こんなメール返信はマナー違反
ここでは就職活用中のメール返信のマナー違反例をご紹介していきます。参考にしてあなたもメール返信でマナー違反をしないように気を付けましょう。
①件名が無記名
こんなメール返信はマナー違反その1は「件名が無記名」です。メールの件名が無記名なのはマナーとしては良くありません。なぜならメールの送り主の名前や用件が分からないからです。件名に送り主の名前や用件が載っていれば「webから応募してきた就活生」だと分かってもらえます。そのためすぐにメールを開いてもらえます。
無記名の場合は何者が何の目的で送ってきたのかわからないため不審な迷惑メールだと思われてしまいメールを開かない人もいるでしょう。そうなってしまってはせっかくのメールでの応募も時間の無駄になってしまいます。そうならないためにも初めてメールする場合は特にこちらの名前や用件を書いて送るとマナーができる人と認めてもらえるでしょう。
②緊張しすぎて敬語がおかしい
こんなメール返信はマナー違反その2「緊張しすぎて敬語がおかしい」です。就職活動のメール返信のマナー違反でよくあるのが敬語の使い方です。敬語には丁寧語・尊敬語・謙譲語の3つの敬語があります。
同じ立場の方なら丁寧語で問題ないのですが、就活の場合は目上の方とのやり取りをする機会が増えます。目上の方に使う場合は謙譲語や尊敬語を使う必要がありますので、こうした敬語をしっかりと使い分ける事ができないとおかしなメールなってしまいます。
例えば「面接に行かせていただきます」や「メール見させていただました」この二つとも誤った使い方です。正しくは「面接に伺わせていただきます」と「メール拝読いたしました」です。
このような敬語の使い方を間違ってしまうとメール返信のマナーのできない就活生として悪い印象を持たれてしまいます。正しい敬語の使い方を今のうちに覚えてしっかりと使えるようになりましょう。
③前のやりとりがわからなくなっている
こんなメール返信はマナー違反その3「前のやり取りがわからなくなっている」です。人事担当者とのメールでのやり取りは多くても通常は2～3往復程度です。内容は面接の会場への集合時間やスケジュール調整や持ち物などについてメールで話すになるでしょう。
ここでこんな大事なメールのやり取りをしているのにそのメールを削除してしまう人がいます。削除してしまうと大事な情報もわからなくなりますし、どんなやり取りをしていたのかもわからなくなります。それは忙しい人事担当者には非常に迷惑ですしメール返信のマナー違反です。
面接前に印象が悪くなってしまうでしょう。そうならないためにも人事担当者とのメールのやりとりは自分の返信メールも含め必ず残しておきましょう。削除しないためにも保護機能を使うなどすれば削除することなく保存しておく事が可能です。メール返信のマナー違反をしないためにも覚えておきましょう。
④読みづらい
こんなメール返信はマナー違反その4「読みづらい」です。メールの読みやすさを気にかけるのはメール返信マナーとしてあ大事なポイントです。人事担当者は就活の時期はとにかく忙しいです。
メールを読んでいる時間もできれば早く済ませたいため読みにくいメールを送られてしまうと読むのに時間がかかってしまいます。そうなってしまうと人事担当者に非常に迷惑です。マナー違反です。そうならないためにも句読点や改行などを上手く使って読みやすいメールを書きましょう。そうすればマナー違反で悪い印象を与えることがありません。
⑤文章が長すぎる
こんなメール返信はマナー違反その5「文章が長すぎる」です。文章が長すぎると文章の要点がどこなのかつかみにくいです。読みやすい文章を書くのがメール返信での当然のマナーです。読みにくいメール返信は何が言いたいのか伝わりにくいですし、読むのに時間がかかります。
人事担当者の時間を割いてしまうので非常に迷惑です。できるだけ用件を先に伝え簡潔ば文章で伝えるメールの返信を書きましょう。もちろん敬語などのマナーは守ってメール返信するのは忘れないでください。
⑥添付ファイルが付いてない
こんなメール返信はマナー違反その6「添付ファイルが付いてない」です。就活では履歴書や職務経歴書やエントリーシートなど提出する書類が複数あります。最近ではメールに添付して送信する事が増えています。そんな添付ファイルの返信メールでマナー違反だと思われてしまう事があります。
添付ファイルが添付されていないことが多い事です。添付ファイルの貼り忘れは人事担当者にも手間ですし、就活生にも手間がかかります。できれば書類を求められたらちゃんとメール返信に添付ファイルが添付でできているのかを確認してからメールを返信しましょう。確認するのに時間はいりません。すぐにできる事はしっかりやってマナー違反をなくす心がけをしましょう。
⑦調べればいいことを調べずに聞いてくる
こんなメール返信はマナー違反その7「調べればいいことを調べずに聞いてくる」です。就活生に多いマナー違反に調べればいいことをメール返信で一々聞いてくることがあります。親切な人事担当者はきちんと教えてくれるでしょうが、心の中では非常に迷惑している可能性があります。
最近ではスマホを持っている人が増えていますので調べようと思えばいつでもスマホで調べる事ができます。調べもせずに人事担当者任せではマナーのできない就活生だと思われてもしかたないでしょう。そう思われないためにも自分で調べられる事はしっかりと調べましょう。
⑧返信が遅すぎる
こんなメール返信はマナー違反その8「返信が遅すぎる」です。就活生の中にはメールの返信がものすごく遅い人がいます。また他社とのスケジュールが決まっていないのであえてメールを保留してメール返信しない人もいます。
これらは非常に迷惑ですし、マナー違反です。保留にしたい場合はすぐにメール返信で「他社の面接のスケジュールが決まっていないので決まってからまたスケジュールを決めたい」としっかりと話すべきです。社会人として当たり前のマナーができない人は採用されてからも同じことをしてしまう可能性が高いので不採用にされてしまう可能性が高いでしょう。
⑨プライベートメールを使用
こんなメール返信はマナー違反その9「プライベートメールを使用」です。ビジネスではアドレスに会社名や名前を使います。お客様とのやり取りに使用しても恥ずかしくないアドレスです。なぜプライベートメールが良くないのでしょうか。
では逆に恋人の名前が入りのアドレスでやり取りをした時お客様はどう思われるでしょうか。きっとあなたの常識やマナーを疑うでしょう。「こんな人で大丈夫かな」と心配してしまいます。まだビジネスシーンではありませんが、いざ採用されてからそうならないようにするためにも常識のあるアドレスを付けておく必要があります。
就職活動で使える返信メールの基本的な書き方とマナー
就職活動の返信メールにも守るべきマナーがあります。マナーをしっかり守る事ができない人は面接の前から最悪の印象になってしまいます。そうならないためにも返信メールではマナーを守って返信する必要があります。そこでここからは就職活動で使える返信メールの基本的な書き方とマナーについて解説していきます。
件名の書き方とマナー
就職活動で使える返信メールの基本的な書き方とマナー1つ目のテーマは「件名」です。件名は冒頭の「こんなメール返信はマナー違反」でもあったように「件名が無記名」は良くありません。件名には必ず用件を書く必要があります。しかも件名は文字数が限られているため、あまり長い件名は見切れてしまって読めなくなってしまうので好まれません。
そのため件名を付ける際に守るべきマナーは件名は簡潔でわかりやすい物を付けることを守れば良いでしょう。そうすればマナーのできていない就活生だと思われなくて済みますので、簡潔に分かりやすいメール返信を心がけましょう。
Reの扱い方
件名のマナーでよくあるのが「Re」についてです。このReは返信時に自動で件名の文字頭に付きます。返事や反応の意味の「レスポンス」や「リプライ」やラテン語の「リー」と呼ばれます。リーは「に関して」の意味の言葉です。
この「Re」の扱い方ですが返信するたびに削除してしまう方がいますが、これはしない方が良いでしょう。なぜならReを削除する事でまた新たな形で相手のメールフォルダーに受信されてしまうためメールが探しにくくなってしまいます。
Reが付いている場合は自動的に相手のメーラーが返信前のメールと同じ場所に振り分けてくれるため、メールを探す手間がなくなり返信メールに気付きやすいのですぐにメールを返信してくれます。そのため削除する事は相手に手間をかけるだけなので削除すべきではありません。相手の事を考える事もマナーですのでしっかりと返信マナーを守りましょう。
宛名の書き方とマナー
就職活動で使える返信メールの基本的な書き方とマナー2つ目は「宛名」です。
宛名とは応募先の企業の人の名前の事です。返信メールには宛名を書き入れるのがマナーです。宛名が無ければ誰宛のメールなのかわからないからです。メール返信で宛名を書く時に気を付けるべきマナーは相手の宛名の語尾に「様」を付ける事です。この「様」は敬称で相手を敬う意味があります。
「様」ではなく「殿」を使う人がいますが「殿」は自分より下の方に使うので正しくありません。また役職名の後に「様」「殿」を使用するのも正しくありません。「様」は自分よりも上の立場の方の名前の語尾に付けて使用するのが正しいマナーです。宛名には「様」を忘れないように付けましょう。
宛先の書き方とマナー
就職活動で使える返信メールの基本的な書き方とマナー3つ目は「宛先」です。
宛先とは会社の住所や会社の入っている建物名や部署の事です。メールの本文にも宛先を必ず書きます。宛先を書く時は「株式会社」「有限会社」などの法人格も忘れずに書きましょう。
メール返信で宛先を書く時のマナーは法人格を（株）や（有）と略して書いてしまう人がいますが、マナー違反です。そのため法人格は略して書かないようにしましょう。また宛先が会社名や部署名までしかない場合は会社名の語尾に「御中」と書き入れるのが正しいマナーです。
それともう一つ注意点があります。「御中」「様」などは宛名と宛先合わせて1つしか使えません。宛先に「御中」と宛名に「様」の両方を付ける人がいますがこれは間違ったマナーですので、宛先の後に宛名があればその語尾にのみ「様」を付けましょう。
書き出しの内容とマナー
就職活動で使える返信メールの基本的な書き方とマナー4つ目は「書き出し」です。
書き出しでは必ず自己紹介と挨拶の言葉を書きます。自己紹介では自分の大学名と学部と自分の名前を書きましょう。挨拶ではメール返信した用件を書きます。用件が無ければマナーのできない悪い印象を与えてしまうので必ず用件を書きましょう。
挨拶で時候の挨拶を書く人がいますが時候の挨拶は不要です。付けたからと言ってマナー違反ではありませんが無くても問題ありません。書き出しではこうした自己紹介と挨拶ができないと面接前に印象が悪くなります。顔が見えないからこそ自己紹介と挨拶をいつも以上にしっかりしておきましょう。
文章の終わり方
就職活動で使える返信メールの基本的な書き方とマナー5つ目「終わり方」です。
返信メールの終わり方では主にお礼の言葉を書くと良いでしょう。お礼の言葉と抱負や今後への期待などの言葉を書くと好印象を与える事ができるでしょう。
例えば「忙しいお時間の中お返事をいただき誠にありがとうございます。面接でお会いできることを心待ちしております。当日はどうかよろしくお願いします」のように書くと印象も良いです。締めの文章は無理やり終わらせるような文章ではなく返事がしやすい内容を送ると良いでしょう。固くなりすぎずリラックスしてメール返信していきましょう。
引用についてのマナー
就職活動で使える返信メールの基本的な書き方とマナー6つ目「引用」です。
引用とはメールの機能の中には相手との今までのやり取りのメール文章を現在作成中のメール文章に自動的に貼り付けるメールの機能のことを言います。この機能によってひとつ前に受け取ったメールを開気直す必要がないのでとても便利な機能です。
このせっかく自動で貼り付けられる引用機能ですが、あえてその引用部分を「メールが長くなる」と削除して返信メールを作成する方がいます。別に引用を削除する事はマナー違反ではありません。しかしわざわざ消す必要もありません。
なぜならメールを返信される人事担当者もこの機能で引用されていた方がメール作成しやすいからです。あった方が便利ですので削除せずにそのままの状態でメール返信するのが正解でしょう。
署名の書き方とマナー
就職活動で使える返信メールの基本的な書き方とマナー7つ目「署名」です。
署名とはあなたのサインの事です。この署名を入れる事でメール返信をしているあなたが自分で書いたという証明になります。この署名はメールの文末に付けます。
署名で書く内容ですが、大学名・学部名・学科名とあなたの名字と名前に連絡先の電話番号とメールアドレスも書きます。連絡先は必ず連絡が付く番号とメールアドレスを記載しましょう。連絡先を書いたら次は住所を書きます。住所は郵便番号からアパートやマンション名などの建物名と部屋番号まで間違わないように書きます。必ず付けておくのがマナーですので覚えておきましょう。
添付ファイル送るときの書き方
就職活動で使える返信メールの基本的な書き方とマナー8つ目「添付ファイル」です。
メール返信で使う添付ファイルには履歴書・職務経歴書・エントリーシートなど応募先の会社に提出する書類の事です。
これらは添付し忘れしてしまうと人事担当者に手間をかけてしまうので必ず添付しましょう。送る時のメールには「お手数でございますが、ご査収おねがいいたします。」などの言葉を添えておくと良いでしょう。また何を何通送ったかわかるように送り状形式にして送ると親切です。
添付ファイルを送るときの注意すべきマナー
添付ファイルを送る時に気を付けるマナーがあります。添付ファイル名には「書類名＋名前＋提出した月日」を付けると分かりやすいです。ウェブ上で書類を開く時はExcelやWordで開きます。
相手のパソコンのオフィスソフトのバージョンとこちらのバージョンによっては添付ファイルが開けない場合があります。そうならないために添付ファイルの保存拡張子をExcelなら「.xls」で保存します。Wordなら「.doc」で保存すればバージョンが古いパソコンでも開く事が可能です。
最後にファイルにパスワードを掛けて送る人もいますが、人事担当者に手間をかけてしまうのでなくても問題ありません。個人情報保護でそうした方が良いとされますが、忙しい人事担当者の事を考えるとその必要性はないでしょう。この三つのマナーを守り添付ファイルを送りましょう。
返信メールの送り方のマナー
ここからは返信メールの送り方のマナーについて解説していきます。
携帯メールで返信したらマナー違反？
就職活動のメール返信で「携帯メールから返信しても良いのか」という疑問がわきます。携帯メールからメールを返信してしまう事について特にマナー違反ではありません。ただし携帯メールの場合、こちら側が応募先の会社からのメールを受信できない可能性があります。
そのためパソコンでも受信できるフリーメールから返信した方が安心です。フリーメールをお持ちでない方は新たに取得しておくと良いでしょう。フリーメールであればパソコンでも携帯でもwebページ上でメールを確認する事ができるので便利です。
また携帯メールのように受信できなくて困る事もありません。フリーメールはGoogleメールやYahoo!mailなどの会社の物があります。全て無料で取得する事ができますので、今うちに取得しておくと良いでしょう。
メール返信のタイミングはいつが良いの？
メール返信のタイミングについての疑問ですが、メールを受信したらできる限り早く返信するのが良いでしょう。だいたい24時間以内、メールが届いたその日に返信するのがマナーです。それを越えてしまうとマナーができない印象を与えてしまいますのでできる限り早く返信しましょう。応募先の会社の人事担当者は待っています。早めに返信メールを送りましょう。
時間はいつがベスト？
メール返信のベストな時間はいつでも問題ありません。早めの返信がほしい場合は営業時間内の9時から18時に送ればその日のうちにメール返信がくる可能性が高いです。営業時間に送っても来ない場合は会社に誰もいない場合もありますので営業時間を確認して早めに返信メールを送っておくと良いでしょう。
深夜に送ったらマナー違反じゃないの？
応募先企業からのメールに気付いたのが夜中になった場合、そのまま返信メールしても大丈夫なのか気になります。送っても特にマナー違反にはなりません。なぜなら深夜にメールを送られても特に迷惑にならないためです。基本的には会社のパソコンのメールフォルダーに返信したメールは送られるため迷惑が掛かる事はありませんので安心してください。
回数はどれくらい送っても大丈夫？
応募先企業へのメール返信の回数は特に制限はありません。送りすぎたからマナー違反というのはないでしょう。しかしあまりにどうでもいい事でメールを多く送られてしまったら迷惑です。
できれば自分で調べられる事は自分で調べて解決しましょう。応募先の会社に関する情報は基本的に会社のホームページに載っている事がほとんどです。そうした質問は自分で調べるのが一番早いでしょう。
ケース別返信メールの例文と書き方のポイント
ケース別のメール返信の例文と書き方のポイントについて解説していきます。参考にして書いてみましょう。
読みやすい返信メールのポイントと文章構成
まずは読みやすい返信メールのポイントと文章構成について解説していきます。
①宛先と宛名
まず返信メールでは冒頭に宛先と宛名が必要です。これが無くては相手は誰宛に送られたメールなのか判断できないからです。宛名や宛先の語尾には「様」や「御中」の付ける位置や個数についても気を付けて忘れないように書いておきましょう。
②初めましての挨拶と自己紹介
宛名と宛先の後には初めましての挨拶と自己紹介をしましょう。挨拶文がないだけでマナー全般ができない悪い印象を与えてしまうので必ず挨拶と自己紹介はしましょう。「お世話になっております」などのフレーズが良く使われています、覚えておくと良いでしょう。
③返信メール本文
返信メールの本文には用件を書き入れましょう。例え返信メールでも用件は必ず必要です。人事担当者は複数の応募者からのメールを受け取っているため、誰が誰だか判別ができない可能性もあります。そんな人事担当者のためにもきちんと用件を書き入れておきましょう。またメールを送ってもらえた事への感謝の言葉を入れておくと印象が良くなります。
④メールの締めの言葉
メールの締めの言葉は人事担当者へのねぎらいの言葉や感謝の言葉を書きましょう。こうした地道な事が相手への好印象に繋がります。ファイルを添付している場合はご査収よろしくお願いしますなどの言葉遣いを入れておくと丁寧さが伝わり好感を持たれるでしょう。
⑤自分の署名
最後は自分の署名を書き入れましょう。大学名や住所などは間違いがないか何度も再確認しておから送りましょう。
ケース別返信メールの例文
ここからはケース滅の返信メールの例文をご紹介していきます。参考にして書いてみましょう。
二次面接案内メールへのお礼の挨拶例文
お世話になっております。この度はお忙しいところ、二次面接のご連絡をいただきありがとうございます。採用面接に参加させていただきたく存じます。
日程変更のお願いの例文
お世話になっております。A大学経済学部経済学科の田中二郎です。本日は面接の日程を変更していただきたくご連絡いたしました。大学の授業と予定が重なってしまいまして約束しておりました時間にお伺いする事ができなくなりました。
勝手なお願いでございますがもし可能でしたら別の面接の日程を別の日に変更していただくことは可能でしょうか。お手数おかけしまして誠に申し訳ございませんが何卒よろしくお願い申し上げます。
面接辞退のお詫びの例文
株式会社Aコーポレーション
経理部人材管理部田村さとし様
お世話になっております。A大学経済学部経済学科の山田三郎です。この度12月14日の14時からの採用面接の参加約束をさせていただいておりましたが、誠に勝手ながら選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
本来直接お伺いしてお詫びするところをメールでのご連絡となりまして重ねてお詫び申し上げます。末筆ながら貴社のご発展とご健勝をお祈り申し上げます。何卒よろしくお願いいたします。
会社説明会へのお誘いメール返信例文
株式会社みらくるコーポレーション
経理部人材管理部山下太郎様
お世話になっております。A大学経済学部経済学科の田中二郎です。この度はご丁寧なスカウトメールでの会社説明会へのお誘いありがとうございます。ぜひとも会社説明会に参加させていただきたいと思います。
日程の希望は12月1日の午後の部の14時と12月5日の午前の部の10時からのどちらも参加可能です。
二次面接への承諾返信メール例文
株式会社しろくろ
経理部人材管理部山下太郎様
A大学経済学部経済学科の鈴木たくろうです。お世話になっております。この度はお忙しいところ、二次面接のご連絡をいただきありがとうございます。ぜひ二次面接に参加させていただきたく存じます。
12月12日14時に練馬区役所前の会議場にて待ち合わせですね。承知いたしました。
お忙しい中お時間をいただき大変うれしく思います。当日はよろしくお願いいたします。
会社説明会のお断り例文
ユーコーフィー株式会社
経理部人材管理部白黒太郎様
お世話になっております。A大学経済学部経済学科の青山二郎です。本日は会社説明会のキャンセルのお願いでご連絡いたしました。
この度家庭の事情が重なってしまいまして約束のお時間にどうしてもお伺いする事ができなくなりました。お手数おかけしまして誠に申し訳ございませんが何卒よろしくお願い申し上げます。
日程変更の確認の返信メール例文
株式会社まぐろなるど
経理部人材管理部山田太郎様
お世話になっております。A大学経済学部経済学科の田中二郎です。ぜひ選考会に参加させていただきたく存じます。ご連絡いただいた日程なのですが大学の授業と重なっておりまして、お伺いする事ができません。つきましては以下の日程で再度選考会の調整をしていただく事は可能でしょうか。
12月5日14時～16時
12月6日14時～16時
12月8日9時から15時
私の都合で大変申し訳ありませんが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
選考会に参加する場合の返信メール例文
株式会社エービーコーポレーション
経理部人材管理部山下太郎様
お世話になっております。A大学経済学部経済学科の田中二郎です。ぜひ第二回の選考会に参加させていただきたく存じます。2月20日の午後14時に新橋東口会館で当日はお会いできるのを楽しみにしております。
欠席する場合の返信メール例文
株式会社CDコーポレーション
経理部人材管理部山下太郎様
お世話になっております。A大学経済学部経済学科の田中二郎です。1月30日に面接にお伺いするお約束をさせていただました。お約束していた時刻にお伺いする事が難しくなってしまいました。山下様には大変申し訳ございませんが面接の日時を再設定していただくことは可能でしょうか。お忙しいところ大変恐縮でございますが何卒よろしくお願いいたします。
今のうちにメールマナーを学べば社会でも通用する
今回は返信メールの書き方やマナーについて解説してきました。冒頭ではメール返信のマナー違反についてご紹介してきました。やってはいけないマナー違反例なので真似しないようにしましょう。
また返信メールの書き方や基本的なマナーについての項目では書き方とマナーについてご紹介してきました。件名の書き方やReの使い方やメール文章の書き出しなどを学ぶことができました。
メールは就職活動が終わってもビジネスシーンで使う、無くてはならないツールです。就職活動でたくさんの事が学ぶことができれば社会に出てからも立派にやっていけます。就職活動はいわば社会に出る前の演習です。今のうちに色々と失敗をして怒られてそのたびに成長できます。就職活動大変でしょうが挫けずに頑張ってください。応援しています。
