に重要なのは、角を立てずに断るように文章を書くことです。ただし、キッパリと断る意思も示さなくてはなりませんので、以下のような一言を入れます。
（例文）「せっかくお誘いいただいたのですが、都合により参加できません。次回はぜひ参加したいので、またお誘いいただくことを心よりお待ちしております。」
断りの言葉の他にも、次回は誘って欲しいという意思も示しています。飲み会などの会合を断る場合の理由は、あまり詳細には必要ありません。シンプルに「都合により」でOKです。
会合のお誘いお断りメール：二次会
結婚式の二次会に誘われているけど、どうしても出席できないという場合には、どういったお断りメールを送れば良いでしょうか。パターンによって文章が変わるため、仕事上の二次会か、友達かの例文をご紹介します。
（例文1）仕事関係「この度はご結婚まことにおめでとうございます。二次会へのご招待もいただき、ぜひ出席したかったのですが、当日あいにく予定が入っており出席することができません。せっかくのお誘いですが、申し訳ありません。お二人の末永い幸せを心よりお祈りしております。」
（例文2）友達「結婚おめでとう！二次会のお誘いありがとう。でも当日出張が入ってしまって参加できなくなりました。ぜひお祝いしたかったのに残念です。今度ランチでも一緒に行こう。お幸せに」
会合のお誘いお断りメール：結婚式
結婚式の招待の場合は、招待状への返信はがきなどで欠席の返事をしますが、できるだけ早めにお知らせするのがマナーです。その場合は、返信はがきが届く前にメールで欠席の旨を知らせます。結婚式に出席できない理由を書き、お詫びも入れます。
（例文）「結婚おめでとうございます。お招きいただき大変嬉しく、出席したかったのですが、残念ながら当日はあいにく先約があり、出席できません。」
お断りの相手別の注意点
お断りをする場合、相手によって文章が変わりますし、断り方についても変わってきます。以下に断る相手が企業の場合の注意点をまとめましたので、ご参照ください。
お断りの相手別注意点：企業
お断りメールを書く際には、以下の3つのポイントがあります。
1.はっきりと断る
1つ目のポイントは、はっきりと断るということです。相手が目上の人だったり取引先だとなかなか断りづらいでしょうが、だからといって曖昧な返事をしてしまえば却って後々にトラブルに発展する可能性があります。
安易に考えて、後で何とかなるだろうとYESの返事をしてしまうと大変なことになります。相手のためにも、はっきりと断りを入れるのもビジネス上のマナーです。
2.感謝の気持ちを述べる
断りの返事をするということは、相手は自分に対しての時間を割き、労力を費やしていることが多いです。それなのに、一言のみ「できません」だけでは、相手に悪印象を与えてしまいます。お断りのメールをする際には、必ずお礼を一緒に添えるようにしましょう。
何かしらの依頼や提案をしてくれたことに対してのお礼をしておけば、今回はお断りしたとしても、相手に良い印象を残すことができます。たとえお断りのメールだとしても相手へ不快な思いをさせないことが大事です。
3.言葉を柔らかくする
きちんと断ると言っても「できません」や「お断りです」などの言葉だけでは、相手は不快な気持ちになります。メールは文章のみだからこそ、必ず柔らかい言葉で断るようにしましょう。
お断りメールで、柔らかい印象にするのに便利なのが「大変恐縮ですが」とか「せっかくですが」などの言葉です。これらをいれてやんわりと、しかしはっきりと断ることがビジネス上のお断りメールでは大事です。
お断りの相手別注意点：ハウスメーカー
お家を建てようと、いろいろなハウスメーカーを回っていた場合、それぞれのハウスメーカーの方と話をします。結局は、最後に一つに絞らなければならないのですが、そうすると、決めたハウスメーカー以外でいままで付き合いがあったハウスメーカーに断りの連絡を入れなければなりません。そんなときは、どういった断り方をすれば良いのでしょうか。
ハウスメーカーに断りは必要？
何ヶ月も連絡が途絶えていたような場合に、以前話を聞いたハウスメーカーに断りを入れることは必要でしょうか。ハウスメーカーの営業マンはもうあなたのお家には、そんなに興味がないのでしょう。そんな場合は断りの連絡は不要でしょう。
ハウスメーカーに上手に断る方法
ハウスメーカーに、上手に断りを入れるには、なぜそのハウスメーカーがダメだったのかということを入れて断りましょう。中途半端な断り方だと、そのまま建ててくれるのかな、まだ検討中かなと誤解させてしまう場合があります。
ハウスメーカーへの断りのメールの例文
（例文）「ご無沙汰しております。昨年よりお世話になっている○○です。大変残念ですが、各ハウスメーカーを検討した結果、貴社と契約させていただく可能性は無くなりましたことをお伝えします。今回、この結論に至った理由は以下になります。
・○○○○は希望していた工法ではありませんでした。
・○○を望んでおり、貴社の製法では提示金額では難しいとの回答でしたが、他社で金額内で施工可能との回答を得た。
○○さんには、熱心に話を聞いてもらい、本当に信頼できる方だと思いましたし、個人的には貴方から買いたい気持ちがありましたが妥協はできませんでした。今後、貴社の更なるご発展および○○様の一層のご活躍をお祈り申し上げます。」
お断りメールへの返信のマナー
依頼などを断られた場合にも、返信するのがマナーです。感情的には、断られてガッカリだから返信もしないとなりがちですが、社会人としてきちんとした対応をしましょう。また、いくら断られたからといっても、相手を不快にさせるようなメッセージを送ってはいけません。丁寧で、次回はぜひと相手が感じてくれるような、ソフトで温かみのある返信をするようにしましょう。
1.承諾したことを入れます
依頼の断りのメールが来た場合の返信としては、そのないようを承諾したという内容を入れなければなりません。ビジネス上は「承知しました」または「かしこまりました」というフレーズで返信しましょう。「了解しました」はビジネス上不適切なため、返信では使わないようにします。
2.依頼断りメールへの返信
依頼してお断りされたメールへの返信では、以下の様な構成でメールの返信を書くようにします。
（1）宛名
（2）書き出し挨拶文
（3）返信へのお礼文
（4）依頼お断りの承諾
（5）残念な気持ち
（6）次回につなげる言葉
（7）結びの挨拶
この順番で返信メールを作成すれば、相手企業への気遣いのある温かみのあるメールになります。
お断りのメールは相手や用件によって内容を変えましょう
いかがでしたか。何かを依頼されたり、誘われているのに対してお断りのメールを書くのは、なかなか難しいものですが、どのように書けば良いのかわかっていただけたでしょう。また、お断りを入れる相手によって文章を変えなければならないということがわかりました。
お断りを入れる用件が何なのかによっても、理由を書くか否かも変わりますし、文章も変わります。その場面に合った内容でお断りメールをするようにしましょう。ここにあげた文例は一部ですので、参考にしていただき、ご自分の状況に合わせた断り方で書いてみていただけたら幸いです。
