夏季休業のお知らせの例文
夏季休業は、日本では旧盆前後に取る会社が多いですが業界各社によっても異なります。2016年に8月11日が山の日で祝日になって以前よりも一日長くなる会社が増えました。
何も知らせずに休みに入ってしまうと取引先に迷惑をかけてしまいます。夏季休業のお知らせは、無用なトラブルを避ける意味でも重要な意味を持ちます。この記事では、夏季休業のお知らせの例文と注意点について書いています。
メール
メールは、多数の人に同時に送信できるので大変便利なツールです。毎年送信するのであらかじめテンプレートを用意すると作業が効率化できます。メールでの例文を示します。
○○株式会社
●●様
いつもお世話になっています。
本年度の夏季休業について下記の日程になっていますのでお知らせします。
夏季休業期間
○月○○日(〇)～〇月○○日(〇)
夏季期間中のお問い合わせにつきましては、夏季休業期間後の回答とさせていただきます。ご不便をおかけしますが何卒ご了承いただきますようよろしくお願いいたします。
(署名)
ホームページ
夏季休業のお知らせは、ホームページにも掲載するとホームページの閲覧者にマメに更新しているとの印象を与える効果もあります。ホームページには、１週間くらい前に掲載し、夏季休業期間が終わったらすみやかにはずしましょう。
有数ページに「夏季休業のおしらせ」をお知らせ欄にいれて「夏季休業のお知らせ」ページへのリンクを張るのが一般的です。ホームページでの例文を示します。
平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。
本年度の夏季休業について下記の日程になっていますのでお知らせします。
夏季休業期間
○月○○日(〇)～〇月○○日(〇)
夏季期間中のお問い合わせにつきましては、夏季休業期間後の回答とさせていただきます。ご不便をおかけしますが何卒ご了承いただきますようよろしくお願いいたします。
張り紙
夏季休業のお知らせはを張り紙でお知らせするのは、夏季休業に入る前に店内に貼るケースと夏季休業中に休業を知らずに来店したお客様へ告知する場合があります。店内へは夏季休業に入る数日前にわかりやすい場所に張り出して告知します。来店したお客様がひとめでわかるように「夏季休業お知らせ」と「○月○」○日(〇)～○月○○日(〇)」を大きな字で書きます。張り紙での例文です。
夏季休業のお知らせ
誠に勝手ながら下記日時を休業させていただきます。
〇月〇〇日(〇)～〇月〇〇日(〇)
〇月〇〇日(〇)より通常営業いたします。
ご迷惑をおかけしますがよろしくお願いします。
留守電
夏季休業期間中の電話応答に留守電を設定します。一斉休業で休業後に改めて電話してもらうという例を示します。
「お電話ありがとうございます。○○株式会社でございます。〇月〇〇日～〇月〇〇日まで夏季休業期間です。恐れ入りますが〇月〇〇日以降に再度お電話いただきますようにお願い申し上げます。」
FAX
FAXや電話で取引しているお客様へは、FAXでお知らせします。イラストを使えるのが特徴です。イラストを上手に利用して好印象を与えるように工夫しましょう。
相手がひとめでわかるように「夏季休業お知らせ」と「○月○○日(〇)～○月○○日(〇)」を大きな字で書きます。FAXでの例文です。
株式会社○○御中
夏季休業のお知らせ
平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。
本年度の夏季休業について下記の日程になっていますのでお知らせします。
休業期間○月○○日(〇)～○月○○日(〇)
夏季期間中のお問い合わせにつきましては、夏季休業期間後の回答とさせていただきます。ご不便をおかけしますが何卒ご了承いただきますようよろしくお願いいたします。
イラスト
○○株式会社
〒○○〇－○○○○
東京都○○区○○1-2-3
TEL03-xxxx-xxxx
FAX03-xxxx-xxxx
はがき
はがきは、メールやFAXとくらべあらたまった感じがします。大事なお客様へ暑中見舞いとかねて送ります。はがきでの例文です。
暑中お見舞い申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。
本年度の夏季休業について下記の日程になっていますのでお知らせします。
休業期間○月○○日(〇)～○月○○日(〇)
ご不便をおかけしますが何卒ご了承いただきますようよろしくお願いいたします。
○○株式会社
〒○○〇－○○○○
東京都○○区○○1-2-3
Email:xxxx＠xxx.co.jp
URL:http://www.xxxx.com/
飲食店
飲食店の夏季休業のお知らせは、張り紙が重要になります。休みに入る数日前からわかりやすい場所に貼ってお客様へ周知しておくとよいでしょう。メルマガを発行している場合は、メルマガでも告知します。張り紙での例文です。
夏季休業のお知らせ
誠に勝手ながら下記日時を休業させていただきます。
〇月〇〇日(〇)～〇月〇〇日(〇)
〇月〇〇日(〇)より通常営業いたします。
ご迷惑をおかけしますがよろしくお願いします。
整骨院
整骨院の夏季休業のお知らせは、張り紙と共にホームページでのおすすめる告知も重要になります。文章は飲食店と同じ文章でいいでしょう。夏季休業明けは混雑したりする場合は、予約を勧める文章を加えるのもいいでしょう。
不動産
不動産の夏季休業のお知らせは、規模によっても変わってきます。駅前の小さな不動産は、張り紙が重要です。大きな不動産の場合は、ホームページが重要になります。
夏季休業のお知らせの注意点
夏季休業は、ほとんどの会社で採用されていて後ろめたいことは何もないのですが、夏季休業のお知らせの本文中には日頃のお礼と夏季休業期間のお詫びの文章は必ず入れるようにします。誤字や脱字にも気をつけて丁寧に書きましょう。
前年の夏季休業やゴールデンウィークから流用して作成する場合、曜日を直し忘れて間違えるケースがあるので注意しましょう。夏季休業のお知らせの文章を堅い文章にするか簡素な文章にするかは業種やお客さんの年齢層によっても変わってきます。
夏季休業のお知らせのタイミング
夏季休業のお知らせのタイミングは、重要です。早すぎても遅くてもよくありません。夏季休業のお知らせの文面に「ご迷惑をおかけします」がと書いてあるからといって本当に迷惑をかけてはいけません。
夏季休業の仕事に支障が出ないためには、休みに入る日から逆算して一週間くらい前がいいでしょう。メールで送信する場合、通常の仕事のメールと一緒にすると夏季休業のお知らせが相手に伝わらない可能性があるので仕事のメールとはべつに送信した方がいいでしょう。
夏季休業交代制のケース
首都圏を中心に夏季休暇を一斉に取らずに交代制にして営業する会社も増えてます。その場合は、休暇中の担当者が誰になるかを明確にする必要があります。夏季休業交代制での例文です。
○○株式会社
●●様
いつもお世話になっています。
○○株式会社○○部の▲▲です。
私事で恐縮ですが夏季休暇を以下の日程で頂きます。
休暇中のお問い合わせにつきましては、○○部の▽▽宛に連絡いただきますようお願いします。
休暇期間○月○○日(〇)～〇月○○日(〇)
不在中担当者○○部の▽▽
担当者携帯：xxx-xxxx-xxxx
E-Mail：xxxxx@xxxxxx.co.jp
ご迷惑をお掛けしますがよろしくお願いします。
(署名)
夏季休業のお知らせをしてゆっくり過ごすために
夏季休業のお知らせは最低限必要なことさえ書いてあれば大きなトラブルは起こることはないでしょう。夏季休業のお知らせをしっかり周知して夏季休業をゆっくり有意義に過ごしましょう。
