打ち合わせのお礼のメールの仕方
打ち合わせのお礼のメールの仕方については、「いつもお世話になっております。本日が貴重なお時間をいただきありがとうございました。今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。」とすれば、全く問題は無いです。相手への敬意を決して忘れないようにして、感謝の気持ちを述べると良いです。
特に打ち合わせのお礼のメールをする事は大事になっており、今後の関係も良い物にするためには必要な事です。そのため、打ち合わせをした際にはできる限り早めにお礼のメールを書くようにして、相手に送ると良いです。そうすれば、実際に関係が悪くなる事は無く、これからも関係は続いていきます。
打ち合わせの確認メールの仕方
打ち合わせの日が近づいてきたら、確認メールを送っておく方が良いです。実際に確認メールを送れば、相手も打ち合わせがある日を再確認する事ができて、打つ合わせを忘れずに済むからです。社会人ならば打ち合わせの日を忘れる事はほとんどないですが、念のためにメールを送っておく事が大事になっています。
もし打ち合わせの確認メールを初めて送る人がいれば、何を書けば良いかを前もって確認しておきましょう。打ち合わせの確認メールを書く人が間違っていれば、相手に迷惑をかける事に繋がってしまいますので、充分に気を付けましょう。自分自身で、書く内容を忘れないように意識していれば、間違える可能性も少なくなります。
日程
打ち合わせの日程に関する確認メールの仕方は、「次回の打ち合わせの日時の確認ですが、○月▽日□時からでよろしいでしょうか。」としていれば大丈夫です。日程を間違えてしまうと、打ち合わせに大きな支障をきたす事になりますので、特に注意しましょう。そのため、確認メールの打つ前に、何回も日程を確認すると適当です。
もし、何回も打ち合わせの日程を間違えれば、相手の会社の人からの印象を下げる事になりますので、実際にそういった事が無いように、意識を高く持っておく方が良いです。一度信用を失うと、回復する事は中々難しくなりますから、そこを充分に理解しておきましょう。そうすると、自分自身の行動にも責任を持つ事ができ、確認メールを打つ際にも間違わずに済みます。
場所
打ち合わせの場所に関する確認メールの仕方は、日程の近くに「○社▽階○○室」と記していれば良いです。長い文章で書くと、わかりにくくなってしまう場合がありますので、そこだけは充分に注意しましょう。そのため、できる限り短い文章で纏めるようにして、端的に伝えると適切です。
特に場所は。日時と同じぐらいに大事な部分になってきますから、確認し忘れる事がないようにしましょう。実際にしっかりと確認しておかなければ、自分か相手のどちらかが場所を間違える可能性も考えられますから、本当にそういった事が起こらないためにも、場所に関する確認メールを事前に送る事は大切になっています。
打ち合わせのお願いのメールの仕方
打つ合わせのお願いのメールを打つ時には、特に言葉遣いに気を付けなければいけません。少しの言葉の間違いや、敬語を使う事ができていなかったとしても、相手からすると自分に対する評価や印象が下がり、最悪の場合は打ち合わせを受けてもらえない可能性まであります。そのため、言葉遣いに細心の注意を払い、決して誤った使い方をしないようにしましょう。
実際に打ち合わせのお願いメールを打ったけれど、どこか間違っていないかと心配な方がいれば、同じ会社の人に見てもらうと良いでしょう。一人で悩んでいたとしても、中々解決する事でが無いですので、周りの人に頼る事も一つの手段です。
アポ
打ち合わせのアポの取り方に関しては「日頃からお世話になっております。株式会社○の▽です。○○の件に関しまして、打ち合わせの日程を決定したく、ご連絡いたしました。 小生の可能な打ち合わせ日時を記載しましたので、お手数ではございますが、ご都合のいい時間帯をお願いいただけますでしょうか。 何卒よろしくお願いいたします。」とすれば良いです。
アポを取る際には、何についての用件かを始めに言う事が大切です。そこから実際に自分が空いている日時を提示して、どこの時間帯で打ち合わせをするかの詳細な部分を詰めていきましょう。その際に相手から、自分が提示した日時では難しいと言われれば、できる限り相手の良い時間帯に合わせるようにすると適切です。
打ち合わせのメールを送る時に気を付ける事
打ち合わせのメールを送る時に気を付ける事は、必要事項が一つも漏らさずに書かれているかを周りの人に確認してもらう部分です。実際に書いた本人は、必要事項を全て書いてあると頭の中で判断していますが、たまに漏れている物がありますから、自分だけが確認するのではなく、周りの人に見てもらうとより安心です。
自分だけの視点だけではなく、他の人の視点もある方が良いですので、同じ会社の人に打ち合わせのメールの下書きを見てもらいましょう。そこで、もし指摘された事があれば、すぐに直して、修正すると適切です。そうすれば打ち合わせメールの内容を間違える心配は無くなり、安心して、相手に送る事ができます。
打ち合わせのメールをいつ送るか
打ち合わせのメールを送るタイミングは、2週間から3週間の間ぐらいとされています。早すぎても、遅すぎてもいけないですので、良い頃合いを見図るようにすれば適切です。実際に相手にも何らかの用事がある可能性がも充分に考えられますから、そういった事も考慮に入れておく方が良いです。
打ち合わせにおすすめの服装
実際に打ち合わせに行く時には、どういう服装をしていけば良いかに重点を置きましょう。できる限り正しい服装をしていなければ、印象を悪くする事に繋がりますので、特に気を付けると適切です。今後も関係が続いていくようならば、打ち合わせの段階から相手に対する礼儀などは、服装から見せていく方が良いです。
服装の選び方としては、なるべく無難な物にしましょう。打ち合わせではどういう服装が最も適当かを考え、頭に思い浮かべると適当です。そこからほんとうに打ち合わせに合っている服装かをインターネットや周りの人に聞くなど、積極的に調べましょう。そうすれば、良い服装を選ぶ事ができ，万全の状態で打ち合わせに臨めます。
スーツ
打ち合わせにおすすめの服装の一つ目は、スーツです。スーツを着ていれば、真面目な雰囲気を出す事ができ、自分の印象や評価を悪くせずに済みます。実際に打ち合わせは、仕事の内の一つの事が多いですので、私服のような服装で行くよりも、スーツの方が良いです。そのため、打ち合わせの服装に困った際には、スーツを選びましょう。
スーツにも、さまざまな色がありますが、可能な限り目立たない色が適切ですから、紺や黒にしましょう。スーツを選ぶ時には色も大切になってきますので、どの色が良いかを細かく確認すると適当です。
清潔な服装
打ち合わせにおすすめの服装の2つ目は、清潔な服装にする事です。清潔な服装とは、誰が見たとしても真面目そうで、しっかりと仕事を任せる事ができる雰囲気を出している物で、打ち合わせをする時にはかなり役立ってきます。そのため、もしスーツを持っていない人で、どの服装にするかで困っていれば、意識的に清潔な服装にすると良いです。
清潔な服装は、具体的に白や薄い青などの爽やかな色の物ですので、赤や黄色などの派手な色を選ばないように気を付けましょう。その他には、柄についてはできる限り無地の物を選ぶと適切で、実際に打ち合わせの場ですから、柄が付いていない物の方が良いです。そのため、清潔な服装と言っても、選ぶ時には細心の注意を払う事が大事になっています。
打ち合わせに必要な持ち物
打ち合わせに必要な物はいくつもありますので、事前に揃っているかを確認しておきましょう。実際に一つでも忘れてしまうと、打ち合わせに支障をきたす事になりますから、特に注意する事が大事になっています。そのため、普段から忘れ物をしないように気を付けて、打ち合わせ時に何が必要かを特に意識していると適当です。
資料
打ち合わせに必要な持ち物の一つ目は、資料です。資料が無ければ、打ち合わせの話を進める事ができず、その時間を無駄にしてしまう可能性が充分にあります。実際にそうなると、相手の評価や印象を下げてしまいますから、資料を忘れる事だけは特に控えましょう。よって、打ち合わせの場所に向かう前に、本当に資料をカバンに入れたかを意識的に何回も確認すると良いです。
メモ
打ち合わせに必要な物の二つ目は、メモです。打ち合わせの最中では、相手と仕事に関する事を話す機会がたくさんあり、そこで意見交換をする時も出てきますので、そういう時にメモが大事になってきます。打ち合わせの時の話を全て頭の中に記憶している事は無理ですから、可能な限りメモに書き留めていく方が、後に役立ってきます。
ボイスレコーダー
打ち合わせに必要な物の3つ目は、ボイスレコーダーです。ボイスレコーダーは、手軽に会話を録音する事ができますので、打ち合わせの時の話をいつでも聞き返せるようになっています。もし、メモで書き留める事ができなかった所があれば、ボイスレコーダーを活用すれば、内容を充分に把握する事が可能になってきます。
しかしながら、ボイスレコーダーは録音の時間に制限があり、使い方を間違うと、録音した内容が消えてしまう可能性が充分に出てきますから、事前に使い方などを理解しておく事が大事になってきます。
打ち合わせは事前の確認が大事
打ち合わせのお礼、確認、お願いのメールを送る時には適切な書き方がありますので、できる限り、その書き方に倣うようにすると良いです。打ち合わせのメールは、相手の自分に対する印象や評価を決める事になる場合もありますので、特に気を付けましょう。そのため、どういう風に書けば良いかをしっかりと学べば適当です。
実際に打ち合わせに行く時には、服装や必要な持ち物にも気を配りましょう。服装に関しては、スーツか、清潔な物にすると、真面目な雰囲気を出す事ができます。その一方で、必要な持ち物については、資料やメモ、ボイスレコーダーがあれば、大丈夫です。したがって、それらを忘れないようにして、上手く使っていきましょう。
