ビジネスでの打ち合わせのメールの例文
打ち合わせで「依頼」をするときのメールの書き方
メールでの『依頼文』の書き方は、まず、件名に依頼内容をいれます。たとえば、「新商品の訪問同行のお願い」などです。
また、「依頼」の時だけにかかわらずメールで打ち合わせ文を作成する際は、送信者の名前連絡先などを※などでわかりやすく区切り、あまり長くならないように5~6行にしておく必要があります。具体的に打ち合わせの依頼文メール作成例をご紹介します。
依頼文の例
【例文】
＜件名＞「新商品の訪問同行のお願い」
株式会社◯◯
木村健一様
いつもお世話になっております。
株式会社△△営業部の田中です。
さて、このたびは、弊社の新商品5色マーカ－ペン「ファイブ・ライン」の拡販のため、採用をご検討いただいている大型小売店舗を訪問し、紹介を考えております。
新商品の販売ということもあり、共同開発のご協力いただきました木村様 にご同行いただけましたら、大変心強く感じる次第です。
このたびの訪問は、すでに採用をご検討中の店舗に絞っておりますので、できればお力添えいただきたくお願い申し上げます。
お忙しい中、誠に恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。
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株式会社△△ 営業部 田中一郎
〒112-1234
東京都文京区小日向5－◯◯－◯◯
電話：03-1234-◯◯◯◯
Meil：tanaka@△△.com
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打ち合わせで「確認」をするときのメールの書き方
打ち合わせで「確認」をしたい時のメール文のポイントは、数字や日付を間違えないように伝えることと箇条書きにするなど相手が読みやすいメール文にすることです。また、相手から返信メールをいただきたい場合は、より丁重にメールを書く心がけが必要になります。具体的な打ち合わせでの「確認」メールの例文をご紹介します。
確認文の例
【例文】
＜件名＞新商品展示会のスケジュールのご連絡
株式会社◯◯
営業部 大野賢太様
いつもお世話になっております。
株式会社△△広報部の林洋一です。
このたび、3月に行われる新商品の展示会につきましての
打ち合わせスケジュールが決定いたしましたので
ご連絡させていただきます。
ご多忙中のところ誠に恐縮ではございますが
添付資料のご確認をよろしくお願いいたします。
添付資料
・スケジュール表
・弊社案内地図
以上
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株式会社△△ 広報部 林洋一
〒112-1234
東京都文京区小日向5－◯◯－◯◯
電話：03-1234-◯◯◯◯
Meil：hayashi@△△.com
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打ち合わせで「延期」をするときのメールの書き方
「延期」を伝えるメールは、延期理由を正確に伝えることとその後の対応について明記することです。また、謝罪をしっかりして具体的なお願いを入れたメールの文面にする必要があります。打ち合わせの「延期」メールの例をご紹介します。
延期文の例
【例文】
＜件名＞「マトメッチキス」納期遅延のお詫び
株式会社◯◯
営業部 中上良太様
いつもお世話になっております。
株式会社△△営業部の上坂直也です。
このたび、8月1日（木）付、伝票番号351の多機能ホッチキス「マトメッチキス」
50個のご注文いただきありがとうございました。
あいにく当該商品を輸送する航空便の到着が台風の影響により
遅れているとの連絡がございました。
つきましては、勝手なお願いで誠に申し訳ございませんが、
納期を2日間遅らせていただきたくお願い申し上げます。
ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
何卒ご容赦ご理解のほどお願い申し上げます。
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株式会社△△営業部の上坂直也
〒112-1234
東京都文京区小日向5－◯◯－◯◯
電話：03-1234-◯◯◯◯
Meil：uesaka@△△.com
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打ち合わせで「お礼」をするときのメールの書き方
「お礼」メールは、打ち合わせ内容にかかわらず早ければ早いほど良いものなので、手紙よりメールの方が有効的といえます。メールで「お礼」を作成する時は、何に対するお礼なのかがわかるようなメールにすることが大切になります。注意する点は、品物をもらった場合に「お返し」という言葉や表現を避けるようにすることです。ここから「お礼」のメール例をご紹介します。
お礼文の例
【例文】
＜件名＞ご祝詞ありがとうございました
株式会社◯◯
代表取締役会 前崎俊広様
いつも格別のご厚情いただき、心より御礼申し上げます。
このたび、弊社代表取締役社長就任に際し、早速ご丁寧なご祝詞を賜り
誠にありがとうございました。
こうして大任に就くことになりましたのも、ひとえに皆様のお引き立てによるものと
深く感謝申し上げます。
このうえは、誠に微力ではございますが、
一層気を引き締めて社長に邁進いたす所存でございます。
何卒、今後ともご指導ご鞭撻を賜りますよう心よりお願い申し上げます。
メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎお礼かたがたご挨拶まで。
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株式会社△△代表取締役 大久保俊哉
〒112-1234
東京都文京区小日向5－◯◯－◯◯
電話：03-1234-◯◯◯◯
Meil：uesaka@△△.com
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打ち合わせメールの書き方での注意点
打ち合わせ「日程」メールでの注意点
打ち合わせの日時や場所をメールで連絡したい場合、罫線などでわかりやすく、区切り空白を使うと相手が読みやすくなります。また、長文メールにしてしまうと読むのに一苦労してしまうのでスクロールしなくても読めるようなメールにするのがポイントです。
日程メールの例
【例文】
＜件名＞新商品の打ち合わせ日程について
株式会社◯◯
営業部 木村健一様
いつもお世話になっております。
株式会社△△営業部の田中です。
このたび、新商品の打ち合わせの日程が決まりましたので
下記のとおりご連絡いたします。
ご出席くださいますようよろしくお願い申し上げます。
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日時 2018年2月26日（月）午前11時
場所 弊社応接室
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添付資料
・スケジュール表
ご不明な点がございましたら、ご連絡ください。
お忙しいところ誠に恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。
以上
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株式会社△△営業部 田中宏
〒112-1234
東京都文京区小日向5－◯◯－◯◯
電話：03-1234-◯◯◯◯
Meil：tanaka@△△.com
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打ち合わせ「件名」メールでの注意点
打ち合わせメールの「件名」は、ひと目見て目的や用件がわかるようにすることが大事です。長くなりすぎず「◯◯の件について」などわかりやすいメールにすると良いでしょう。
打ち合わせ「初めて」メールでの注意点
初めての相手に打ち合わせのメールを送る場合、まずは、手紙で送るほうが望ましいのですが、急ぎであるなどの理由でどうしてもメールで打ち合わせ内容を連絡しなければいけない場合は、簡略化した文章にならないように礼儀的で丁寧な文面にすることが大事です。
また、必ず、自己紹介文を入れ自分の身元がわかるようにしておきます。たとえば、「株式会社△△で営業を担当しております◯◯と申します」などの文章をいれると良いでしょう。
打ち合わせメールを受け取った際の返事の書き方
「了解」の返事の書き方
相手から打ち合わせの遅延の承諾などを求められるメールがきた場合、「了解しました」という文面を丁寧なものにする必要があります。相手に上から目線で「許可してやる」という印象を与えてしまわないようにメールでは細心の注意が必要です。
打ち合わせメールは、感情が現れやすいといわれているので、相手との今後の取引を念頭に置き落ち着いた文面にすることがポイントになります。
「キャンセル」の返事の書き方
打ち合わせのメールを受け取ったあとで、どうしてもキャンセルしなければいけない場合の返事の書き方は、受託できない理由を明確に伝え、丁寧な言いまわしにすることです。たとえば、「何卒、ご了承のほどお願いいたします。今後とも変わらぬご支援ご高配くださいますよう重ねてお願い申し上げます」などの文面を後半部分にいれるようにします。
打ち合わせのメールの基本
打ち合わせメールでの基本は、返信をスピーディに行うことです。すぐに返事ができない場合などでも「早速、検討してから改めてご連絡させていただきます」など一報をいれておきます。
また、打ち合わせメールが長くまとまりのない文面では、一日たくさんの打ち合わせメールがくる相手にとって時間がかかりそうなメールととらえられてしまい、すぐに読まず後回しにされることも考えられます。
すぐに読んでもらえる打ち合わせメールにするためにも、見やすいレイアウトを心がけると良いでしょう。
