ビジネスメールのマナーとは
日々の仕事においてビジネスメールを送る作業は現代では必須と言ってよいでしょう。特に「お礼」メールは多くの皆さんが送った経験があるのではないでしょうか。
お礼メールにおけるマナーは、取引先に感謝の意を適切に伝えるために必要ですが、メールの作成に想定以上に時間を要した、内容について悩んだなどの経験をした方も多いでしょう。
本記事ではお礼メールのポイントや例文を紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
電話と何がちがうのか
お礼は電話で伝えることも可能ですが、メールと電話との違いは以下のようなもの挙げられます。
・メールはタイミングを考慮せずに送れるので、取引先が都合のよい時に確認でき手間を取らせることがありません
・メールは将来に渡り記録として残ります
・メールは何度も読み返した上で送ることができるので、内容を考えるのに十分な時間を費やせます
メールと電話の性質を理解し、状況に応じて適宜使い分けましょう。
「ビジネスメールのお礼」マナーの重要性
お礼のビジネスメールを送る際は複数のポイントに渡るマナーを守ることが必要です。
お礼のビジネスメールを送る際にマナーが守られていない場合、取引先から常識がわかっていないと判断され、今後の取引はしないといった結果にもなりかねません。これから取り上げるお礼のビジネスメールのマナーを必ず守るようにしましょう。
たった一通のメールで全てが台無しに
お礼のビジネスメールを送る際、マナーが守られていないと、そのたった一通のメールでお客様との関係が崩れてしまうこともあります。
基本的なマナーが守られていない、と取引先から評価され、それまで長年に渡って構築していた関係が台無しになり、それ以降の取引もしていただけないケースです。こうした点でビジネスメールのマナーは非常に重要なので、確実に頭に入れておくようにしましょう。
ビジネスメールにおけるお礼のマナーとは
ビジネスメールにおけるお礼のマナーとは、取引先との関係を考慮し、感謝の意思を適切な形で伝える上で必要なものです。
ビジネスメールのマナーは守らなければなりませんが、複数の項目に渡るので、全項目を確実に対応できていないケースが多いことも事実です。
ここからはお礼のビジネスメールにおけるマナーについてみていきましょう。
1：相手との距離を意識する
1つめの重要なポイントは、相手との関係を考慮した内容のビジネスメールにすることです。
取引先といっても、お客様や仕入れ先といったそれぞれの立場、相手の役職や年齢、置かれた状況など様々なケースがあります。また、それまで築いてきた関係もあります。
メールを受け取る相手が気分よく読めるよう、相手との距離を意識した文面の作成を心がけましょう。
2：件名のあとにお礼の言葉を書く
ビジネスメールにおいては件名を必ず書き、そのあとにお礼の言葉を伝えるようにしましょう。
件名が無いビジネスメールを受け取った場合、一目見ただけでは何のメｰルかわからず印象が悪い上、重要なメールではないと判断され読んでいただけない可能性もあります。
3：お礼のメールはすぐに出す
お礼のビジネスメールは、お礼を伝えたい出来事の後、すぐに送るようにしましょう。
当日に送ることが望ましいですが、夜の会食を取引先とした場合などは、翌日でもよいでしょう。そうした場合でも、翌日の午前中には送るようにしましょう。
4：貴社や御社など言葉遣いに注意
お礼のビジネスメールにおいては、「貴社」や「御社」などの言葉使いに注意しなければなりません。
貴社と御社については、メールの文面や書面では「貴社」を用いましょう。取引先との面談などの際は「御社」を使用するよう意識しましょう。
その他の言葉についても、用法を誤ると取引先からの印象が悪くなり、以後の取引に影響する可能性もあるので、不安な言葉使いがあれば都度調べた上で使用するようにしてください。
5：文末の言葉遣いに注意
ビジネルメールにおいては、それぞれの文末の言葉遣いに注意しましょう。
取引先へのメールなので、敬語を必ず使用してください。敬語を使用しているつもりでも誤った用法の場合もあるので、自信がない場合はその都度調べた上で使用してください。
また、場合によってはメールの最後に改めてお礼の意思を伝えるなど、状況に応じた文面の作成を意識しましょう。
6：連絡先を記載する
ビジネスメールにおいては、メールの最後に必ず自らの連絡先を記載しましょう。
この点は忘れている方が散見されます。取引先がメールを見た後、電話をしたい時に電話番号の記載が無い場合、番号を調べた上で電話をしなければなりません。ビジネスメールにおいて電話番号などの連絡先の記載は常識である旨、確実に頭に入れておいてください。
シーン毎のお礼メールの例文6選
お礼のビジネスメールを作成する上でのポイントを紹介してきましたが、ここからは実際にメールを作成する上で参考になるメールの例文を6つ、紹介しましょう。
具体的な場面を想定したビジネスメールの例文なので、ぜひ参考にしてみてください。
1：訪問後のお礼
お世話になっております。
xxx会社のxxxでございます。
本日はご多用のところ、お打合せの時間を頂戴し、ありがとうございました。
お打合せの際にいただいた質問事項ついては早急に確認の上、回答差し上げます。
その上で今後の方針について再度、お打合せの時間を頂戴できれば幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
2：取引後のお礼
お世話になっております。
xxx会社のxxxでございます。
この度は弊社商品をお買い上げいただき、まことにありがとうございました。
至らない点も多々あったかと存じますが、引き続き商品ならびに弊社の対応などの改善に努めてまいります。
今後ともどうぞよろしくお願いします。
3：アポイント後のお礼
お世話になっております。
xxx会社のxxxでございます。
この度はご多用のおり、面会の時間を設けていただき、ありがとうございました。
また、提案内容について様々なご指摘をいただいたこと、感謝申し上げます。
早急に確認ならびに改善の上、連絡差し上げます。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
4：面接後のお礼
お世話になっております。
この度、面接を受けさせていただいたxxxでございます。
ご多用のところ、面接の機会を頂戴し、本当にありがとうございました。
緊張のあまり、それぞれの質問に対する返答が適切でない場面も多かったかと存じます。
大変申し訳ございませんでした。
次のステップに進ませていただけるのであれば、より一層の準備をした上で臨ませていただきます。
どうぞよろしくお願いいたします。
5：契約のお礼
お世話になっております。
xxx会社のxxxでございます。
この度は新たな契約をしていただき、まことにありがとうございました。
また、契約に至るまでに様々なご指摘をいただいたこと、感謝申し上げます。
至らない点も多々あったかと存じますが、いただいた契約のサービスを確実に実行するよう、弊社一丸となって取り組んでまいります。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
6：名刺交換後のお礼
お世話になっております。
この度名刺交換をさせていただいた、xxx会社のxxxでございます。
ご多用のおり、貴重な機会を頂戴し、ありがとうございました。
弊社はxxxの分野のビジネスを手掛けており、貴社のニーズにも必ず合致するサービスを提供できるかと存じます。近々、弊社サービスについての提案の機会を設けさせていただければ幸いです。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
ビジネスメールのお礼のマナーを学びましょう
お礼のビジネスメ－ルを送る際のマナーや例文について取り上げてきましたが、いかがでしたか。
取り上げた各ポイントや例文を踏まえ、皆さんが置かれた状況や取引先との関係を考慮した上で各自の工夫を取り込んだお礼メールを作成してみてください。
お礼のビジネスメール次第でそれ以降の取引への大きな影響があることを理解し、適切なお礼メールの作成に取り組んでいただければ幸いです。
